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ALCANCE: Esta política contable aplica para las Cuentas por Pagar o pasivos financieros bajo el Marco Técnico Normativo Contable para Entidades de Gobierno, provenientes de las obligaciones contraídas por la Universidad de Caldas con personas jurídicas y entes judiciales; así como cumplimiento a las órdenes de embargos a funcionarios y/o contratistas de la Universidad y obligaciones contraídas con personas naturales y jurídicas por concepto de compra de Bienes y Servicios Nacionales y Extranjeros y otros acreedores.
SUMINISTRO DE INFORMACION: Información Generada desde las unidades ejecutoras de la Universidad de Caldas, Oficina Asesora de Control Interno, Oficina Asesora en Innovación y proyectos, Contratistas, entidades externas (Juzgados, Banco Agrario de Colombia, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Ministeriors, Departamento de Caldas, entre otros)
RESPONSABILIDAD: La responsabilidad de las actividades de este procedimiento es competencia del Rector, Vicerrector Administrativo, Jefe Oficina de Gestión Humana, Jefe Oficina Financiera, Profesionales Especializados, Universitarios, Pagador, Auxiliares Administrativos de las unidades ejecutoras de la Universidad de Caldas, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Departamento de Caldas, entre otras entidades externas.
Será responsabilidad de las áreas involucradas el cumplimiento del procedimiento de la gestión presupuestal, sin perjuicio de la responsabilidad fiscal y disciplinaria que les asista a los funcionarios de los Centros de Gastos, Vicerrectorías y otras dependencias u oficinas de la Universidad de Caldas que incurran en dicha omisión, de conformidad con la normatividad interna y externa vigente que corresponda.
1.1 PAGO POR EMBARGOS JUDICIALES
Quinto día hábil de cada mes (y/o de acuerdo con normatividad vigente) se debe efectuar pago por descuentos en nómina: Embargos Judiciales realizados a funcionarios y/o contratistas de la Universidad, este pago se realiza mediante transferencia electrónica en la página Depósitos Judiciales del Banco Agrario, de acuerdo con lineamientos trazados por esta entidad financiera, se exceptúa de este proceso a aquellos demandados que por autorización expresa de Juzgados, se les debe pagar directamente con transferencia electrónica.
Dicho pago se realiza según: INSTRUCTIVO PARA EFECTUAR PAGO DE CUENTAS EN MONEDA COLOMBIANA (COP).
Se debe elaborar archivo plano de acuerdo con especificaciones requeridas por el Banco Agrario de Colombia y con la información suministrada por la Oficina de Gestión Humana.
Se ingresa a la funcionalidad del Banco, a través de la dirección www.bancoagrario.gov.co y se selecciona el enlace denominados Depósitos Judiciales, creación masiva, carga de archivos Depósitos Judiciales, procesar archivo de depósitos judiciales, Botón de Pago (PSE). El archivo a transmitir mediante la Banca virtual del Banco Agrario debe contener entre otros los siguientes conceptos:
- Identificación de cedulas de ciudadanía
- Identificación de Nit
- Depósitos Judiciales: demandas civiles y municipales
- Entes coactivos
- Cuotas alimentarias: juzgados de familia
- Demandados
- Demandantes
- Radicado No
1.2 PAGO SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES:
El día correspondiente al pago, de acuerdo con la normatividad existente, se debe pagar la Seguridad Social, Pensión, Parafiscales, ICBF, ARL de la Universidad de Caldas, mediante planilla SOI, a través de ACH (Cámara de Compensación de Transferencias Electrónicas, o el Operador que designe Gestión Humana), planillas tramitadas y elaboradas por la Oficina de Gestión Humana en la página “ASOPAGOS” y su correspondiente causación en el sistema SARA, debe ser dentro del mes correspondiente a la nómina; los ajustes respectivos deben ser radicados en la Oficina Financiera, de acuerdo a los cronogramas internos expedidos y en todo caso con anticipación a la fecha del vencimiento del pago.
Dichas planillas deben ir anexas a los respectivos actos administrativos, autorizando el pago, así como órdenes de pago, con sus correspondientes compromisos presupuestales y soportes de descuentos realizados a cada funcionario activo y/o pensionado.
Toda la documentación del ítem anterior, debe estar radicada en La oficina Financiera, 5 días antes del vencimiento; ya que si la Planilla no es cancelada el mismo día de vencimiento, genera interés de mora, lo que no es permitido en la Universidad, ya que no existe rubro presupuestal para pago de Sanciones, ni Intereses moratorios; en casos extremos que no se pueda realizar el pago el mismo día de vencimiento, los intereses moratorios, serán asumidos y justificados por la Oficina de Gestión Humana.
ARL de los estudiantes, es tramitado por la Vicerrectoría Académica, en la página “APORTES EN LINEA”, cuya documentación igualmente debe ser radicada en la Oficina financiera, 5 días antes del vencimiento, en casos extremos que no se pueda realizar el pago el mismo día de vencimiento, los intereses moratorios serán asumidos y justificados por la Vicerrectoría Académica o el respectivo Centro de Gastos al cual corresponda.
Dichos pagos surten el INSTRUCTIVO PARA EFECTUAR PAGO DE CUENTAS EN MONEDA COLOMBIANA (COP), mediante transferencia electrónica y/o Botones de Pago, PSE..
1.3 MANEJO DE CUENTAS EN MONEDA EXTRANJERA MEDIANTE TRANSFERENCIA Y/O PAGOS CON TARJETA DE CREDITO EMPRESARIAL
1.3.1 MEDIO DE PAGO: TRANSFERENCIA:
Una vez surtidos los procesos contractuales ante la oficina de Contratación de la Universidad, Centro de Gastos respectivo, solicita aprobación compromiso presupuestal ante la Oficina de Presupuesto y una vez aprobado, radican documentación en la Tesorería (correo electrónico: monedaextranjera@ucaldas.edu.co), donde se procede al trámite del pago de acuerdo con la normatividad interna y externa existente y a los protocolos establecidos por cada entidad financiera.
Documentación requerida desde los Centros de Gastos para pagos en moneda extranjera:
- Acto Administrativo, indicando claramente: concepto, valor y moneda objeto de pago, así como valor en Pesos Colombianos para efectos presupuestales y contables el cual debe ser igual al Compromiso Presupuestal, gastos bancarios, otros.
- Factura
- Certificado del Contador de la Universidad, quien indicará si aplica o no descuesto Impuesto de Renta.
- Acta Recibo a Satisfacción, cuando aplique tener en cuenta: Valor Total del Contrato = Valor del Acto Administrativo en Pesos Colombianos. Valor del Pago que Autoriza = valor real de pago en moneda pactada.
- Carta de Instrucciones con información que suministra Beneficiario del pago: Nombre Beneficiario, Identificación y/o Pasaporte, Dirección residencia, Ciudad, País, Teléfono contacto, Nombre del Banco, Número y Tipo de cuenta, Ciudad del Banco, Códigos: BIC, SWIFT, ABA, CUIT y demás información que aporte el beneficiario o contratista.
De acuerdo con la solicitud del Centro de Gasto de la Universidad de Caldas y una vez radicados los documentos de manera correcta, el área de Tesorería realiza los trámites necesarios ante la entidad bancaria, elabora carta y formato de instrucciones con las firmas autorizadas para pagos, (dos de cuatro firmas registradas: Jefe Financiero, Pagador, Profesional Especializado Presupuesto, Profesional Especializado Tesorería).
Monetización del pago está a cargo del Profesional Especializado de Tesorería, quien aprueba la operación ante Mesa de Dinero de la entidad Bancaria, siempre y cuando el valor comprometido presupuestalmente por el Centro de Gastos cubra la operación total, incluidos gastos de transacción establecidos por la entidad Bancaria, a la TRM (TRM o tasa representativa del mercado: indicador que representa el valor promedio diario de la tasa de cambio entre dólar norteamericano y peso colombiano) vigente al día de la negociación, más porcentaje correspondiente al IVA.
Actualmente aplican las siguientes comisiones, no obstante; es potestad de las entidades bancarias actualizar y/o modificar las tarifas, las cuales serán informadas en su momento.
Pago en Dólares Americanos: USD $20,00 - Pago en Yenes: USD $35,00
Moneda diferente a Dólares americanos y Yenes: USD $30,00 (Incluye Euro, Libra Esterlina, Dólar Canadiense y Franco Suizo)
Monedas que no maneja la entidad Bancaria, los giros se realizan con comisión de USD $20,00 y se transfiere en Dólares; sin embargo es necesario autorización para el respectivo giro en esta moneda por parte del Centro de Gastos, autorización debe quedar expresa en los correspondientes actos administrativos (Acta Recibo a Satisfacción y Acto Administrativo).
Entidad bancaria posteriormente envía, Notas de Liquidación (DC: DCIN 83 Banco de la República. MT: mensaje SWIFT. NL: nota de liquidación moneda extranjera), la cual refleja valor en pesos colombianos objeto de la monetización y giro al beneficiario; siempre y cuando datos de éste estén correctos y no se haya evidenciado errores en los mismos, lo que generaría un oficio aclaratorio por parte del Centro de Gastos y una segunda monetización de Divisas a la fecha de la corrección y en los horarios establecidos por los bancos, con el fin de que el giro sea efectivo al beneficiario.
Horario para monetizar pago ante Mesa de Dinero de la Entidad Bancaria:
Días hábiles, hasta las doce del mediodía.
Horario para enviar soportes a la Mesa de Dinero de la Entidad Bancaria:
El mismo día de la monetización, hasta las 2:00 p.m, si no se cumple con este horario, la operación será cancelada por la entidad bancaria, debiendo monetizar nuevamente en otra fecha.
Desde la Tesorería de la Universidad de Caldas se remite al Centro de Gastos respectivo, notas de liquidación, mediante la cual se realizó monetización y pago al beneficiario, para que procedan a legalizar transacción en la oficina de Presupuesto, liberando o reintegrando saldo comprometido, o en su defecto generando nuevo compromiso presupuestal con su respectivo acto administrativo para cubrir diferencia en cambio.
Igualmente, de la Tesorería se radica toda la documentación objeto de giro, en la oficina de Presupuesto, para la respectiva causación Presupuestal, de allí pasa a Contabilidad para causación contable y vuelve a la Tesorería para realizar Nota Debito en el Sistema financiero y legalizar así pago realizado.
1.3.2 MEDIO DE PAGO: TARJETA DE CREDITO EMPRESARIAL:
De acuerdo con la normatividad interna expedida por la Universidad de Caldas, se realizarán pagos mediante Tarjeta de Crédito Empresarial por celebración de contratos con pago por internet o en línea o botón de pago PSE.
El Centro de Gastos solicita aprobación compromiso presupuestal ante la Oficina de Presupuesto y una vez aprobado, radican documentación en la Tesorería (correo electrónico: monedaextranjera@ucaldas.edu.co).
- Carta de aceptación de la oferta, Resolución o demás Actos Administrativos en donde se indique que forma de pago es con tarjeta de crédito empresarial.
- Link de acceso de la entidad objeto del pago
- Certificado de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas en el cual se indique la vigencia y seguridad de la página en la cual se realizará la compra.
- Y demás documentos contractuales que posea el centro de gastos.
Profesional Especializado de la Tesorería, funcionario delegado para el manejo de Tarjetas de Crédito Empresarial, coordina con Supervisor de la compra del Bien o Servicio requerido, previamente nombrado desde el Centro de Gastos correspondiente, para el pago respectivo, estrictamente en Línea.
Cada Centro de Gastos de la Universidad es Responsable de los cargos aplicados a la Tarjeta de Crédito Empresarial por renovación de suscripciones, compras o servicios, ya que para toda compra de un Bien o Servicio debe surtir los procesos contractuales establecidos en la Universidad; por lo tanto, no debe existir renovaciones automáticas.
La Tesorería de la Universidad, es responsable del pago del Extracto bancario generado por las compras y pagos, una vez conciliado por el encargado de la Tarjeta de Crédito; a su vez remite documentación recibida del Centro de Gastos, a la oficina de Presupuesto, para la respectiva causación Presupuestal, luego pasa a Contabilidad para causación contable y regresa a la Tesorería para realizar Nota Debito en el Sistema Financiero y legalizar así el pago realizado, el cual es informado al Centro de Gastos con el fin de legalizar transacción en Presupuesto, liberando y/o reintegrando saldo comprometido.
1.4 PAGO BENEFICIARIO FINAL PROYECTOS DEL SISTEMA GENERAL DE REGALIAS HABILITADOS EN PLATAFORMA SPGR (SISTEMA DE PRESUPUESTO Y GIRO DE REGALÍAS)
Gestión presupuestal de gasto (responsable dentro del aplicativo de reflejar la incorporación presupuestal, registro de CDP y Compromiso), creación y aprobación de cuentas bancarias de beneficiarios y posterior aprobación por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Gestión contable (responsable dentro del aplicativo de registrar las cuentas por pagar, obligaciones y amortizaciones) y generación de Órdenes de Pago presupuestales por todo concepto.
Pagador central (responsable dentro del aplicativo de: registro presupuestal de órdenes de pago y autorización, registro de órdenes de pago no presupuestales para el giro de las deducciones y autorización, endoso de órdenes de pago presupuestales, reintegro de orden de pago no presupuestal, reintegro presupuestal y cancelación de pasivos originados en traspasos a pagaduría, registrar y autorizar las órdenes de pago presupuestales y no presupuestales correspondientes a deducciones por todo concepto), para el respectivo giro por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Creación de cuentas bancarias para giro de deducciones con generación de Órdenes de Pago No Presupuestales y solicitud Asignación de Caja.
Será responsabilidad de las áreas involucradas el cumplimiento del procedimiento de la gestión presupuestal, sin perjuicio de la responsabilidad fiscal y disciplinaria que le asista a los funcionarios de los Centros de Gastos, Vicerrectorías y otras dependencias u oficinas de la Universidad de Caldas que incurran en dicha omisión, de conformidad a lo dispuesto en la ley 600 del 2000 y a la ley 734 de 2002 y/o demás normas que le apliquen.
Hacer uso del Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías -SPGR- para realizar la gestión de ejecución de recursos implica que el ejecutor de los mismos debe expedir CDP, RP del compromiso, RP de la obligación y ordenación del pago al destinatario final en el aplicativo SPGR, para los proyectos del Sistema General de Regalías, aprobados y habilitados en dicha plataforma y de acuerdo con la normatividad y los procedimientos expedidos para los mismos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y/o Dirección Nacional de Planeación.
Dichos proyectos igualmente son ejecutados y tramitados en el Sistema de Gestión Financiero de la Universidad de Caldas, con el fin de equilibrar el presupuesto.
Estos proyectos son manejados con Recursos sin Situación de Fondos, por lo tanto para garantizar una correcta operación de las cuentas, se debe realizar en el Sistema Financiero de la Universidad, ingreso por el valor Bruto total de las cuentas autorizadas para pagos efectivamente realizados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y realizar el respectivo egreso con cuenta bancaria designada por Contabilidad, posteriormente toda la documentación es archivada de acuerdo con las Tablas de Retención Documental físicamente o mediante Drive o en el sistema oficial de archivo designado en la Universidad de Caldas.
La generación de Órdenes de Pago no Presupuestales generadas por el perfil Pagador Central en la Plataforma SPGR, corresponde a todas las Deducciones tributarias y no tributarias que se aplica a los Beneficiarios de acuerdo con la normatividad existente, las cuales son solicitadas al Ministerio de Hacienda y Crédito Publico mensualmente.
Una vez realizado el desembolso por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a cuentas bancarias de la Universidad de Caldas, dicho ingreso se registra mediante comprobante contable de traslado de fondos 914-140 en el Sistema de Gestión Financiero.
La ejecución presupuestal oficial para todos los fines será únicamente la que se registre en el Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías - SPGR, la cual es ejecutada bajo los Perfiles de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería.
1.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL AL SERVICIO DE LA DEUDA
La Universidad de Caldas actualmente tiene contrato de empréstito interno y de pignoración de rentas celebrado con el Banco Davivienda S.A, Redes contable ante la Financiera de Desarrollo Territorial S.A. – FINDETER, línea de crédito Tasa Compensada, pagos estipulados de forma trimestre anticipado.
La destinación del crédito se dio para Financiar primera fase del "Proyecto del Centro Cultural Universitario", orientado a desarrollar un espacio físico que garantice un espacio con biblioteca y con mejores condiciones para los estudiantes de la Universidad de Caldas, la comunidad Universitaria en General y para la Región Caldense.
La Tesorería lleva control de las fechas de pago y proyecta Resolución de pago para aprobación de la Vicerrectoría Administrativa, una vez asignado CDP y su respectivo compromiso presupuestal, delegado a este Centro de Gastos.
Mensualmente se reporta informe a la Contraloría General de la Republica y al Ministerio de Hacienda y Crédito Público:
FORMATO: Sistema Estadístico Unificado de Deuda – SEUD
1.6 DESEMBOLSO CAJAS MENORES
El pago se efectúa de acuerdo con el instructivo para efectuar pago de cuentas en COP. Mediante transferencia electrónica o cheque. Responsables para el manejo de las cajas menores, deberán actuar de conformidad con la ley y responderán por la legalización oportuna y el manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales y disciplinarias a que hubiere lugar.
Sí giro se realiza mediante transferencia electrónica, responsable del manejo de la caja menor, deberá hacer retiro del dinero en efectivo y manejarlo en la oficina, como sí estuviese cambian el cheque, con el fin de tener mayor control del dinero y disponibilidad del mismo.
Al 30 de noviembre de cada vigencia, Ordenador del Gasto y/o funcionarios responsables de las cajas menores proceden a la legalización total y final de las cajas menores reintegrando dineros no ejecutados; con excepción de la Caja Menor asignada a Servicios Generales y a Secretaria General, qué se legalizará a mediados del mes de diciembre, teniendo en cuenta el transporte y otros trámites de fin de año que se deben atender en la Oficina Financiera y en la Secretaria General de la Universidad de Caldas.
1.7 DESEMBOLSO AVANCES, APOYOS ECONÓMICOS Y ACUERDOS LABORALES
El pago se realiza mediante transferencias bancaria, daviplata, nequi ó cheque en casos excepcionales y una vez generada Nota Debito en el Sistema de Gestión Financiero, se actualiza el Drive o el sistema oficial designado en la Universidad de Caldas para el manejo de cuentas virtuales, con el fin que la Oficina de Contabilidad proceda con el control de legalización, contabilización, archivo y demás procesos requeridos.
De acuerdo con la normatividad interna y externa existente, no se tramita pago de un avance, apoyo económico o acuerdo laboral, sin la debida legalización de uno anterior y en caso de radicarse los documentos para pago cuya comisión haya sido ya realizada, deberá contener el respectivo cumplido de comisión.
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