Para mejor entendimiento de esta guía y para operar adecuadamente el software, es preciso que conozca con anticipación el Procedimiento para elaborar, modificar y controlar documentos y registros (P-GD-15). 

1. GENERALIDADES 

Cualquier persona que tenga acceso a internet puede acceder el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad a través de una herramienta de información que se encuentra ubicada en la página web institucional, con la facultad de consultar la documentación aprobada y vigente del mismo. Para realizar consultas en el Sistema Integrado de Gestión, no se requieren claves de acceso. 

Todos los servidores públicos y docentes de planta y ocasionales de la Universidad, se consideran Usuarios del Sistema Integrado de Gestión y tienen la facultad tanto de consultar como de elaborar documentos, modificarlos y suministrar información. Los Usuarios del SIG se encuentran clasificados en Líderes de Procesos, un administrador del Sistema y el resto de servidores públicos incluidos docentes de planta y ocasionales y catedráticos. Los Usuarios del SIG ingresan a la herramienta a través de un login y clave. 

Las funciones y responsabilidad de los Usuarios del SIG, se encuentran definidas y reglamentadas en el Acuerdo del Consejo Superior No. 16 de 2022 (el cual deroga el acuerdo 11 de 2008).

Al Sistema Integrado de Gestión, se ingresa desde la página principal de la Universidad de Caldas ubicando el icono Sistema Integrado de Gestión SIG y dando clic para acceder a él. 

Una vez se ubica en la página principal del SIG, se encuentran una serie de pestañas que representan diferentes referenciales que lo integran y que la Universidad ha implementado así: 

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. 
MECI: Modelo Estándar de Control Interno. 
SIAC: Sistema Institucional de Autoevaluación y Aseguramiento de la Calidad. 
SGA: Sistema de Gestión Ambiental. 
SII: Sistema Institucional de Información. 
SGS Y SO: Sistema de Gestion en Seguridad y Salud Ocupacional. 
LUPA: Sistema Gerencial de la Universidad de Caldas. 

En cada pestaña se encuentra lo que la Universidad ha implementado para dar cumplimiento a los requisitos de ese referencial en particular, en razón de su conveniencia u obligatoriedad. 

2. PARA CONSULTAR INFORMACION EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: 

En la herramienta del Sistema Integrado de Gestión, solamente se visualizan para consulta los documentos aprobados y vigentes, la documentación que no aparece, se considera en etapa de construcción o inexistente. 

En la columna central de la primera vista del Sistema se encuentra para consulta; la política, objetivos y el manual del Sistema Integrado de Gestión. 

Ingresando al enlace "Mapa de Procesos" y dando clic a cada proceso, se puede consultar la documentación aprobada del mismo. 

En los enlaces; "Documentación", "Responsabilidades", "Controles", Trámites y Servicios Universitarios" se encuentra la información concerniente a estos temas. 

En la columna derecha de la primera vista del Sistema se encuentra un buscador universal "Buscar documentos" que al digitarle una palabra clave y clic en "buscar" consulta todo el sistema y relaciona todos la información que contenga esa palabra en el sistema. En caso de requerir la búsqueda especializada solo para formatos, se debe dar clic en el cuadro correspondiente. 

Adicionalmente, se encuentra en la parte baja para la consulta una serie de información complementaria del SIG que puede ser transitoria o definitiva. 

En la columna izquierda de la primera vista la página del sistema, se encuentra el campo de Ingreso para su operación (solo para Usuarios del SIG con su Login y Clave). 

3. PARA ELABORAR DOCUMENTOS: 

Cualquier Usuario del SIG, tiene la facultad de elaborar documentos, según la jerarquía de los mismos. Para hacerlo, debe ingresar siempre el login y la clave correspondiente, dándole clic a "ingresar". Los usuarios del SIG, son servidores de la Universidad, cuyos cargos se encuentran registrados y actualizados en la base de datos de información del SARA. 

Las directrices metodológicas para la elaboración de la documentación del Sistema Integrado de Gestión (Política, objetivos, manual, caracterizaciones, procedimientos, instructivos y guías), se encuentran establecidas y documentadas en el procedimiento para elaborar, modificar y controlar documentos y registros (P-GD-15). 

3.1 JERARQUIA EN LA ELABORACION, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS: 

Los usuarios del SIG, que elaboran documentos, asignan los responsables de revisar y aprobar el documento así: 

- Documentos estratégicos: Elabora el Representante de la Dirección, revisa el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y aprueba el Rector. 
- Caracterizaciones: Elabora el Líder del Proceso, revisa el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y aprueba el Rector. 
- Procedimientos, instructivos y guías: Elabora cualquier Usuario del SIG, revisa el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y aprueba el Líder del Proceso relacionado con el documento. 

Cuando el responsable de la elaboración del documento asigna los responsables de revisar y aprobar, automáticamente el documento se traslada al responsable de revisar como una solicitud, e inicia el ciclo de revisión y aprobación. 

El ciclo de elaboración, revisión y aprobación de cualquier documento, se identifica a través de la siguiente simbología: 

a. Círculo color Gris: Simboliza que el responsable de la elaboración no ha ingresado el nombre y cargo de los responsables de revisar y aprobar el documento. 
b. Círculo color Amarillo: Simboliza que el documento se encuentra en etapa de revisión. 
c. Signo de Admiración: Simboliza que los responsables de revisar o aprobar han efectuado observaciones al documento y es responsabilidad de quien lo elabora, editarlo y ajustarlo para iniciar de nuevo el ciclo de revisión y aprobación. 
d. Círculo Azul: Simboliza que el documento se encuentra en etapa de aprobación. 
e. Círculo Verde: Simboliza que el documento se encuentra aprobado y vigente. 

El responsable de revisar los documentos (Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas) revisa los documentos ubicándose en el enlace "Gestión Documental" y selecciona la opción "Solicitudes de Revisión y aprobación de documentos" en donde le aparece el número de documentos pendientes de revisar y allí ingresa por el símbolo de lupa de "Tratamiento", abriendo el documento en modo de consulta para su revisión o aprobación. En la pestaña "aprobación" del documento abierto, encuentra un campo de "Observaciones" para redactar las sugerencias de cambio que tenga y enviarlas al responsable de elaborar. Si no se tienen sugerencias, envía el documento para aprobación. El responsable de la aprobación de documentos, actúa de la misma manera. 

3.2. PASO A PASO PARA ELABORAR Y MODIFICAR LA POLITICA, LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA Y EL MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION: 

Esta es responsabilidad del administrador del SIG (Representante de la Dirección). 

ELABORAR LA POLITICA, OBJETIVOS Y EL MANUAL: 

a) Ingrese con un login y clave particular y ubíquese en la pestaña "Documentos Estratégicos", seleccionando el tipo de documento (política, objetivo o manual) que desea elaborar. Si el administrador del SIG, desea elaborar un documento general, debe ingresar al Sistema con el Login y Clave de Usuario (como servidor público de la Universidad). 

b) Diligencie los campos del formulario correspondiente a cada tipo de documento, según corresponda. 

c) Cuando haya concluido el documento ingrese a la pestaña "aprobación", seleccione el nombre del responsable de aprobar el documento y de clic en guardar, para que éste se envíe a aprobación. 

MODIFICAR LA POLITICA, OBJETIVOS Y EL MANUAL: 

a) Ingrese al sistema como si fuera a elaborar el documento por primera vez, de clic en el icono "editar", automáticamente el sistema le informará que debe diligenciar el campo de control de cambios y modifique lo que requiera en el documento. No olvide diligenciar el campo control de cambios, antes de guardar el documento, para que quede en su historial. Proceda de la misma manera para enviar el documento a aprobación. 

3.3. PASO A PASO PARA ELABORAR Y MODIFICAR UNA CARACTERIZACION DE PROCESO: 

Esta es responsabilidad de los líderes de cada proceso. 

ELABORAR LA CARACTERIZACION: 

a) Ingrese con un login y clave particular y ubíquese en el enlace "Gestión Documental" "Elaboración de documentos de procesos que usted lidera", dando clic en el icono situado en la palabra "Caracterización". 

b) Diligencie los campos del formulario, tal como él mismo se lo vá indicando. Recuerde que para pasar de una pestaña a otra en el formulario, debe haber completado la información y nunca olvide guardar. 

c) Cuando haya concluido el documento ingrese a la pestaña "aprobación", seleccione el nombre del responsable de aprobar el documento y de clic en guardar, para que éste se envíe a aprobación. 

MODIFICAR UNA CARACTERIZACION: 

a) Ingrese al sistema como si fuera a elaborar el documento por primera vez, de clic en el icono "editar", automáticamente el sistema le informará que va a crear una nueva versión del mismo y que debe diligenciar el campo de control de cambios. Modifique lo que requiera en el documento. No olvide diligenciar el campo control de cambios, antes de guardar el documento, para que quede en su historial. Proceda de la misma manera para enviar el documento a aprobación. 

3.4. PASO A PASO PARA ELABORAR Y MODIFICAR PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y GUIAS: 

Esta es responsabilidad de cualquier servidor público de la Universidad. Los líderes de procesos solo pueden elaborar procedimientos, instructivos y guías de otros procesos excepto del suyo, dado que no debe elaborar y aprobar al mismo tiempo sus documentos. 

ELABORAR PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y GUIAS: 

a) Ingrese con un login y clave particular y ubíquese en el enlace "Gestión Documental" "Elaboración y modificación de documentos (si es líder de proceso "Elaboración de documentos de otros procesos"), dando clic en el icono situado al lado del nombre del documento que desea elaborar (procedimientos, instructivo o guía). 

b) Diligencie los campos del formulario, tal como él mismo se lo vá indicando. Recuerde que para pasar de una pestaña a otra en el formulario, debe haber completado la información y nunca olvide guardar. 

c) Los procedimientos tienen una pestaña de "normatividad" directamente integrada al normograma institucional. Cuando necesite referenciar normativa interna, externa u otro documento de referencia, debe seleccionar, según el tipo de normativa, del listado que le aparecerá depués de dar clic en el menú desplegable de "agregar normatividad". Si la normativa que va a referenciar no se encuentra en la base de datos del normograma, diríjase a la Secretaría General (Grupo Jurídico) y solicite que le incluyan la normativa que requiere en el normograma. 

d) Los procedimientos e instructivos tienen flujograma y con ello, la posibilidad de crear o anexar registros y formatos (evidencia de la actividad). Para ello haga lo siguiente: 

d2. Cuando esté construyendo un paso del flujograma y requiera referenciar un registro, de clic en la lista desplegable de registros existentes, si éste ya existe simplemente selecciónelo y guarde los cambios. 

d3. Si el registro no existe aún en la base de datos del sistema, de clic en el icono de crear registro situado al pie de la lista desplegable, alli le abrirá una ventana en la que usted debe digitar el nombre del registro y seleccionar la oficina o dependencia responsable de archivar el registro (de acuerdo a la lista de archivos de gestión de la Universidad). Si el registro no va a tener formato, de clic en guardar cambios. 

d4. Si el registro va a tener formato prepáreloen un archivo personal en excel o word, si lo desea (opcional) utilice la plantilla de presentación de formatos del SIG, tomando como ejemplo otro formato ya cargado al sistema. Cuando vaya a generar el registro, seleccione la opción "si requiere formato" y haga clic en "guardar cambios" para que el sistema genere el código y la versión del mismo. Copie en el formato el código y la versión que el sistema generó. Nunca olvide que el formato, sea cual sea el diseño, no puede excluir el nombre, el código y versión que genera el sistema. Posteriormente cargue el formato, dando clic en el botón "examinar" adjuntando el formato que usted ha preparado; haga clic en "guardar cambios" donde el sistema notifica el éxito de la acción. Finalmente guarde el paso que ha creado en el flujograma. 

e) Cuando haya concluido el documento ingrese a la pestaña "aprobación", seleccione el nombre del responsable de aprobar el documento y de clic en guardar, para que éste se envíe a aprobación. 

MODIFICAR UN PROCEDIMIENTO, INSTRUCTIVO O GUIA: 

La modificación de procedimientos, instructivos y guías las puede realizar cualquier Usuario del SIG, no necesariamente quien lo haya elaborado por primera vez, para lo cual requiere una autorización previa del Líder del Proceso relacionado con el documento que requiere ajustes. Esta solicitud se realiza ingresando al Sistema y en el enlace “Gestión documental” seleccionar “Solicitar Modificación de un Documento”, allí se encuentra el mapa en el que se selecciona el proceso al cual pertenece el documento que se va a modificar. 

La solicitud de modificación se envía automáticamente al Líder del Proceso relacionado y éste, en razón de su conveniencia y pertinencia la viabiliza y autoriza, ingresando al sistema y por el enlace "Gestión documental" ingresa a "Solicitudes de modificación de documentos", aprobando la solictud y liberando automáticamente el documento para que sea modificado por el solicitante. El interesado en la modificación visualiza el estado de esta en el enlace "Estado de solicitudes de modificación realizadas" ubicada a continuación del enlace de solicitud. 

El paso a paso para modificar estos documentos es idéntico al paso a paso para la creación. Sin embargo, cuando se va modificar adicionalmente un formato contenido en el flujograma de un procedimiento o un instructivo, debe tener presente que el sistema generará una nueva versión del mismo, para lo cual usted debe realizar el reemplazo de la versión en formato que esta modificando. 

El ciclo de revisión y aprobación se realiza de forma idéntica a la primera elaboración y solo se genera una nueva versión del documento cuando la modificación realizada se aprueba. El Software SIG automáticamente identifica y controla el nuevo documento y la versión obsoleta.