ALCANCE: Esta guía aplica para la elaboración y presentación de informes y declaraciones tributarias y legales establecidas por los diferentes entes responsables (Dian, Municipio de Manizales, Contaduría General de la Nación, Ministerio de Educación, Rentas Manizales y Rentas Bogotá)

SUMINISTRO DE INFORMACION: La información se obtiene por medio del SGF después de haberse realizado s los procesos de causación, legalización y registro de hechos económicos, igualmente por  las interfaces generadas por el sistema SARA correspondientes a las retenciones practicadas por salarios.

RESPONSABLES:  Rectoría, Vicerrectoría Administrativa, Área de Contabilidad, área de Tesorería y Gestión Humana

RETENCIÓN EN LA FUENTE E INDUSTRIA Y COMERCIO

• Bajar el reporte del Sistema Financiero por cada uno de los diferentes conceptos,  y alimentar el archivo del pago mensual, para poder obtener el valor real y total dela base de cada concepto.
• Registrar en el sistema las facturas que reporta la oficina de Sistemas Granjas, correspondiente a los convenios de Celema y de Industria la Cabaña.
• Asociar a Tributarios los comprobantes 901 que efectúa Tesorería y que no se registran en el Reporte tributario que expide el Sistema Financiero.
• Asociar a Tributarios los comprobantes 901 que efectúa Tesorería y que no se registran en el Reporte tributario que expide el Sistema Financiero.
• Registro de la Base de la Retención en la Fuente correspondiente a todos los conceptos sujetos a retención.
• Realizar comparación de la información generada en los anteriores procesos con el libro auxiliar suministrado por el SGF
• Diligencia el borrador de la declaración mensual de Retención en la Fuente de la Dian impreso y en la página de la Dian y se realiza con firma electrónica.
• Diligencia el formulario de la declaración bimensual de Retención de Industria y Comercio en la página del Municipio de Manizales el cual se presenta de forma física con su respectiva firma y transferencia bancaria.
• Generar  en el Sistema Financiero la Orden de Pago.

PREPARACION, ELABORACION Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

• Se valida y se actualiza las operaciones mensuales registradas en el Sistema de Gestión Financiera
• Se revisa los libros auxiliares por cuenta y por cada tercero
• Inicialmente se toman saldos contrarios de acuerdo a la naturaleza de la cuenta y se hace el análisis pertinente; se realiza ajuste si es necesario.
• Se revisan todas las partidas que componen los estados Financieros y se realiza ajuste si es necesario.
• Se realiza cierre mensual generando balance de comprobación.
• Se elaboran los diferentes estados ( Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Flujos de Efectivo y las Revelaciones)
• Se presentan para firma y aprobación ante la administración.

Nota: El Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados se presentan mensualmente y todos los Estados Financieros se deben presentar anualmente,  estos deben ser comparativos, igualmente su revisión y preparación es de manera permanente.

DECLARACIÓN DE INGRESOS Y PATRIMONIO

• Con base en los Estados Financieros aprobados se diligencia el formato establecido por la Dirección de Aduana e Impuestos Nacionales (DIAN) para el año gravable respectivo.
• La información registrada es en base a la Normatividad vigente (Estatuto Tributario).
• Se presenta en la página de la DIAN y su firma en electrónica.
• Nota: este reporte se presenta anualmente, sin embargo su revisión y construcción es de manera permanente.

MEDIOS MAGNETICOS DIAN

• Registrar de manera permanente toda la información financiera en el archivo de Excel Magnéticos Dian
• Consolidación de la Información Medios Magnéticos  ya que se debe dejar solo un registro por proveedor, por cada uno de los conceptos.
• Bajar la información del sistema correspondiente a cada uno de los conceptos que se deben enviar a la Dian
• Solicitar la información correspondiente a nomina (concepto: salarios-renta y formato 2276-Certificado de Ingresos y retenciones) con el fin de diligenciar los conceptos 5001 del formato 1001 y formato 2276.
• Organizar cada uno de los conceptos por formato (formato 1001, formato 1007, formato 1008, formato 1009, formato 1012, formato 2276).
• Se Revisan los conceptos de todos los formato
• Descargar el pre validador de la página de la Dian con el fin de reportar la información  requerida.
• Prevalidar cada uno de los formatos y generar archivos (xml DEMUISCA) para ser validados en la Dian y realizar corrección de errores.
• Realizar firma electrónica de cada uno de los formatos validados y presentación de la información ante la Dian.

Nota: este reporte se presenta anualmente, sin embargo su revisión y construcción es de manera permanente.

MEDIOS MAGNETICOS INDUSTRIA Y COMERCIO –MANIZALES

• Registrar de manera permanente la información sujeta a retención de Industria Y comercio en el archivo de Excel.
• Consolidación de la Información Medios Magnéticos  ya que se debe dejar solo un registro por proveedor, por cada uno de los conceptos.
• Bajar la información del sistema correspondiente a cada uno de los conceptos que se deben enviar a Industria y Comercio Manizales
• Revisar cada uno de los conceptos y  compararlos con los de información alimentada para medios magnéticos y con los certificados que expide el Sistema de Información Financiera con el fin de que haya uniformidad en la información.
• Se organizan y se convierten los archivos al formato estipulado por Industria y Comercio, para su respectiva validación.
• Se validan los archivos con la información de medios magnéticos requerida por Industria y Comercio de Manizales
• Ya validada la información de forma exitosa, se envía correo electrónico a rentas@manizales.gov.co para dar cumplimiento a lo estipulado por Industria y Comercio.

Nota: este reporte se presenta anualmente únicamente para las compras y servicios de la ciudad de Manizales, sin embargo su revisión y construcción es de manera permanente.

MEDIOS MAGNETICOS INDUSTRIA Y COMERCIO –BOGOTA

• Registrar de información en el archivo de Excel Exógena Bogotá por los conceptos de Servicios y Compras correspondiente a los establecimientos con sede en Bogotá
• Se revisa la información requerida y se comparar con la información del sistema Financiero.
• Se prevalida  los archivos en la  página de Hacienda Bogotá y se corrigen errores si es el caso.
• Se genera el reporte con la presentación de la información correspondiente a Industria y Comercio- Bogotá

Nota: este reporte se presenta anualmente, sin embargo su revisión y construcción es de manera permanente

CONSOLIDADOR DE HACIENDA E INFORMACIÓN FINANCIERA PÚBLICA CONVERGENCIA –CHIP

Se deben diligenciar 3 formularios: Operaciones Reciprocas, Saldos y Movimientos y Variaciones Trimestrales.

1. Operaciones Reciprocas:

• Se descarga del Sistema Financiero las transacciones que existieron al momento del cierre del informe con las otras entidades Publicas
• Se descarga de la Página de la CGN las reglas de eliminación para determinar la correlatividad de las cuentas contables.
• Se concilia con las demás entidades públicas por medio de Correos electrónicos y llamadas telefónicas, los saldos a reportar.
• Se diligencia formulario de acuerdo a instructivo emitidos por la CGN.

2. Saldos y Movimientos:

• Se descarga del Sistema de Gestión Financiero el reporte de saldos y movimientos
• Se descarga el Formulario de la CGN y se diligencia  con el reporte obtenido del SGF.

3. Variaciones Trimestrales

• Con base en los Estados financieros se toman las variaciones significativas y  se diligencia directamente en la plataforma del CHIP (aplicativo)
• Se realizar las respectivas explicaciones de cada variación.

Nota:

• Estos reporte se presentan trimestralmente, sin embargo su revisión y construcción es de manera permanente y depende se los cierres para la presentación de Estados Financieros.
• Anualmente se deben cargar los Estados Financieros con sus respectivas revelaciones en archivo PDF en la página del CHIP (Contaduría General de la Nación)

CHIP MOROSOS BDM (Boletín de Deudores Morosos): 

• Se revisa en el SGF con entidades públicas que poseen cuentas por cobrar con la Universidad de Caldas superiores a 6 SMLV y con deuda vencida superior a 6 meses
• Se envía correo electrónico a la entidad informando que será reportado en el Boletín De Deudores Moroso del Estado
• Se revisan los saldos reportados en el semestre anterior y si la entidad realizó el respectivo pago se procede a registrar la novedad de retiro en el Boletín de Deudores Morosos del Estado
• Se realiza registro de entidades morosas en plataforma CHIP CGN y se trasmite con la debida información
• Si la Universidad de Caldas no posee Cuentas con Cobrar con entidades públicas se trasmite el debido formulario SIN DEUDORES MOROSOS

Nota: Éste reporte se presenta semestralmente , sin embargo su revisión y construcción es de manera permanente

INFORME VARIACION TRIMESTRAL SNIES (Sistema Nacional de Información de la Educación Superior)

• Se descargar del Sistema Financiero el reporte del Estado de Información Financiera.
• Se revisa y se organizar cada una de las cuentas del Estado de Información Financiera, de forma operativa, ajustando las formulas a fin de que se ajuste  con el Estado de Resultados.
• Se descarga de la página del Ministerio De Educación Nacional, las plantillas para cargar  la información respectiva al Estado de Información Financiera.
• Se verifica en la herramienta HECCA, del Ministerio de Educación Nacional, que la información que se registró se haya validado exitosamente.
• Después de realizar el cargue de la Información, se emite la confirmación por parte de la página.

Nota: este reporte se presenta trimestralmente , sin embargo su revisión y construcción es de manera permanente

OTROS INFORMES

De acuerdo a los requerimientos por los diferentes entes internos y externos se realizan los informes necesarios de manera continua, entre ellos:

• Control Interno
• Cámara de representantes
• Contraloría General de la Republica
• Procuraduría General de la Nación
• Ministerio de Educación Nacional
• Fiscalía General de la Nación
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
• Derechos de petición