Ésta guía contribuye al cumplimiento de la política de Equivalentes al Efectivo. 

ALCANCE: Se agrupan las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata con los que cuenta la UNIVERSIDAD DE CALDAS que son manejados por las diferentes áreas siempre y cuando este establecido en un documento legal donde indica la responsabilidad y el manejo de las Cajas Menores, cajas satelites y/o fondos rotatorios.

SUMINISTRO DE INFORMACION: Las dependencias relacionadas serán encargadas de ofrecer la información correspondiente a las Cajas Menores en el Sistema de Gestión Financiera SGF  - Reembolso mensual       

RESPONSABLES: Vicerrectoría Administrativa, Oficina Financiera y Administradores Delegados si es el caso.

APERTURA Y RADICACIÓN 

• Para dar apertura a una caja Menor, Caja Satélite o Fondo Rotatorio se constituye por cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el jefe del respectivo órgano, el cual indica la cuantía, responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar.
• Cada responsable contara con un usuario y una contraseña del Sistema de Gestión Financiera, el cual será otorgado por el área financiera con el fin de realizar los asientos contables tanto de legalización (gastos) como de reembolsos (ingresos)
• Se radica Acto administrativo con su debido soporte para apertura de caja menor
• El funcionario encargado determina si la documentación está o no completa
• Se pasa a Oficina de Presupuesto para autorizar compromiso presupuestal
• La oficina de presupuesto pasa a contabilidad para la causación
• Se causa en el SGF y pasa a tesorería para pago.  

LEGALIZACIÓN

• Las legalizaciones deben ser mensuales ya que esto permite establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación del efectivo y equivalente a efectivo.
• La legalización debe ser por medio de facturas o recibos originales con su respectiva firma, para efectos tributarios la facturación  debe contener lo establecido en el Art. 617 del Estatuto Tributario.
• La persona responsable de las cajas menores o los fondos rotatorios deben registrar en el Sistema de gestión  Financiero los soportes correspondientes a  la legalización 
• Es necesario que sea entregado a la persona encargada de avances los soportes de legalización generado del SGF y los respectivos soportes de los gastos mensuales..
• La persona encargada de avances debe verificar que los soportes correspondan a los autorizados en la Resolución.
• Se debe entregar al área de Tesorería los últimos días de cada mes las consignaciones correspondientes a retención en la fuente y demás impuestos generados en las cajas menores y fondo rotatorias.

REEMBOLSO

• El reembolso de las cajas menores se debe realizar solo cuando se haya consumido más de un 70% del total de la caja menor.
• El rembolso de los fondos rotatorios se realizara cada mes o una vez se haya ejecutado el 70% del monto autorizado.