TABLA DE CONTENIDO:

1. REPORTE DE INCAPACIDADES
2. SOLICITUD DE CERTIFICADOS
3. RETIRO DE CESANTÍAS
4. SOLICITUD DE PERMISOS

1. REPORTE DE INCAPACIDADES:

DESCRIPCIÓN: Es obligación legal de todo empleado reportar a su empleador cuando se presenta una situación de incapacidad, bien sea por enfermedad general, licencia de maternidad, licencia de paternidad, enfermedad laboral, accidente de trabajo o cualquier otro origen, en atención a lo establecido en el artículo 121 del Decreto Ley 019 de 2012.

Todos los funcionarios de la Universidad de Caldas tanto del estamento Docente como Administrativo tienen estipulado en los estatutos, el deber de cumplir las obligaciones consagradas en las normas constitucionales, legales y los reglamentos de la Universidad que para el efecto rijan a los empleados de la institución.

Aunado a lo anterior, el  Código Único Disciplinarios la Ley 734 de 2002  establece como falta disciplinaria:

Artículo  50. Faltas graves y leves. Constituye falta disciplinaria grave o leve, el incumplimiento de los deberes, el abuso de los derechos, la extralimitación de las funciones, o la violación al régimen de prohibiciones, impedimentos, inhabilidades, incompatibilidades o conflicto de intereses consagrados en la Constitución o en la ley.

(..) Los comportamientos previstos en normas constitucionales o legales como causales de mala conducta constituyen falta disciplinaria grave o leve si fueren cometidos a título diferente de dolo o culpa gravísima.

PASOS PARA REPORTAR INCAPACIDADES:

El Servidor Público debe reportar a su Jefe Inmediato dentro de las primeras 24 horas cuando se presente una situación de salud en la que se le haya otorgado una incapacidad oficial por parte de una Institución de Salud debidamente reconocida en el Sistema de Seguridad Social en Salud  (Circular de la División de Desarrollo Humano de mayo 17 de 2002).

El Servidor Público debe hacer llegar  a la Oficina de Gestión Humana en los dos (2) días hábiles siguientes a la generación, el certificado original de la  incapacidad expedido por el médico tratante, adscrito a la respectiva Institución Prestadora de Salud  (IPS) documento que debe estar certificado (transcrito) por la EPS correspondiente.

En el momento en que se presente una incapacidad médica de un Servidor Público, el jefe inmediato respectivo tendrá el deber de informar esta novedad de manera oportuna a la Oficina de Gestión Humana, lo anterior con el fin de iniciar las gestiones administrativas pertinentes.

SITUACIONES A TENER EN CUENTA: 

El Servidor Público debe realizar el proceso de trascripción de incapacidad ante su EPS, cuando la misma haya sido otorgada por red externa adscrita a su EPS, para lo cual deberá conocer cuál es el trámite de su respectiva EPS y los requisitos que debe tener dicho documento para el trámite en mención, entre otros son: 

• Datos del trabajador:  Nombres y apellidos del afiliado cotizante
• Tipo y Número del documento de identidad
• Fecha de expedición
• Tipo de incapacidad:  Ambulatoria, hospitalaria, cirugía, urgencia
• Fecha de inicio, Fecha de terminación
• Días de incapacidad en número y letras
• Código diagnóstico clínico o nombre completo
• Riesgo que origina la incapacidad  (Contingencia-origen): Enfermedad General, Accidente de Trabajo, Enfermedad Profesional o Licencias.
• Datos completos del médico tratante

El Servidor Público que no informe de una incapacidad estará incurriendo en una falta según lo dispuesto en el  Código Único Disciplinario la Ley 734 de 2002 en una falta. 

Nota:  La incapacidad medica en papelería original y según las formalidades establecidas por la respectiva EPS, es el único soporte legal valido para justificar la ausencia y poder realizar la gestión de cobro de las prestaciones económicas derivadas de la incapacidad. 

La Oficina de Gestión Humana será responsable de realizar la gestión de cobro encaminada a obtener el reembolso económico de las incapacidades ante las diferentes EPS y ARL.

La Universidad  solo aplicará  las  incapacidades y licencias reconocidas y certificadas por la EPS.

EL RECONOCIMIENTO ECONÓMICO POR INCAPACIDADES SERÁN ASUMIDOS DE LA SIGUIENTE MANERA:

• Días 1 y 2: A cargo del empleador (Universidad de Caldas) por el 100%. 

• Días 3 a 180: A cargo de la EPS por intermedio del empleador por las 2/3 partes del ingreso base hasta el día 90, del día 91 en adelanta por el 50%.

• Días 181 a 540: A cargo de la AFP es pagada directamente al trabajador por el 50% del ingreso base

• Días 540 y ss: A cargo de la EPS el pago se realiza directamente al trabajador al 50%

La Universidad de Caldas desde el día 181 de incapacidad en adelante solo está en la obligación de pagar los conceptos correspondientes a la seguridad social.

OBSERVACIONES:

En caso de Accidente de trabajo el Servidor Público  debe reportarlo a su Jefe inmediato dentro de las primeras 24 horas posteriores al siniestro, quien a  su vez lo informará de inmediato en la Oficina de Seguridad y Salud en el Trabajo; esta dependencia procederá a reportar el mismo ante la Administradora de Riesgos Laborales con el fin de que el Servidor Público pueda acceder oportunamente a la atención médica en la red asistencial disponible por la ARL,  según el caso.

En el evento de un estado de embarazo la Empleada  deberá informar a su Jefe inmediato  con copia a  la Dependencia encargada del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y Oficina de Gestión Humana anexando constancia expedida por el médico sobre la fecha probable de parto. 

En caso de presentarse una incapacidad durante el disfrute de vacaciones, el Servidor Público deberá notificar  y entregar el certificado de incapacidad  expedido por la EPS al Jefe inmediato, quien solicitará por escrito a Gestión Humana la suspensión de las vacaciones por los días de incapacidad.

Las incapacidades expedidas por atención de  pólizas o atención de Médicos Particulares,  deben ser transcritas por  la EPS y tramitadas directamente por el  servidor público, adicionalmente reportadas a la  Oficina de Gestión Humana;  en caso de no ser transcritas por la EPS, estos días serán a cargo del Servidor Público, para esto se realizaran los descuentos en nómina de los días no reconocidos por la respectiva EPS.

Las incapacidades no reportadas, se tomarán como días no laborados, lo que implica el no reconocimiento de  salario de los mismos, con la carga prestacional y salarial que se genere en la correspondiente investigación administrativa.

Nota: cada mes las EPS relacionan informes con las incapacidades que se hayan presentado, lo que permite establecer que incapacidades no han sido reportadas en la Oficina de Gestión Humana.

Toda la información relacionada con el tema de incapacidades de interés general y particular,  se les comunicará a través del correo institucional; por lo tanto los invitamos a que lo consulten permanentemente pues es el medio oficial mediante el cual la Institución canaliza la información.

2. SOLICITUD DE CERTIFICADOS:

DESCRIPCIÓN: Los certificados son documentos oficiales expedidos por la Jefatura de Gestión Humana con el propósito de validar una situación laboral o normativa con los funcionarios vinculados.

El Anexo 20 del Acuerdo 18 de 2002, por el cual se adopta el régimen de tarifas para los servicios de laboratorios, generales varios y académicos que presta la Universidad de Caldas, establece que el valor de los certificados será de 0.0063 SMLMV (Salarios mínimos legales mensuales vigentes).

El valor a pagar por la expedición del certificado debe ser consignado en el Banco Davivienda según los siguientes datos:

• Nombre del Convenio: Universidad de Caldas
• Cuenta de Ahorros No: 084500007467
• Referencia 1: Cédula de ciudadanía
• Referencia 2:   1701
• No. de factura:   Colocar Certificado laboral
• Nombres y apellidos: del usuario
• Teléfono: del usuario
• Ciudad de residencia: del usuario.  

TIPOS: Los certificados emitidos por la Oficina de Gestión Humana son: 

Pasos: para SOLICITAR CERTIFICADOS:    Formato para la solicitud de certificados laborales

• El solicitante consigna el valor correspondiente a la expedición del certificado (0.0063 SMLMV).

• Solicitar a la Oficina de Gestión Humana el certificado requerido a través del formato del SIG para tal fin (Formato para la solicitud de certificados laborales)

• Vencido el término establecido para la entrega del certificado correspondiente, la Oficina de Gestión Humana entregará debidamente legalizado el certificado solicitado, para lo cual el solicitante firmará el formato de recibido.

Para este trámite la consignación bancaria y la solicitud se reciben de forma física en la oficina de gestión humana o escaneados al correo electrónico gestionhumana@ucaldas.edu.co y de igual forma se le envía copia escaneada al funcionario que solicita el certificado

3. RETIRO DE CESANTÍAS: (Fondos Privados y Fondo Nacional Ahorro FNA)  Formato de solicitud retiro de cesantías  

POR TERMINACIÓN DE VINCULACIÓN: Documento que se expide a toda persona que termina vínculo laboral con la Universidad de Caldas según lo establecido en la Ley 50 de 1990, Decreto 1562 artículo 2.2.1.3.15 para el retiro de las cesantías bastará la solicitud del afiliado, acompañado de prueba al menos sumaria sobre la terminación del contrato,  y sus demás normas concordantes.  

REQUISITOS:  

• Consignación en Davivienda el valor correspondiente a un Certificado Laboral en la cuenta de ahorros No. 084500007467 código 1701.

Para este trámite la consignación bancaria y el formato diligenciado se reciben de forma física en la oficina de gestión humana o escaneados al correo electrónico gestionhumana@ucaldas.edu.co y de igual forma se le envía copia escaneada al funcionario que solicita la carta. 

POR RETIRO PARCIAL: (para personal Administrativo y Docente Activos)

Para Mejora Vivienda:

• Consignar en Davivienda el valor correspondiente a un Certificado Laboral a la cuenta de ahorros No. 084500007467 código 1701 y anexar el recibo original.
• Certificado expedido por el Fondo Administrador con el saldo de las Cesantías.
• Fotocopia cédula de ciudadanía del funcionario
• Contrato de Mejoras: debe contener una cláusula donde especifique que en la forma de pago compromete las Cesantías.
• Certificado de Tradición del inmueble (no mayor a 90 días)
• Fotocopia de la cédula y matrícula del Ingeniero, Arquitecto y/o Maestro de Obra.
• Si el Contrato de Mejoras se va a realizar con una Persona Jurídica se debe adjuntar el certificado de existencia y representación legal de la empresa o persona jurídica no mayor a 90 días y la fotocopia de la cédula del Representante Legal.
• Adicionalmente si la propiedad está a nombre del cónyuge, deben anexar fotocopia del Registro Civil de Matrimonio, Declaración Extra juicio de Convivencia o Declaración Juramentada de Unión Libre con la fotocopia de la cédula
• Adicionalmente si la vivienda está con Leasing Habitacional, deben traer el certificado expedido por el Banco con el número de la matrícula del Inmueble.

 Abono a Crédito Hipotecario:

• Consignar en Davivienda el valor correspondiente a un certificado laboral a la cuenta de ahorros No. 084500007467 código 1701 y anexar el recibo original.
• Certificado expedido por el Fondo Administrador con el saldo de las Cesantías.
• Fotocopia cédula de ciudadanía del funcionario
• Certificado de la deuda, expedido por el Banco, cuando es hipoteca
• Certificado de Tradición del inmueble (no mayor a 90 días)
• Adicionalmente si la vivienda está con Leasing Habitacional, deben traer el certificado del Banco con el saldo y el número de la matrícula del Inmueble.
• Adicionalmente si la propiedad está a nombre del cónyuge, deben anexar fotocopia del Registro Civil de Matrimonio, Declaración Extra juicio de Convivencia o Declaración Juramentada de Unión Libre con la fotocopia de la cédula

 Para compra de Vivienda:

• Consignar en Davivienda el valor de $6.300 a la cuenta de ahorros No. 084500007467 código 1701 y anexar el recibo original.
• Promesa de Compra-Venta autenticada (en el cual debe estar la Cláusula, que en la forma de pago compromete las Cesantías)
• Si la propiedad pertenece a una persona jurídica se debe anexar el certificado de existencia y representación legal no mayor a 90 días y la fotocopia de la cédula ciudadanía del representante legal.
• Certificado de Tradición del inmueble que va a comprar (no mayor a 90 días)
• Fotocopia de la cédula del vendedor y comprador
• Certificado expedido por el Fondo Administrador con el saldo de las Cesantías. 

Para Educación (Fondos Privados):

• Consignar en Davivienda el valor de $6.300 a la cuenta de ahorros No. 084500007467 código 1701 y anexar el recibo original.
• Fotocopia cédula de ciudadanía, del funcionario
• Certificado o recibo del valor de la matrícula expedido por la Entidad Educativa.
• Certificado expedido por el Fondo Administrador con el saldo de las Cesantías.
• Si el retiro es para cónyuge, deben anexar fotocopia del Registro Civil de Matrimonio, Declaración Extra juicio de Convivencia o Declaración Juramentada de Unión Libre con la fotocopia de la cédula
• Si el retiro es para educación de sus hijos: Registro Civil de Nacimiento y fotocopia de documento de identidad.

Para Educación (FONDO NACIONAL DEL AHORRO):

Llevar directamente, los siguientes documentos al Fondo Nacional del Ahorro:

• Orden de pago de la matrícula con número de NIT, número de cuenta, tipo de cuenta y entidad financiera de la institución educativa. 

• Si el retiro es para cónyuge, deben anexar fotocopia del Registro Civil de Matrimonio, Declaración Extra juicio de Convivencia o Declaración Juramentada de Unión Libre con la fotocopia de la cédula.

• Si el retiro es para hijo(a) menor de edad: llevar Registro Civil de Nacimiento y fotocopia de documento de identidad; si es mayor de 18 años: Fotocopia de la Cédula y Registro Civil de Nacimiento.

• Fotocopia cédula de ciudadanía del funcionario ampliada al 150%.

• Solo pagan periodos vigentes y futuros. 

Para este trámite la consignación bancaria y la solicitud se reciben de forma física en la oficina de gestión humana o escaneados al correo electrónico gestionhumana@ucaldas.edu.co y de igual forma se le envía copia escaneada al funcionario que solicita el certificado.

4. SOLICITUD DE PERMISOS:  Formato para solicitud y autorización de permisos

DESCRIPCIÓN: Los permisos son autorizaciones para tener ausencias justificadas a las jornadas de trabajo establecidas en la Universidad.

PERMISO PERSONAL PARA FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS: El Acuerdo 014 de 2010 – Estatuto Administrativo - establece en su artículo 36 Literal d., que "los Servidores Públicos empleados de la Universidad pueden solicitar por escrito permiso remunerado hasta por cinco (5) días hábiles anuales, cuando medie justa causa. Corresponde al jefe inmediato autorizar o negar los permisos, quien deberá informar a su vez a la Oficina de Gestión Humana para los efectos pertinentes".

PERMISO PERSONAL PARA DOCENTES DE PLANTA: El Acuerdo 021 de 2002 – Estatuto de Personal Docente, establece en su artículo 61 que "el docente puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles cuando medie justa causa. Corresponde al Decano, con visto bueno del Director del Departamento, conceder o negar el permiso, teniendo en cuenta los motivos indicados por el docente y las necesidades del servicio"

PERMISO PERSONAL PARA DOCENTES OCASIONALES: El Acuerdo 011 de 2015, establece que "Los docentes ocasionales (...) podrán solicitar permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles durante la vigencia de la vinculación, siempre y cuando mediare justa causa y solicitud escrita del profesor. Las actividades asignadas durante el tiempo del permiso deberán compensarse con la finalidad de garantizar el cumplimiento de los compromisos de la labor académica.  Corresponderá al Decano, con el visto bueno del Director del Departamento, conceder o negar el permiso, teniendo en cuenta los motivos justificados por el docente y las necesidades del servicio.

PERMISO PERSONAL PARA DOCENTES CATEDRÁTICOS: El Acuerdo 044 de 2017, establece en su artículo 15 que "Los profesores catedráticos podrán solicitar permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles durante la vigencia de la vinculación, siempre y cuando mediare justa causa y solicitud escrita del profesor. Las actividades asignadas durante el tiempo del permiso deberán compensarse con la finalidad de garantizar el cumplimiento de los compromisos de la labor académica.  Corresponderá al Decano, con el visto bueno del Director del Departamento, conceder o negar el permiso, teniendo en cuenta los motivos justificados por el docente y las necesidades del servicio.

PERMISO POR CALAMIDAD DOMESTICA (Solo para funcionarios Administrativos): El Acuerdo 014 de 2010 – Estatuto Administrativo: establece en su artículo 36 Literal e, que "Los Servidores Públicos de la Universidad pueden solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles cuando medie justa causa. 

QUINQUENIO: Corresponde a cinco (5) días hábiles de permiso, pueden ser continuos o discontinuos. Hay plazo de un (1) año para hacer uso de este beneficio. Para el caso de personal en Provisionalidad: según Resolución de Rectoría No. 0000507 del 14 de julio de 2015, mediante la cual modifica el artículo segundo de la Resolución No. 0001107 del 2 de diciembre de 2014. 

JURADO DE VOTACIÓN: Los jurados de votación que trabajen en el sector público o privado tendrán derecho a un (1) día de descanso compensatorio de descanso remunerado dentro de los cuarenta y cinco (45) días hábiles siguientes a la votación.

SUFRAGANTE: La ley 403 de 1997, "Por la cual se establecen estímulos para los sufragantes", indica en su artículo 3 lo siguiente:

"El ciudadano tendrá derecho a media jornada de descanso compensatorio remunerado por el tiempo que utilice para cumplir su función como elector. Tal descanso compensatorio se disfrutará en el mes siguiente al día de la votación, de común acuerdo con el empleador". 

PASOS PARA SOLICITAR PERMISO: 

a. El funcionario solicita el permiso al Jefe Inmediato, quién niega o aprueba la solicitud según justificación y necesidades del servicio de la respectiva dependencia.

b. El docente previo visto bueno del Director del Departamento solicita el permiso al Decano quién niega o aprueba la solicitud según la justificación presentada y las necesidades del servicio.

c. Los permisos con los respectivos soportes se reciben de forma física en la oficina de gestión humana o escaneados al correo electrónico  gestionhumana@ucaldas.edu.co. 

d. La Oficina de Gestión Humana registra la información del permiso en el software utilizado para el registro del ausentismo y genera los análisis y estadísticas que sean del caso.

La Oficina de Gestión Humana registra la información del permiso en el sistema de información SARA.