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GUIA PARA LA UTILIZACIÓN DE LA TARJETA DE CRÉDITO EMPRESARIAL DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS

CONTRATACIóN

G-CC-592
Rige a partir de:
2011-11-28

Versión: 2

 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12011-09-09
22011-11-28

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores

OBJETIVO:
Describir los pasos para la provisión de bienes y servicios requeridos por la Universidad en cumplimiento de su misión y funciones administrativas, que sólo puedan adquirirse de proveedor extranjero, cuyo pago deba hacerse estrictamente en línea.

DESARROLLO:

1. Inicia el proceso con la solicitud a la Junta de Compras, en la cual debe quedar constancia expresa de que:

  • Justificación de la compra, expresando la necesidad que se pretende satisfacer.
  • El estudio de mercado que soporte por qué se compra a determinado proveedor.
  • Información sobre el sitio en internet donde se realizará la compra, señalándose las generalidades del pedido en la página.
  • Manifestación de conocimiento sobre el manual de compras seguras en línea.
  • La solicitud debe venir con el visto bueno de jefe de la Oficina de Sistemas.
  • Indicar que la importación del bien corre por cuenta del proveedor y se encargará de la nacionalización del mismo. Excepcionalmente el proceso de importación puede correr por cuenta de la Universidad, para lo cual deberá contratarse los servicios de un Agente Aduanero (este gasto deberá ser tenido en cuenta por el ordenador).
  • Indicar el tipo de moneda para el pago.
  • Anexar el certificado de disponibilidad presupuestal.
  • Debe presentarse el oficio con la firma de la persona que por el Centro de Gastos será supervisor de la compras.
  • El supervisor será la persona encargada de legalizar el ingreso de los bienes al Inventario y Almacén de la Universidad, con la orden de pedido generada.
  • Estas compras no se relacionan a través del Subsistema SINCO.
  • Por tratarse de una modalidad de comercio electrónico (compra con tarjeta de crédito a través de Internet), el pago se hace anticipadamente.

2. Una vez la Junta de compras haya autorizado la compra con tarjeta de crédito, deberá solicitarse a la Oficina Financiera la creación del tercero, indicando el nombre del proveedor y el país de la empresa que vende, ciudad de origen y teléfono de contacto.

3. Se solicita el compromiso presupuestal a la Oficina Financiera y se elabora la resolución de pago, indicando el enlace del pedido, el usuario y contraseña. El valor en la resolución debe ir en la moneda extranjera y agregar que para realizar el pago por parte de la Oficina Financiera, se requiere el acompañamiento del solicitante.

4. A la resolución se debe acompañar la orden de pedido.

 


Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Luz Miryam Orozco Osorio

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Mauricio Arbelaez Rendon

JEFE DE OFICINA ASESORA
FERNANDO DUQUE GARCIA

SECRETARIO GENERAL DE INSTITUCION UNIVERSITARIA

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