DEFINICIONES DE TERMINOS: 

PRESUPUESTO: Son las previsiones anuales de ingresos y gastos de una organización, ya sea pública o privada, o también se define como la herramienta que le permite al sector público cumplir con la producción de bienes y servicios públicos para satisfacción de las necesidades de la población de conformidad con el rol asignado al Estado en la economía y sociedad del país. 

COSTOS: Son desembolsos monetarios relacionados justamente con la prestación de un servicio, ya sea en forma directa o indirectamente. 

COSTOS DIRECTOS: Relacionado con el personal que trabaja directamente con la prestación del servicio y la remuneración que perciben por dicha actividad. 

COSTOS INDIRECTOS: Son aquellos recursos que participan indirectamente en la prestación del servicio. 

INGRESOS: Son los ingresos que se reciben ordinariamente en función de su actividad, que estén relacionados con la venta de los servicios que presta y que por disposiciones legales le hayan sido asignados. 

GASTOS GENERALES: Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios necesarios para que el proyecto cumpla con las funciones asignadas 

TRANSFERENCIAS: Es un porcentaje que se transfiere al nivel central por concepto de Administración de recursos, con base en el Acuerdo 026 del 2008 del Consejo Superior. 

SISTEMA DE INFORMACION INSTITUCIONAL: Procesa información relacionada con presupuestos que son presentados y aprobados en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. 

INVERSION: Es todo desembolso de recursos financieros para adquirir bienes concretos durables o instrumentos de producción, denominados bienes de equipo y que la institución utilizará durante varios años para cumplir su objeto social. 

EXCEDENTES: Es la diferencia entre los ingresos generados por el proyecto y los gastos es que se incurre para la ejecución del mismo. 

COSTOS RECURRENTES: Son aquellos desembolsos monetarios que asume la entidad y que son necesarios para la prestación del servicio de un proyecto. 

PASOS PARA OPERAR EL MODULO DE PRESUPUESTOS: 

Ingrese al enlace del Sistema Integrado de Gestión en la página web de la Universidad

Ingrese al Sistema con su login y clave 

Ingrese al módulo SII (Sistema de Información Institucional). 

Seleccione el componente "Presupuestos y costos". 

Seleccione la opción de acuerdo a la tarea a realizar. 

Para ingresar un nuevo presupuesto: Clic en la opción Ingresar Nuevo Presupuesto y digitar los campos requeridos por el sistema en cada pestaña, así: 

Se debe seleccionar el tipo de servicio e indicar el nombre de la actividad.

Se debe indicar:  

Cohorte: El período en que va a iniciar. 

Número de períodos: cantidad de períodos que dura el programa 

Créditos: Número de créditos que tiene el programa 

Aspirantes: Número de Estudiantes que se inscriben 

Cupo Mínimo: Número mínimo de estudiantes que se van a recibir 

Cupo Máximo: Número máximo de estudiantes que se desea recibir 

Duración : Número de semanas que dura el programa 

Fecha de inicio: Fecha que inicia el proyecto 

Deserción estimada por semestre: El porcentaje de estudiantes que se cree que desertan por semestre 

Coordinador: Nombre del coordinador del programa. 

Incluye convenio: Colocar si el programa también es financiado por algún convenio. 

Hacer clic en Guardar Cambios. 

INGRESOS: De acuerdo a lo estipulado por los programas se debe ingresar el valor de matrícula, curso o diplomado por estudiantes y calcular el valor de los ingresos.

Se pueden registrar ingresos provenientes de otras dependencias ya sean internas o externas en “agregar otro ingreso”

EGRESOS: Se registran todas los pagos a realizar por parte del programa en Servicios personales, gastos generales, Otros gastos, Transferencias e inversión. 

Servicios Personales Docentes: Se registra el pago de  los docentes por orientación de actividades académicas en los programas, el tipo de compensación puede ser por honorarios, Recurrencia, compensación a nivel central.

 El valor hora recurrencia y el valor hora compensación a nivel central el sistema lo toma desde el sistema SARA según el salario de las personas seleccionadas.

Otros Servicios Personales Docentes: Se registra el pago de los docentes que cumplen funciones de asesoría, coordinación, consultoría, tutor catedrático, capacitador, el tipo de compensación puede ser por honorarios, Recurrencia, compensación a nivel central.

Otros Servicios Personales No Docentes: Se registra la contratación de servicios personales diferentes a la docencia, jurados y asesores de tesis.

Gastos Generales:

Se registran los gastos asociados al programa o proyecto, el valor unitario y la cantidad, tipo de costos: Fijo o variable. De igual forma se registran los gastos de viaje contemplados para el desarrollo de las actividades.

Otros Gastos

Se registran otros gastos necesarios para el desarrollo del programa y que no están contemplados dentro del listado de gastos generales. 

Transferencias

Se registran las transferencias a nivel central que corresponden al 20% de los ingresos, fondos de facultad que se encuentran entre el 5% y 7%, Ceres que corresponde al 10% y demás que sean contempladas por el programa.

Inversiones:

Se registran las inversiones que son necesarios para el desarrollo del programa, siempre y cuando no afecten las actividades principales del mismo, los valores son destinados de acuerdos a los excedentes que genere el sistema. 

No olvidar hacer clic en el botón Guardar cambios. 

COSTOS RECURRENTES: Permite calcular la recurrencia por uso de espacios, equipos y personal administrativos desde la elaboración del presupuesto hasta su puesta en marcha. 

Administrativos: Se registran las unidades involucradas desde la elaboración del presupuesto hasta su ejecución, el cargo de las personas y el número de horas dedicadas a las actividades.

El valor está parametrizado con el sistema SARA donde año a año se actualizan salarios de personal administrativo y docente.

Planta Física: Se registra el uso de espacios para los diferentes programas y/o proyectos, seleccionamos el edificio, tipo de espacio: aulas generales, especiales, auditorios, cafeterías, laboratorios entre otros, trae el costo metro el registrado en el sistema SARA y se indica el área del espacios que vamos a usar y el tiempo en horas para el cálculo de valor total. 

Equipos: Se registra el uso de equipos para los diferentes programas y/o proyectos, indicamos los equipos a usar, indicamos el valor en inventarios y su depreciación y el tiempo requerido en horas, y el sistema arroja automáticamente el total de costos por uso.

Otros Recurrentes: Si existen otros recurrentes no contemplados en los ítem anteriores se pueden considerar en este apartado, donde se indica el concepto y el valor. 

Notas: Se indica en notas si el programa y/o proyecto tiene incentivos operacionales, incentivos por excedentes (después de ejecutado) o si se está solicitando exoneración de transferencia a nivel central. 

Análisis y Resultados: Después de haber completado la información de ingresos, egresos, recurrencia y notas, el sistema arroja un resumen de todos los datos consignados anteriormente.

Cuando se trata de programas de posgrados, tecnologías, diplomados el sistema calcula automáticamente el punto de equilibrio que no permita generar pérdidas frente a lo proyectado, el cual es calculado teniendo en cuenta: 

El total de costos fijos

Ingresos/No. De estudiantes

Costos Variables/No. De estudiantes

Margen de contribución: Ingresos/No. De estudiantes - Costos Variables/No. De estudiantes

Punto de equilibrio: El total de costos fijos/ Margen de contribución

Cuando se ha terminado de ingresar toda la información del presupuesto, es necesario acceder a la pestaña aprobación para enviar a revisión y aprobación del presupuesto a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. 

Para consultar o editar un presupuesto se elige la opción correspondiente en la parte derecha al nombre del presupuesto requerido. 

Nota: La edición de un presupuesto solo la podrá hacer la persona que lo crea y antes de ser aprobado.