ALCANCE: Este procedimiento aplica para todos los ingresos a favor de LA UNIVERSIDAD DE CALDAS, generados por entidad bancaria mediante interfaces. 

SUMINISTRO DE INFORMACIÓN: Información Generada desde los Consejos Superior y Académico, Secretaría General, Vicerrectorías, Fondos de Facultad,  Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Oficina de Registro Académico, Oficina de Gestión Financiera y demás Centros de Gasto.

RESPONSABLES: La responsabilidad de las actividades de este procedimiento es competencia del Rector, Oficina asesora de Planeación y Sistemas, Vicerrector Administrativo, Jefe Oficina Financiera, Oficina de Registro Académico, Asesor Oficina de Control Interno, así como:  todos los Ordenadores de Gasto que ejecutan el Recurso Institucional, Secretarios de Facultad, Profesionales de apoyo, Secretarias, Profesionales Especializados, Universitarios, Auxiliares Administrativos de Gestión Financiera, y Entidades Financieras:

1. Profesional Universitario, Auxiliar Administrativo y Técnico de la Oficina Financiera, descarga del correo electrónico y clasifica los archivos planos que son enviados diariamente por la entidad bancaria, en donde se evidencia ingresos en las cuentas bancarias mediante código de barras y referenciadas.  Los archivos planos contienen: fecha, código del estudiante, identificación, valor, concepto del recaudo.
2. Profesional Universitario, actualiza terceros en el Sistema de Gestión Financiero.
3. Ingeniero de la Oficina de sistemas, recibe de la entidad bancaria archivos planos, a los cuales incorpora código de carrera e identificación del estudiante, con el fin de ser subidos al Sistema de Información Académica – SIA, para luego ser descargados en Tesorería y contabilizar interface en el Sistema de Gestión Financiero.
4. Confronta información del archivo plano con movimiento o extractos bancarios identifica ingresos que no fueron reportados en archivo plano.
5. Realiza revisión y depuración con el fin de ajustar el archivo plano a los parámetros requeridos en el sistema financiero para el cargue; la revisión consiste en verificar que los tres primeros dígitos del código del estudiante estén bien dentro del archivo, se confronta contra la tabla de código por carreras y programas. La tabla de códigos por carreras y programas es suministrada por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
6. Realiza el cargue de la información en el sistema financiero para lo cual se debe ejecutar tres pasos: a) Cargue archivo plano. b) Valida archivo plano. c) Confirmación interfaz.
7. Imprime y/o archiva documentación necesaria con el fin de dejar evidencia de la información que se cargó en el sistema financiero, de acuerdo con las Tablas de Retención documental.
8. Si los ingresos no corresponden a la cuenta bancaria objeto del giro; se consolida información y pasa para traslados bancarios.
9. Se revisa los registros contabilizados y se concilia información con funcionaria de contabilidad, encargada de las conciliaciones bancarias, con el fin de identificar partidas dobles, mal registradas y consignaciones en tránsito no soportadas por los Centros de Gastos correspondientes.