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GUÍA PARA SERVICIOS ACADÉMICOS

RECURSOS DE APOYO ACADEMICO

G-RA-728
Rige a partir de:
2014-10-31

Versión: 1

 

OBJETIVO:
Orientar a la comunidad universitaria con respecto a los servicios académicos que pueden realizar en la Universidad de Caldas.

DESARROLLO:

Los siguientes son los servicios académicos que presta la Universidad de Caldas a su comunidad. La tabla de contenido está en orden alfabético para mayor facilidad en la busqueda el servicio requerido.  


TABLA DE CONTENIDO: 


 
 
 
DESCRIPCIÓN: Es el acto mediante el cual el Director de Programa inscribe o excluye una actividad académica por solicitud del estudiante por fuera del periodo de inscripción fijado por el calendario académico.
 
Pasos para ADICIONAR o CANCELAR una actividad académica:
 
1. El estudiante ingresa el Sistema de Información Académica (SIA) a través del link: http://acad.ucaldas.edu.co/, digitando su nombre de usuario y contraseña; una vez haya ingresado, selecciona su programa académico para habilitar acceso a su historial. 
 
2. Activa la pestaña inscripciones / ajustes y selecciona las opciones correspondientes para realizar adición o cancelación según lo requiera (Seguir los pasos descritos en el Manual de Adiciones y Cancelaciones ubicado en la página de estudiantes del SIA). 
 
3. El director procederá a autorizar la adición o cancelación de las solicitudes realizadas en el SIA (Sistema de Información Académica), cuando se requiera. 
 
4. Cuando se haya cumplido el plazo para realizar ajustes sin costo al proceso de inscripción en línea, el estudiante deberá consignar el valor correspondiente a cada adición o cancelación (según la tabla de tarifas vigente), momento en el que recibirá un número de PIN con el que se habilitarán los ajustes en el Sistema hasta la fecha prevista en el calendario académico y en el Reglamento Estudiantil.
 
Pasos para CANCELAR EXTEMPORÁNEAMENTE una actividad académica:
 
1. El estudiante le solicita al docente responsable de la actividad académica la certificación del porcentaje de actividades presenciales que se han desarrollado hasta el momento de la solicitud. Si en la certificación se define un desarrollo superior al 25% de la presencialidad, el estudiante solicita por escrito ante la Dirección o Coordinación del Programa la cancelación extemporánea de la actividad académica, con los respectivos documentos soporte de la justificación 
 
2. El Director o Coordinador del Programa define si acepta o no la cancelación extemporánea dentro de los 8 días hábiles siguientes. En caso de aceptarla, el estudiante entrega el respectivo recibo de pago con base en lo establecido en el Acuerdo de tarifas vigente ante la Dirección o Coordinación del Programa y la secretaria del mismo realiza el trámite en el Sistema de Información Académica. 
 
3. En caso de negativa, el estudiante podrá solicitar reposición ante la Dirección o Coordinación del Programa, o apelación ante el Consejo de Facultad. 
 
 
DESCRIPCIÓN: La cancelación del semestre académico implica la suspensión de todas las actividades académicas inscritas en el Sistema de Información Académica del estudiante; así mismo, dicha gestión no conlleva en ningún momento a la devolución de dinero por concepto de matrícula. Adicionalmente el estudiante deberá realizar la reserva de cupo según lo estipulado en el Reglamento Estudiantil.
 
Pasos para CANCELAR SEMESTRE
 
1. El estudiante debe realizar la solicitud por escrito ante la Dirección o Coordinación de Programa, manifestando las razones por la cuales desea realizar la cancelación de semestre, adjuntando los respectivos documentos soporte que justifiquen la solicitud. 
 
2. El Director o Coordinador del Programa define si acepta o no si acepta la solicitud, y aprueba la la cancelación extemporánea de todas las actividades inscritas por el estudiante. En caso de aceptarla, el estudiante entrega el respectivo recibo de pago con base en lo establecido en el Acuerdo de tarifas vigente ante la Dirección o Coordinación del Programa y la secretaria del mismo realiza el trámite de cancelación de actividades académicas en el SIA. 
 
3. El estudiante diligencia los formatos de: PAZ Y SALVO con las respectivas firmas y sellos de cada dependencia, así como el de RESERVA DE CUPO, debidamente firmado por el mismo y en el que establezca el tiempo por el cual solicita la reserva.
 
4. El estudiante entrega los formatos y su carnet estudiantil original en la Oficina de Admisiones y Registro Académico, para el trámite de la respectiva reserva de cupo en el Sistema de Información Académica. En caso de no haber tenido carné de estudiante anexa carta explicando la situación o denuncio si fue por pérdida.
 
DESCRIPCIÓN: la expedición de certificados es el acto mediante el cual la Universidad de Caldas da constancia escrita sobre la información académica de los estudiantes / egresados cuya información se encuentre en archivos físicos o en el Sistema de Información Académica.
 
Pasos para solicitar un CERTIFICADO
1. El estudiante / egresado puede realizar consignación bancaria o solicitar el servicio a través de la plataforma de PAGOS EN LÍNEA (https://acad.ucaldas.edu.co/pagoenlinea/), cancelando el costo correspondiente del certificado que requiere, según la tabla de tarifas vigente que aparece publicada en la página del SIA (https://acad.ucaldas.edu.co/).
 
2. Posteriormente el estudiante se dirige a la Oficina de Admisiones y Registro Académico – ventanilla de Certificados, y presenta la consignación  registrando por escrito al respaldo de la misma los datos personales (nombre completo, número de documento, programa en el cual está matriculado). En caso de solicitar el certificado en línea, el mismo sistema le expedirá el documento en formato PDF.
 
3. El funcionario encargado recepciona la solicitud y la radica en el Sistema de Información Académica, con el fin de generar el respectivo documento el cual será firmado posteriormente por el jefe de la Oficina de Admisiones y Registro Académico como responsable de la certificación de la información académica. En caso de que el estudiante / egresado haya hecho la solicitud a través de PAGOS EN LÍNEA, la certificación le será expedida con firma digital validada por Certicámaras.
 
 
DESCRIPCIÓN: es el acto mediante el cual la Universidad de Caldas expide duplicado del diploma de grado para un egresado, previa revisión y validación del título.
 
Pasos para solicitar un DUPLICADO DE DIPLOMA:
 
1. El egresado solicita mediante oficio ante la Secretaría General, la expedición del duplicado del diploma. En este oficio debe señalar bajo la gravedad de juramento la razón por la cual solicita dicho duplicado (pérdida o deterioro del diploma). A esta solicitud el egresado debe adjuntar copia ampliada al 150% del documento de identidad y el recibo original de consignación bancaria por concepto del servicio a prestar (según la tabla de tarifas vigente).
 
2. La Secretaría General remite los documentos aportados por el egresado solicitante a la Oficina de Admisiones y Registro Académico, donde se verifica en el Sistema de Información Académica y en los libros de registro de títulos la información del egresado.
 
3. La Oficina de Admisiones y Registro Académico expide el duplicado del diploma, realizando el respectivo registro en libros y posteriormente envía el documento a la Secretaría General para la legalización y firmas respectivas. Finalmente se procede con la entrega del duplicado al egresado.
 
 
DESCRIPCIÓN: Un Estudiante Especial de la Universidad de Caldas es aquella persona que, sin haber superado el proceso de admisión, es autorizada para cursar actividades académicas en la institución según lo establecido en el Reglamento Estudiantil. La solicitud y aprobación de la misma, así como el proceso de matrícula de los estudiantes especiales se realizan en el marco de las fechas definidas en el calendario académico.
 
Pasos para solicitar ser un ESTUDIANTE ESPECIAL
 
 
2. El Director del Departamento (en el caso de programas de PREGRADO) o el Coordinador de Programa (en el caso de programas de POSTGRADO) verifica disponibilidad de cupos y cumplimiento de requisitos de la actividad académica. Define si aprueba o no la solicitud y procede a firmar el FORMATO PARA LA MATRÍCULA DE ESTUDIANTES ESPECIALES en señal de aceptación.
 
3. El solicitante entrega el formato diligenciado y firmado en la Oficina de Admisiones y Registro Académico, donde el funcionario encargado de matrículas genera la liquidación correspondiente y hace entrega del recibo de pago al solicitante. El costo del recibo será liquidado con base en lo establecido en el Reglamento Estudiantil (dependiendo si la solicitud se hace para cursar actividades académicas en PREGRADO o POSTGRADO). 
 
4. El solicitante realiza el pago correspondiente y presenta el recibo cancelado en la Oficina de Admisiones y Registro Académico. 
 
5. El funcionario encargado de gestión académica de la Oficina de Admisiones y Registro Académico procede a inscribir la(s) actividad(es) académica(s) aprobadas por el (los) Director(es) de Departamento. 
 
NOTA: El estudiante especial podrá solicitar certificado de notas de las actividades académicas cursadas y aprobadas, ante la Oficina de Admisiones y Registro Académico.
 
 
DESCRIPCIÓN: las habilitaciones son actividades de evaluación del rendimiento académico que se programan para aquellos estudiantes de pregrado cuya nota esté entre 2,0 y 2,9 siempre y cuando la actividad académica sea habilitable. Las actividades académicas habilitables son todas aquellas teóricas o teórico-prácticas con un porcentaje de práctica igual o inferior al 40%. 
 
Pasos para solicitar presentar una HABILITACIÓN
 
1. El docente coordinador de la actividad académicas programa la habilitación entre los 2 y 5 días hábiles siguientes a la publicación de la nota final de la actividad académica.
 
2. El estudiante deberá realizar la respectiva consignación bancaria por concepto de derechos de habilitación (según la tabla de tarifas vigentes). Antes del inicio de la presentación del examen de habilitación, el docente exigirá la presentación de dicho recibo de pago.
 
3. El docente califica la prueba y publica la nota correspondiente a la habilitación dentro de los 2 días hábiles siguientes a la presentación de la misma.
 
NOTA: Para efectos del promedio se tendrá en cuenta la nota mas alta entre la obtenida en la evaluación de la actividad académica y la obtenida en la habilitación.
 
 
DESCRIPCIÓN: las actividades supletorias de evaluación son aquellas que se realizan cuando el estudiante no se presenta a una actividad de evaluación del rendimiento académico de cualquier tipo, por una causa justificada y sumariamente demostrada. 
 
Pasos para solicitar presentar un SUPLETORIO
 
1. El estudiante presenta por escrito la solicitud para la realización de una actividad supletoria de evaluación con los debidos soportes, ante el docente coordinador de la actividad académica, dentro de los 5 días hábiles posteriores a la presentación de la actividad evaluativa. 
2. El docente determina inmediatamente si realiza o no la actividad supletoria de evaluación. En el caso de aprobarla, acuerda con el estudiante fecha y hora para la presentación de la misma. 
3. El estudiante deberá realizar la respectiva consignación bancaria por concepto de derechos de habilitación (según la tabla de tarifas vigentes). Antes del inicio de la presentación del examen supletorio, el docente exigirá la presentación de dicho recibo de pago.
 
NOTA: Si el docente niega la solicitud para la presentación del examen supletorio, el estudiante puede apelar ante la Dirección o Coordinación del Programa. 
 
 
DESCRIPCIÓN: es el acto por el cual el estudiante registra las actividades académicas que va a cursar durante el respectivo período, de acuerdo con el calendario aprobado y con base en el plan de estudios de cada Programa. La inscripción de actividades académicas correspondientes al primer período de estudio de los admitidos que inician su proceso formativo, será responsabilidad de la Dirección o Coordinación del Programa.
 
Pasos para realizar INSCRIPCIÓN
 
1. El estudiante ingresa a la página web de la universidad, por el vínculo de SIA (https://acad.ucaldas.edu.co/).
 
2. El estudiante ingresa con sus datos de acceso (documento de identidad y contraseña); posteriormente da clic en el vínculo “Ingresar” para llegar a su página de información general, allí encontrará las opciones de fecha y hora en que debe realizar su inscripción en línea.
 
3. El estudiante ingresa por “Búsqueda de horario” para visualizar los nombres y códigos de las actividades académicas del plan de estudios y su respectivo horario. En el caso de las actividades académicas OPCIONALES, deben dirigirse al Departamento que las oferta.
 
4. Si el estudiante desea consultar la actividad académica debe dar clic en el link “OK” y obtendrá una vista donde se muestra código de la actividad, grupos, cupos por grupo, días en que se dictará, horarios, duración, fecha de inicio y terminación.
 
5. En el momento que el estudiante va a realizar su proceso inscripción definitiva, debe dar clic en el link “Iniciar Inscripción”; allí aparecerá el formulario de inscripción con el listado de actividades académicas del plan de estudios que puede cursar.
 
6. El estudiante elige la actividad a cursar dando clic sobre ella y con el botón “>”, queda seleccionada; así deberá hacer con cada una hasta completar el tope máximo de créditos (18 ó 20 según el tipo de estudiante). Para eliminar una actividad, lo realiza con el botón “<”, siempre y cuando aún no haya dado clic en el comando “Enviar”.
 
7. Cuando el estudiante tenga seleccionadas las actividades que desea cursar debe dar clic en el comando “Enviar”, con el fin de almacenar la información definitiva en el SIA.
 
8. El estudiante debe imprimir o guardar en un archivo PDF esta inscripción, para efectuar alguna reclamación en el caso eventual de algún error o inconsistencia con el Sistema.
NOTA: Para programas especiales (postgrados, educación a distancia y pregrados especiales) la inscripción se hará desde el Programa Académico, en forma manual.
 
 
DESCRIPCIÓN: corresponde al pago de los derechos académicos respectivos; su vigencia es de un período académico, lo cual obliga a refrendarla en cada uno de ellos.
 
Pasos para realizar la MATRÍCULA FINANCIERA
1. El Consejo Académico define el respectivo calendario académico.
 
2. La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, la Oficina Financiera y la Oficina de Admisiones y Registro Académico, verifican y validan los descuentos y apoyos económicos establecidos para los estudiantes, con el fin de realizar la liquidación de los recibos de matrícula.
 
3. La Oficina de Admisiones y Registro Académico genera y verifica la conformidad en la expedición de los recibos de pago por concepto de derechos académicos.
 
4. La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas publica los recibos de pago de matrícula en el Sistema de Información académica, de tal forma que puedan ser descargados en línea por los estudiantes. Igualmente se les envío dicho recibo al correo institucional de cada uno.
 
5. El estudiante realiza el pago de derechos académicos en la entidad bancaria destinada para tal fin, únicamente con el recibo de pago generado por la Universidad de Caldas.
 
6. La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas verifica el asentamiento de matrícula financiera y la realización de pagos, a través del cruce de bases de datos. Se verifica que los pagos y la inscripción de actividades académicas se encuentren registrados en el Sistema de Información Académica. Quien no cumpla simultáneamente con estos requisitos, pasará a estado de "Retiro Voluntario".
 
DESCRIPCIÓN: es un estímulo que la Universidad otorga a los estudiantes de pregrado que tengan el más alto desempeño académico en sus calificaciones finales y se materializará mediante la expedición de un certificado, la inclusión de una nota en el acta de grado y el reconocimiento de un estímulo económico, según lo disponga el Consejo Superior.
 
Pasos para el reconocimiento de MATRÍCULAS DE HONOR
 
1. La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas correo el proceso en el Sistema de Información Académica para determinar qué estudiantes pueden acceder al reconocimiento por matrícula de honor y sus correspondientes reconocimientos, teniendo en cuenta los requisitos establecidos en el Acuerdo 049 de 2007 del Consejo Académico para su cálculo:
 
a) Tener un promedio de notas, superior al del percentil noventa (90) de los estudiantes del Programa en el año de análisis.
b) Haber cursado, en ese año, un número de créditos igual o superior a treinta (30).
c) No haber perdido actividades académicas durante el año.
d) Estar a paz y salvo por concepto de matrícula en el período de análisis.
 
2. La Vicerrectoría Académica publica una resolución en la cual se oficializa la información sobre los estudiantes que se harán acreedores al reconocimiento por matrícula de honor, remitiendo comunicado a los programas de pregrado informándoles de dicha publicación.
 
3. La Oficina de Admisiones y Registro Académico coordina la celebración de una ceremonia especial en la cual el Consejo Académico realiza el reconocimiento público a quienes obtienen matrícula de honor. En dicha sesión se hace entrega de una mención; igualmente los estudiantes reconocidos podrán solicitar sin costo alguno la expedición de un (1) certificado en ventanilla de Certificados de la Oficina de Admisiones y Registro Académico.
 
4. La Oficina Financiera y la Oficina de Admisiones y Registro Académico calculan y elaboran el listado de los estudiantes que pueden acceder a reconocimiento económico, conforme con lo establecido en Acuerdo 039 de 2009 del Consejo Superior.
 
5. La Rectoría expide resolución mediante la cual se oficializa el reconocimiento económico a aquellos estudiantes que cumplen con los requisitos establecidos por el Consejo Superior, el cual se materializa mediante el descuento de matrícula en el periodo académico inmediatamente posterior a la obtención del reconocimiento por matrícula de honor. Según el caso, el centro de gasto responsable generará resolución de pago respectiva.
 
 
6. La Oficina de Admisiones y Registro Académico realiza la respectiva anotación en el Sistema de Información Académica a aquellos estudiantes que han obtenido reconocimientos por matrícula de honor. Igualmente plasmará en el acta de grado los reconocimientos obtenidos por matrícula de honor indicando las vigencias.
 
 
DESCRIPCIÓN: todo estudiante podrá realizar modificaciones y actualizaciones en la información personal que reposa en el Sistema de Información Académica. Dichas modificaciones incluyen ajustes en los datos individuales y la actualización del estado.
 
Pasos para la MODIFICACIÓN DE INFORMACIÓN EN LA HOJA DE VIDA ACADÉMICA:
 
Cuando se trate de cambios en el ESTADO del estudiante en el Sistema de Información Académica:
 
1) El Estudiante o el Director - Coordinador de Programa deberá realizar la solicitud debidamente sustentada ante la Oficina de Admisiones y Registro Académico para proceder con los ajustes.
 
2) La Oficina de Admisiones y Registro Académico verifica la información en el SIA (identidad del estudiante y condiciones de la solicitud) y procede a registrar el ajuste solicitado. 
 
Cuando se trate de modificaciones en los datos personales del estudiante:
 
1. El estudiante acude a la Oficina de Admisiones y Registro Académico y solicita el ajuste de información, según sea el caso. Para ello el estudiante debe presentar su documento de identidad vigente y el carnet estudiantil.
 
2. El funcionario de la Oficina de Admisiones y  Registro Académico ingresa el código del estudiante en el SIA, verifica la información a modificar y selecciona la opción “Actualizar datos”.
 
3. Se procede a actualizar la información del estudiante en el Sistema.
 
 
DESCRIPCIÓN: el reingreso es la solicitud que un estudiante realiza ante la Dirección o Coordinación de Programa para retomar su estado como ACTIVO dentro del Sistema de Información Académica, cuando el solicitante ha perdido su calidad como estudiante de dicho Programa Académico, ya sea por RETIRO VOLUNTARIO (no pago) o por RETIRO POR BAJO RENDIMIENTO.
 
Pasos para realizar una solicitud de REINGRESO
 
1) El Estudiante eleva solicitud de reingreso por escrito ante el Director o Coordinador de Programa, dentro de las fechas establecidas en el calendario académico vigente.
 
2) El Director o Coordinador de Programa deberá analizar la solicitud del estudiante desde el punto de vista académico y de acuerdo con el recorrido curricular y su historia transaccional dentro del SIA, con el fin de otorgarle respuesta de APROBACIÓN o NEGACIÓN. En caso de aprobación, la Dirección o Coordinación de Programa expedirá respuesta escrita al estudiante. En caso de negación, el estudiante podrá agotar la siguiente instancia ante el Consejo de Facultad respectivo.
 
3) El estudiante se presenta en la Oficina de Admisiones y Registro Académico entregando la carta de aprobación expedida por el Programa. En ese momento se establecerán con el estudiante las condiciones para la generación del respectivo recibo de pago.
 
4) El Programa Académico realizará la respectiva inscripción de actividades académicas.
 
NOTA: para aquellos estudiantes que finalizaron su plan de estudios en vigencia del Acuerdo 013 de 1987 del Consejo Académico y que se encuentran pendientes de realizar su trabajo de grado o de su graduación únicamente, puedan reingresar a la universidad para finiquitar su plan de estudios y/o obtener su título. Lo anterior, si aún cuentan con opciones de reingreso.
 
 
 
DESCRIPCIÓN: el reporte de notas es el acto mediante el cual el docente coordinador de una actividad académica registra las notas definitivas en el Sistema de Información Académica a los estudiantes que han cursado dicha actividad. 
 
Así mismo, un reporte extemporáneo de notas se refiere al ingreso de calificaciones al Sistema de Información Académica después de la fecha de cierre oficial para el reporte de notas por parte de los docentes. Dichos reportes extemporáneos pueden ser: de adición, de corrección y de eliminación.
 
Pasos para realizar el REPORTE DE NOTAS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADÉMICA
 
1. El docente coordinador de la actividad académica debe ingresar a la página del SIA (http://acad.ucaldas.edu.co/).
 
2. El docente ingresa al SIA utilizando su usuario y contraseña.
3. Una vez el docente ha ingresado, debe buscar en el link “Labor Académica” el listado de las actividades académicas que tiene a su cargo para el periodo vigente y selecciona la actividad académica a la cual debe registrar las notas. 
 
4. Si la actividad académica es cuantitativa, el docente digita la notas definitivas obtenidas por el estudiante y/o las notas de habilitación, recuperación y fallas con excusa y sin excusa (en horas), según sea el caso. Si la actividad académica es cualitativa, digita el número de horas presenciales de esta si es aprobada y cero (0) horas si es reprobada. 
 
5. Da clic en cierre al reporte de notas y envía los datos. 
 
6. Imprime y firma el reporte de notas, entregándolo en el Departamento al cual está adscrita la actividad académica.
 
NOTA: Si se presenta un error al momento de revisar las notas diligenciadas, el docente coordinador del grupo deberá dirigirse a la Oficina de Admisiones y Registro Académico y solicitar la reapertura del grupo al cual corresponde la actividad académica.
 
Pasos para realizar el REPORTE EXTEMPORÁNEO DE NOTAS:
 
1. El estudiante, el docente coordinador o la Dirección – Coordinación del programa detectan inconsistencias en el reporte de notas, ya sea por error en el registro inicial de notas o por omisión en el mismo.
 
2. La Dirección o Coordinación del Programa verifica la inconsistencia así como respectiva justificación.
 
3. La Dirección o Coordinación de Programa realiza el reporte en el Sistema de Información Académica, registrando la solicitud para corrección o eliminación de la nota, según el caso, e imprime el reporte generado en el Sistema.
 
4. La Dirección o Coordinación de Programa envía el impreso con la solicitud de reporte extemporáneo a la Oficina de Admisiones y Registro Académico.
 
5. El funcionario encargado en la Oficina de Admisiones y Registro Académico confirma la solicitud de corrección o eliminación de la nota en el Sistema de Información Académica, cargando el número de registro generado en el sistema, el cual viene incluido en el reporte extemporáneo de notas. Finalmente, se registra la corrección o eliminación de la(s) nota(s) en el Sistema de Información Académica.
 
NOTA: en los casos de reportes para adicionar una calificación o corregirla, la solicitud deberá́ ser realizada por el docente coordinador de la actividad académica ante la Dirección o Coordinación del Programa, con el respectivo soporte escrito. Posteriormente la Dirección  o Coordinación de Programa enviará un oficio firmado con el Visto Bueno del Decano respectivo a la Oficina de Admisiones y Registro Académico, con la respectiva justificación para la adición o corrección de nota.
 
 
DESCRIPCIÓN: la reserva de cupo es el acto mediante el cual un estudiante manifiesta voluntariamente su intención de aplazar sus proceso formativo mediante la inactivación de su estado en el Sistema de Información Académica. Tanto los estudiantes de primer semestre (ADMITIDOS) como los estudiantes ANTIGUOS pueden solicitar dicha reserva y les será concedida según lo estipulado en el Reglamento Estudiantil (máximo por un año calendario, no prorrogable, para el caso de ADMITIDOS y hasta por un año calendario, prorrogable por seis meses más para estudiantes ANTIGUOS). 
 
 
Pasos para solicitar una RESERVA DE CUPO
 
1. El estudiante debe gestionar la cancelación de todas las actividades académicas que tenga inscritas en el Sistema de Información Académica. En caso de no tener ninguna actividad inscrita, puede seguir al paso 2.
 
 
3. El estudiante debe diligenciar además el FORMATO PARA PAZ Y SALVO, con las respectivas firmas y sellos de las unidades académico – administrativas. 
 
4. El estudiante entrega los formatos y el carnet estudiantil en la Oficina de Admisiones y Registro Académico.
 
5. El funcionario de la Oficina de Admisiones y Registro Académico registra la solicitud en el Sistema de Información Académica.
 
 
NOTAS: 
 
Antes del vencimiento de la reserva de cupo (según los tiempos establecidos en el Reglamento Estudiantil), el estudiante puede solicitar por escrito la prórroga ante la Oficina de Admisiones y Registro Académico. 
 
Si una vez transcurrido el término de las reservas el estudiante no ha hecho uso de la misma, pierde su calidad de estudiante. 
 
En el caso de estudiantes ANTIGUOS, si el estudiante paga matrícula luego de hacer uso de la primera reserva de cupo, puede volver a cancelar actividades académicas y volver a reservar el cupo por año y medio.
 
 
DESCRIPCIÓN: la revisión de notas se da cuando un estudiante no está de acuerdo con la calificación otorgada en una evaluación por el docente titular de una actividad académica. Así mismo, la asignación de segundos calificadores se da cuando persiste dicha inconformidad por lo cual se solicita la revisión de docentes diferentes al titular o coordinador oficial de la actividad académica. 
 
Pasos para solicitar una REVISIÓN DE NOTAS DE ACTIVIDADES ACADÉMICAS Y SOLICITUD DE SEGUNDOS CALIFICADORES
 
1. El estudiante solicita mediante escrito al docente coordinador de la actividad académica, la revisión de nota correspondiente a actividades evaluativas, dentro de los 3 días posteriores a la publicación de la misma. 
 
2. El docente realiza la revisión dentro de los 3 días hábiles siguientes a la solicitud. 
 
3. El docente informa al estudiante el resultado de la revisión y ajusta la nota, si es el caso. 
 
4. Si el estudiante sigue en desacuerdo con la nota, solicita por escrito la designación de dos segundos calificadores a la Dirección del Departamento al cual pertenece la actividad académica, dentro de los 2 días hábiles siguientes a la confirmación de la nota. 
 
5. El Director del Departamento designa los dos segundos calificadores y les envía el documento evaluativo. 
6. Por separado, cada segundo calificador revisa el documento de la actividad evaluativa y emite su calificación, dentro de los 5 días hábiles siguientes y envía el concepto a la Dirección del Departamento. 
 
7. El Director del Departamento promedia las notas emitidas por los dos segundos calificadores y notifica por escrito al estudiante y al docente de la actividad académica. 
 
NOTA: si la nota de los segundos calificadores es inferior a la nota inicial, ésta no será modificada.
 
 
DESCRIPCIÓN: la Universidad permitirá el traslado de estudiantes entre Programas de PREGRADO y POSTGRADO de la Universidad de Caldas, de acuerdo con los criterios y procedimientos reglamentados por el Consejo Académico. Así mismo, mediante el sistema de transferencia se admitirán estudiantes provenientes de otras de Instituciones de Educación Superior debidamente reconocidas por el Estado y que se encuentren cursando Programas con registro calificado afines a los que aspiran, de acuerdo con los criterios y procedimientos reglamentados por el Consejo Académico.
 
Pasos para solicitar un TRASLADO ENTRE PROGRAMAS
 
1. El interesado solicita en la Oficina de Admisiones y Registro Académico la expedición de un certificado del ponderado, con base en los resultados obtenidos en la prueba de Estado para el ingreso a la educación superior (SABER 11), comparando el puntaje obtenido con el ponderado del último matriculado (aspirante REGULAR) para primer semestre en el programa al cual desea trasladarse, correspondiente al último proceso de admisión finalizado. 
 
NOTA: para el caso de los programas de POSTGRADO, el requisito será superar las pruebas específicas de ingreso previstas por cada Programa Académico. 
 
2. Si el ponderado del estudiante es igual o superior al de comparación, procede a pagar los derechos de estudio de traslado según el acuerdo de tarifas vigente. 
 
3. El interesado solicita por escrito el traslado al Director o Coordinador del Programa de destino y anexa los siguientes documentos, en el período de tiempo definido dentro del calendario académico vigente:
 
- Certificado de ponderado expedido por la Oficina de Admisiones y Registro Académico. 
- Recibo de pago debidamente cancelado correspondiente al estudio del traslado. 
- Certificado matrícula o de reserva de cupo en el Programa de origen. 
- Certificado de no haber recibido sanciones disciplinarias. 
 
4. El Director o Coordinador del Programa revisa la documentación y define si se otorga o no el traslado, informando por escrito al solicitante. 
 
5. El interesado entrega el documento en la Oficina de Admisiones y Registro Académico y allí se le genera un PIN de inscripción. 
 
6. El solicitante realiza los procedimientos de inscripción y matrícula y le informa al Director o Coordinador de Programa sobre su culminación
 
7. Si el estudiante pretende que se le reconozcan créditos, le presenta al Director o Coordinador un certificado de notas expedido por la Oficina de Admisiones y Registro Académico correspondiente al historial académico del programa de origen. En este caso, el Director o Coordinador del Programa le da trámite a los reportes de las actividades académicas susceptibles de reconocimiento o equivalencia. 
 
8. El funcionario de gestión académica de la Oficina de Admisiones y Registro Académico carga los reportes en el Sistema de Información Académica. 
 
NOTA: el estudiante admitido por traslado inscribirá las actividades académicas bajo la asesoría del Director o Coordinador del Programa una vez se hayan culminado las inscripciones del respectivo Programa de destino.
 
Pasos para solicitar una TRANSFERENCIA ENTRE UNIVERSIDADES
 
1. El interesado solicita en la Oficina de Admisiones y Registro Académico la expedición de un certificado del ponderado, con base en los resultados obtenidos en la prueba de Estado para el ingreso a la educación superior (SABER 11), comparando el puntaje obtenido con el ponderado del último matriculado (aspirante REGULAR) para primer semestre en el programa al cual desea trasladarse, correspondiente al último proceso de admisión finalizado. 
 
NOTA: para el caso de los programas de POSTGRADO, el requisito será superar las pruebas específicas de ingreso previstas por cada Programa Académico. 
 
2. Si el ponderado del estudiante es igual o superior al de comparación, procede a pagar los derechos de estudio de transferencia según el acuerdo de tarifas vigente. 
 
3. El interesado solicita por escrito la transferencia al Director o Coordinador del Programa de destino y anexa los siguientes documentos, en el período de tiempo definido dentro del calendario académico vigente:
 
- Certificado de ponderado expedido por la Oficina de Admisiones y Registro Académico. 
- Recibo de pago debidamente cancelado correspondiente al estudio de transferencia. 
- Certificado de la universidad de origen donde conste matrícula o reserva de cupo en el último periodo académico. 
- Certificado de la universidad de origen con las calificaciones de las actividades académicas cursadas y aprobadas, con su respectiva valoración en créditos académicos.
- Contenidos temáticos de las actividades académicas cursadas y aprobadas, debidamente refrendados por la autoridad competente de la institución de educación superior de origen. 
- Certificado de la universidad de origen donde conste no haber recibido sanciones académicas o disciplinarias de suspensión o expulsión, ni haber perdido la calidad de estudiante por bajo rendimiento académico. 
 
4. El Director o Coordinador del Programa revisa la documentación y define si se otorga o no la transferencia, informando por escrito al solicitante. 
 
5. Si aceptó la transferencia, el Director o Coordinador del Programa determina las actividades académicas certificadas por el interesado que sean susceptibles de ser homologadas y le informa al solicitante. 
 
6. Con base en el acuerdo de tarifas vigente, el solicitante cancela el valor correspondiente al número de asignaturas susceptibles de ser homologadas y le presenta el recibo al Director o Coordinador del Programa. 
 
7. El Director o Coordinador del Programa envía a los docentes coordinadores de las actividades académicas respectivas, los programas de las actividades que se estudiarán para homologación.
 
8. El docente coordinador informa por escrito a la Dirección o Coordinación del Programa su concepto de homologación con la respectiva justificación. Igualmente, le informa al solicitante el nivel en el cual quedaría en caso de ser transferido. 
 
9. El interesado entrega el documento en la Oficina de Admisiones y Registro Académico y allí se le genera un PIN de inscripción. 
 
10. El solicitante realiza los procedimientos de inscripción y matrícula y le informa al Director o Coordinador de Programa sobre su culminación. 
 
11. El Director o Coordinador del Programa le da trámite a las homologaciones en el Sistema de Información Académica. 
 
12. El funcionario de gestión académica de la Oficina de Admisiones y Registro Académico carga los reportes en el Sistema de Información Académica. 
 
NOTA: El estudiante admitido por traslado inscribirá las actividades académicas bajo la asesoría del Director o Coordinador del Programa una vez se hayan culminado las inscripciones del respectivo Programa de destino.
 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Julian Orozco Ospina

JEFE DE OFICINA
Yorlady Medina GÓmez

JEFE DE OFICINA
ÓSCAR EUGENIO TAMAYO ALZATE

VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD

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