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GUIA PARA OPERAR EL MODULO DE PRESUPUESTACION Y COSTEO DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS EN EL SOFTWARE DEL SIG

PLANIFICACIóN

G-PL-397
Rige a partir de:
2009-11-20

Versión: 2

 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12009-02-22
22009-11-20

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores

OBJETIVO:
Establecer la metodología a seguir para la operación del software de presupuestación y costos de servicios universitarios en el modulo de Información Institucional - SII dentro del Sistema Integrado de Gestión - SIG. Incluye el registro de los presupuestos de los servicios universitarios por parte de los responsables de cada proyecto quienes son los encargados de la elaboración y la modificación de los presupuestos.

DESARROLLO:
El Modulo de información Institucional -SII- cuenta con la herramienta de presupuestacion y costeo de servicios que permite tramitar y evaluar la viabilidad de los presupuestos ingresados de manera eficaz e inmediata de acuerdo a la información que sera ingresada, es decir, los servicios que se pueden costear relacionados con programas académicos (postgrado, pregrado), educación continuada, artìculos cientìficos publicados en revistas indexadas, atención en salud animal, consultoría, asesoría y asistencia técnica, servicios culturales, apoyo a la gestión social y comunitaria, informes finales de investigación, servicio de impresión, laboratorios de extensión, interventorias y veedurias, productos de creación artística, libros de investigación, patentes, atención en salud, productos tecnológicos, de acuerdo al servicio escogido, para calcular el presupuesto y costeo, el sistema se adapta automaticamente de acuerdo a la información requerida por cada servicio.

PASOS PARA OPERAR EL MODULO DE PRESUPUESTACION Y COSTEO DE SERVICIOS

1. Ingrese al enlace del Sistema Integrado de Gestión en la página Web de la Universidad.

2. Ingrese al Sistema con su login y clave

3. Ingrese al módulo SII (Sistema de Información Institucional).

4. Seleccione el componente "Presupuestación de Programas".

5. Seleccione la opción de acuerdo a la tarea a realizar.

5.1 Para ingresar un nuevo presupuesto: Clic en la opción Ingresar Nuevo Presupuesto y digitar los campos requeridos por el sistema en cada pestaña, asi:

- Tipo de Servicio: Seleccionar que tipo de servicio va a presupuestrar o a costear: consultoria, Educación Continuada, Postgrado, Pregrado, Laboratorios de Extensión entre otros de los citados anteriormente.

Si el tipo de servicio a seleccionar es laboratorios de Extensión, se especifica el laboratorio y el tipo de analisis a costear y se contitnua con el diligenciamiento de los campos requeridos para este proceso.

INFORMACION GENERAL : Comprende los siguientes campos:

- Cohorte: El período en que va a iniciar.
- Número de períodos: cantidad de períodos que dura el programa
- Créditos: Número de créditos que tiene el programa
- Aspirantes: Número de Estudiantes que se inscriben
- Cupo Mínimo: Número mínimo de estudiantes que se van a recibir
- Cupo Máximo: Número máximo de estudiantes que se desea recibir
- Duración : Número de semanas que dura el programa
- Fecha de inicio: Fecha que inicia el proyecto
- Decersión estimada por semestre: El porcentaje de estudiantes que se cree que desertan por semestre
- Coordinador: Nombre del coordinador del programa.
- Incluye convenio : Colocar si el programa tambien es financiado por algún convenio.
- Hacer clic en Guardar Cambios.

INGRESOS:

- Inscripciones: El valor de la inscripcion para todos los postgrados es el 0.35% de un s.m.l.m.v., según el Acuerdo 020 de 23 de julio de 2008 del Consejo Superior.

- Matrículas: Según el Acuerdo 020 de 2008 del Consejo Superior:
El valor de la matrìcula para pregrado o tecnologìas: serà de 1.5 s.m.l.v

El valor de la matrícula de un Postgrado sera como mínimo 4 s.m.l.m.v. y como máximo 15 s.m.l.m.v. por semestre discriminados asi:
Para las Especializaciones será como mínimo 4 s.m.l.v y como máximo 8 s.m.l.v. por semestre.
Para las Especializaciones y Sub-especializaciones clínicas que se realiza con una dedicación de tiempo completo será de 8 s.m.l.m.v por semestre ó 16 s.m.l.m.v por año.
Para las Maestrias será como mínimo 5 s.m.l.m.v y como máximo 10 s.m.l.m.v por semestre.
Para los Doctorados será como mínimo 10 s.m.l.m.v y como máximo 15 s.m.l.m.v por semestre.

- Derechos de Grado: Se calcula el valor de los derechos de grado por estudiante.

- Habilitaciones, Certificados y Carnet: Se calcula el número de estudiantes que tendrán que cancelar por estos conceptos.
(Tarifas, Acuerdo 018 de 2002 del Consejo Superior)

- Venta de bienes y Servicios: Se calcula que productos se van a vender y cuanto seria el ingreso.

- Convenios: se tiene en cuenta que ingresos entra por concepto de convenios.

Descuentos: Según la Ley 815 del 2003, Se descontará el 10% a los estudiantes que hayan votado en las elecciones vigentes, el 70% del valor de su matricula.
Según el Acuerdo 29 de 2005 del Consejo Superior, a los egresados de la Universidad, se les hara un descuento del 10%.

Otros Ingresos: Ingresos diferentes a los generados por la venta de bienes y servicios.

EGRESOS:

- Servicios Personales: Se ingresan los datos solicitados en el formulario como: nombre de la materia, nombre del docente, si es de planta o no; si lo es, el sistema automàticamente le genera la cèdula, el escalafon y el titulo obtenido; si no lo es, se selecciona estos campos de acuerdo a la formaciòn del docente y por ultimo el número de horas presenciales. El cuadro inmediatamente calcula el valor de la hora y el valor requerido de acuerdo a la informaciòn suminstrada.

- Otros Servicios Personales: En esta pestaña se registran los incentivos por reconocimiento econòmico otorgado por la actividad del proyecto como horas catedra, Asesorìas, consultorias, Servicios Tècnicos, Asistencia Tècnica y demàs actividades propias de las funciones misionales institucionales.

- Servicios Generales: Se escoge el concepto de los gastos que se van a utilizar y se establece el porcentaje de gasto acorde a los ingresos.

- Otros Gastos: Son los gastos que se desean ingresar, pero no estan mencionados dentro de los Gastos Generales

- Transferencias: Con base en el acuerdo 026 del 24 de septiembre de 2008; "El 15% de los ingresos brutos generados por las unidades academico administrativas por la ejecución de proyectos y la venta de productos y servicios, cuya ordenación esté a cargo de los Vicerrectores, y los Decanos, seran transferidos al nivel central y serán destinados a la inversión o el pago del servicio a la deuda que se haya originado en la ejecución de un proyecto y que es ejecutada en cada vigencia por el nivel central".

- Inversión: En este campo se detalla todo lo que se va a invertir dentro del proyecto.

- No olvidar hacer clic en el botón Guardar cambios.

COSTOS RECURRENTES:

Recurrentes Administrativos: Calcula el valor de los costos recurrentes de los Administrativos que participan en el proyecto.

Equipos: Calcula el valor de los costos recurrentes de los equipos utilizados para el desarrollo del proyecto.

Espacio Fìsico: Calcula el valor de los costos recurrentes del espacio fìsico utilizado en el proyecto.

Costos Indirectos: son todos aquellos costos utilizados en el desarrollo del proyecto y no tienen relaciòn directa con el objetivo principal de este y son:

- Mantenimiento, seguros, viàtios y gastos de viaje, elementos de aseo y cafetería, útiles de oficina y papeleria, insumos carnetización, dotación aulas y oficinas, impresos y publicaciones, comunicaciones y transporte, servicio públicos, mantenimiento e inmuebles y equipos de oficina, prácticas académicas facultades y otros y apoyo académico.

ANALISIS Y RESULTADOS:

Con base en la información ingresada, el sistema muestra un resumen detallado de toda la informaciòn registrada para realizar el proyecto y automáticamente establece la viabilidad del mismo.

6. Cuando se ha terminado de ingresar toda la información del presupuesto, es necesario acceder a la pestaña Aprobación para enviar a revisión y aprobación del presupuesto a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

7. Para consultar o editar un presupuesto se elige la opción correspondiente en la parte derecha al nombre del presupuesto requerido.

Nota: La edición de un presupuesto solo la podra hacer la persona que lo crea y antes de ser aprobado.

DEFINICIONES DE TERMINOS:

PRESUPUESTO: Son las previsiones anuales de ingresos y gastos de una organización, ya sea pública o privada, o tambien se define como la herramienta que le permite al sector público cumplir con la producción de bienes y servicios públicos para satisfacción de las necesidades de la población de conformidad con el rol asignado al Estado en la economia y socidedad del pais.

COSTOS: Son desembolsos monetarios relacionados justamente con la prestacion de un servicio, ya sea en forma directa o indirectamente.

COSTOS DIRECTOS: Relacionado con el personal que trabaja directamente con la prestaciòn del servicio y la remuneraciòn que perciben por dicha actividad.

COSTOS INDIRECTOS: Son aquellos recursos que participan indirectamente en la prestaciòn del servicio.

INGRESOS: Son los ingresos que se reciben ordinariamente en función de su actividad, que esten relacionados con la venta de los servicios que presta y que por disposiciones legales le hayan sido asignados.

GASTOS GENERALES: Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios necesarios para que el proyecto cumpla con las funciones asignadas

TRANSFERENCIAS: Es un porcentaje que se transfiere al nivel central por concepto de Administración de recursos, con base en el Acuerdo 026 del 2008 del Consejo Superior.

SISTEMA DE INFORMACION INSTITUCIONAL: Procesa información relacionada con presupuestos que son presentados y aprobados en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

INVERSION: Es todo desembolso de recursos financieros para adquirir bienes concretos durables o instrumentos de producción, denominados bienes de equipo y que la institución utilizará durante varios años para cumplir su objeto social.

EXCEDENTES: Es la diferencia entre los ingresos generados por el proyecto y los gastos es que se incurre para la ejecuciòn del mismo.

COSTOS RECURRENTES: Son aquellos desembolsos monetarios que asume la entidad y que son necesarios para la prestaciòn del servicio de un proyecto.


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Hilda Mery Mu?oz Henao

PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Mauricio Arbelaez Rendon

JEFE DE OFICINA
MAURICIO ARBELAEZ RENDON

JEFE DE OFICINA

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