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GUIA PARA DESCRIBIR LA PLANIFICACION, PRESTACIÓN, CONTROL Y MEJORA DE LOS SERVICIOS UNIVERSITARIOS DEL PROCESO DE INVESTIGACION

INVESTIGACIóN

G-IN-494
Rige a partir de:
2009-11-23

Versión: 1

 

OBJETIVO:
Describir la forma a través de la cual el proceso de Investigación planifica, presta, controla y mejora la prestación de sus servicios, identificando para cada requisito asociado a estas actividades la documentación existente en el proceso.

DESARROLLO:
SERVICIO DEL PROCESO DE INVESTIGACION:

Portafolio de Servicios de Investigación:

• Libros de investigación
• Artículos científicos publicados en revistas indexadas
• Informes finales de investigación
• Productos de creación artística
• Patentes

CLIENTES:
Estudiantes,egresados,sociedad

LISTADO DE CONCEPTOS:

Planificación del servicio: se refiere a todas las etapas desarrolladas por el proceso de Investigación hasta lograr poner en oferta y prestación cada uno de los 5 servicios universitarios que presta, de conformidad con los requisitos establecidos. Incluye la planificación de las etapas correspondientes al diseño, prestación, control y mejora del servicio.

Diseño y desarrollo del servicio: etapa incluida en la planificación, donde se estructura o consolida (crea) el servicio como tal. Para los servicios de investigación, incluye todas las etapas desde la presentación de una propuesta de proyecto de investigación por parte de un docente perteneciente a un departamento, hasta su aprobación y registro en la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados.

1. PLANIFICACION DEL SERVICIO:

Requisito NTCGP 1000 asociado: 7.1 (Planificación de la prestación del servicio), 7.2 (Procesos relacionados con el cliente) y 7.3 (Diseño y desarrollo)

OBJETIVOS DE CALIDAD DEL SERVICIO: se constituyen en los objetivos del SIG a cargo del proceso de Investigación y en asocio con el servicio que presta así:

Objetivo SIG No. 2. Mejorar permanentemente la calidad en la docencia, investigación y proyección.

Que se mide por los siguientes indicadores.

REQUISITOS DEL SERVICIO, CLIENTES Y RECURSOS PARA SU PRESTACIÓN: se encuentran definidos en el portafolio de servicios universitarios - Servicios de Investigación (http://www.ucaldas.edu.co/docs/portafolio/INDEX.swf). Los requisitos se encuentran totalmente reglamentados por la normativa externa e interna, enmarcados en la Ley 30 de 1992 y el Proyecto Educativo Institucional. Normativas que definen tanto los requisitos como los recursos necesarios (condiciones mínimas para la prestación). Los requisitos institucionales de los proyectos de investigación se revisan en el ámbito de los grupos de docentes del Departamentos, Comisión de Investigaciones y Postgrados de las facultades, Comisión Central de Investigaciones y Postgrados y las acciones propias de la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados y mínimo cada año en el marco de la revisión por la dirección al SIG, constituyéndose éste en el registro formal de la revisión de los requisitos y la definición de acciones.

PROCESOS Y DOCUMENTACIÓN ASOCIADA AL SERVICIO: el proceso de Investigación tiene como parte de su objetivo “Fomentar la cultura investigativa en los miembros de la comunidad universitaria, y promover el desarrollo de la investigación (básica y aplicada) en las diferentes áreas del saber, mediante la aplicación de políticas y estrategias relacionadas con la gestión de recursos y difusión de la investigación”, no obstante requiere el concurso de otros procesos, especialmente de los procesos de Docencia y Proyección. Esta interacción se encuentra definida en la caracterización del proceso de Investigación. La documentación del proceso de Investigación así como de la de los procesos asociados incluye la descripción de las actividades propias de planificación, prestación, control y mejora del servicio con la respectiva relación de registros que dan evidencia de su conformidad.

EVIDENCIA DE LA CONFORMIDAD EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS:

Se logra demostrar la conformidad en la prestación de los servicios de proyección a través de la aprobación de los proyectos por parte de la Jefatura de Investigaciones y la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados, posterior a haberse surtido el procedimiento respectivo y su inscripción en la Vicerrectoría Investigaciones y Postgrados como requisito inicial para su oferta. Adicionalmente como producto de las actividades propias de seguimiento y medición del servicio así:

1. Ejecución de las actividades descritas en el Instructivo para realizar seguimiento a los proyectos de investigación (I-IN-70) que describe las actividades de seguimiento y control a los proyectos aprobados.
2. Aplicación de encuestas de satisfacción externa que se aplican a los clientes de un determinado periodo de tiempo, de conformidad con el Procedimiento para medir la satisfacción de los clientes frente a los servicios universitarios P-MM-430)
3. Revisión por la dirección (entrada: conformidad del servicio)
4. Autocontrol (medición de indicadores asociados directamente a los servicios, identificación y tratamiento del servicio no conforme, seguimiento a los procedimientos y normativa establecida, informes de ejecución de los proyectos).

COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE: en la página web de la Universidad se encuentra el enlace a “Investigación” donde se muestran las unidades académicas y administrativas asociadas al proceso. En el portafolio de servicios, ubicado en el enlace “servicios” se encuentra la referencia a la normativa que define los requisitos de los servicios de investigación ofertados. Sumada a la función de mercadeo de la Vicerrectoría de Investigación, la unidad de atención al ciudadano se constituye en el canal de comunicación directa con el cliente, para efectos de su orientación, solicitudes, incluidas las quejas y reclamos y la rendición de cuentas como mecanismo de participación ciudadana.

DISEÑO Y DESARROLLO DEL SERVICIO

Los servicios de Investigación se diseñan a partir de proyectos que surten un procedimiento de creación. Las actividades de diseño y desarrollo del servicio se encuentran definidas en el Procedimiento para convocar, presentar y aprobar proyectos de investigación (P-IN-77).

Planificación del diseño y desarrollo: las etapas del diseño y desarrollo, así como las actividades de revisión, verificación y validación y las responsabilidades y autoridades se encuentran definidas y documentadas en el Procedimiento para convocar, presentar y aprobar proyectos de investigación (P-IN-77).

Elementos de entrada para el diseño y desarrollo: se refiere a los requisitos y demás elementos a considerar para la estructuración del proyecto (diseño). Tales requisitos se establecen en el Proyecto Educativo Institucional – PEI, la Política de Investigación de la Universidad (Acuerdo 19 de 2000 del Consejo Superior) y los requisitos específicos para cada servicio, definidos en el portafolio de servicios. El registro es la propuesta del proyecto de investigación que se presenta al Departamento de acuerdo a los requisitos definidos en cada convocatoria.

Resultados del diseño y desarrollo: se constituyen por los proyectos aprobados e inscritos por la Jefatura de Investigaciones y la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados, al reunir el cumplimiento de los elementos de entrada (requisitos).

Revisión del diseño y desarrollo: se refiere a la revisión del cumplimiento de los requisitos según lo planificado durante las etapas del diseño y desarrollo. Las evidencias de la revisión del diseño y desarrollo de los proyectos de investigación se constituyen por los siguientes registros:
1. Aval del Director de Departamento y acta del grupo de docentes del Departamento.
2. Aval de la Comisión de Investigaciones y Postgrados de cada Facultad con información al Consejo de Facultad acerca de la priorización de proyectos.
3. Preselección por parte del Vicerrector de Investigaciones y Postgrados y Jefe de Investigaciones.

Verificación del diseño y desarrollo: se refiere a las actividades de verificación del cumplimiento de los requisitos (elementos de entrada) del producto resultante del diseño y desarrollo. Se realiza al finalizar el diseño y desarrollo y antes de la puesta en marcha de la prestación del servicio. La evidencia de la verificación para el diseño y desarrollo de servicios de investigación se constituye por los proyectos preseleccionados y evaluados por los pares académicos externos.

Validación del diseño y desarrollo: se refiere a las actividades para asegurar que el servicio diseñado y desarrollado es capaz de satisfacer los requisitos para su aplicación especificada o uso previsto. La evidencia de la validación de los proyectos de investigación se constituye por la aprobación e inscripción del proyecto por parte de la Jefatura de Investigaciones y la Vicerrectoría de Investigaciones y Postgrados. Adicionalmente por los resultados de la aplicación de las encuestas de satisfacción externa que se aplican a los clientes de un periodo de tiempo determinado, de conformidad con el Procedimiento para medir la satisfacción de los clientes frente a los servicios universitarios P-MM-430), que no solo me permite evaluar el servicio propiamente dicho, sino monitorear permanentemente la conformidad en la aplicación del procedimiento de diseño y brinda pautas para la toma de acciones con base en las tendencias que esos resultados denoten.

Control de cambios en el diseño y desarrollo: se refiere a las modificaciones que se le hagan a los proyectos de investigación. El Instructivo para realizar seguimiento a los proyectos de investigación (I-IN-70) define los posibles cambios que pueden ocurrir con la ejecución de un proyecto de investigación y establece las actividades y responsabilidades para autorizar y controlar dichos cambios. Si se presentan cambios en el proyecto estos son registrados actualizando la inscripción correspondiente. Todos estos registros son administrados de acuerdo a las tablas de retención documental.

2. PRESTACION DEL SERVICIO:

Control de la prestación del servicio: se controla la prestación de los servicios de investigación por medio de las disposiciones documentadas y disponibles que definen los servicios, sus requisitos, recursos, las actividades para su planificación, prestación, control y mejora incluidos las instrucciones para todos los actores que intervienen.

Validación de los procesos de prestación del servicio: se refiere a aquellos servicios en los que no se logra controlar o hacer seguimiento a su conformidad durante las etapas de prestación y solo se conocen las deficiencias una vez prestado el servicio. Para los servicios de investigación no aplica esta validación, en tanto se logra verificar mediante las actividades de seguimiento y medición (informes del desarrollo de los proyectos), la conformidad durante la prestación del servicio y esto garantiza que no se harán evidentes las deficiencias cuando ya se haya concluido.

Identificación y trazabilidad: se refiere a las disposiciones para identificar y administrar la información sobre el servicio. Dado que las evidencias de la conformidad del servicio se constituyen en documentos y registros, se asegura la adecuada identificación, trazabilidad y custodia de los mismos por medio de la aplicación de los procedimientos de control de documentos y registros y las disposiciones establecidas en la ley general de archivos (ley 594 de 2000). Estas disposiciones aplican también para el requisito de Preservación del servicio.

Propiedad del cliente: se refiere los bienes tangibles e intangibles que los clientes facilitan durante la prestación del servicio. Cuando se incorporan en la prestación de los servicios de investigación, bienes del cliente, estos son relacionados en los convenios que median su prestación; allí se definen las responsabilidades frente al manejo o custodia.

3. CONTROL DE DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN:

Se realiza por medio de la ejecución de planes de mantenimiento y calibración de equipos y es aplicable a aquellos proyectos de investigación que involucren el uso de laboratorios de investigación, a cargo de los Departamentos.

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Luz Amalia Rios Vasquez

JEFE OFICINA
Mauricio Arbelaez Rendon

JEFE DE OFICINA
CARLOS EMILIO GARCIA DUQUE

VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD

Documento Controlado
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