El área de costos y presupuestos de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas elaboran y revisan los presupuestos de los proyectos y programas especiales, los cuales son requeridos para el desarrollo de las actividades misionales de la Institución. La aprobación final de los presupuestos la realiza la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

La descripción de las actividades requeridas para la elaboración de los presupuestos se encuentra en el I-PL-685 Instructivo para el análisis de la información y elaboración de presupuestos de programas especiales y proyectos.  

En esta guía se encuentran la forma como los Docentes interesados realizan la respectiva solicitud para la elaboración de los presupuestos y programas especiales a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, con la finalidad de dar claridad sobre los tiempos establecidos para dicho proceso y la forma como se debe realizar la solicitud en aras de administrar eficientemente los procesos internos del área de costos y presupuestos.

Los pasos para la solicitud son los siguientes:

1. La elaboración de los presupuestos se realiza en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas con el Coordinador del proyecto en conjunto con el Profesional del área de costos y presupuesto, con cita previa. Para acordar la reunión, los interesados pueden solicitarla telefónicamente o vía correo electrónico a planeacion.presupuesto@ucaldas.edu.co, y desde allí los Profesionales encargados realizarán la asignación de la cita para el diligenciamiento de los formularios en el Sistema Integrado de Gestión, previa distribución de las Vicerrectorías y Facultades realizada entre los mismos profesionales.

2. El Profesional del área de costos y presupuestos realiza los ajustes y observaciones pertinentes al borrador del presupuesto creado en el SIG y procede a enviarlo al Ordenador del Gasto y Coordinador del proyecto respectivo, a través del correo electrónico planeacion.presupuesto@ucaldas.edu.co, o correo institucional de las funcionarias de presupuesto, para realizar las correcciones que considere al documento. 

3. Una vez el Ordenador del gasto y/o Coordinador del proyecto realicen los ajustes pertinentes al borrador del presupuesto, se deberá enviar el documento al correo planeacion.presupuesto@ucaldas.edu.co o correo institucional de las funcionarias de presupuesto, para proceder a la revisión final por parte de la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Las actividades descritas en los puntos anteriores tienen un tiempo máximo de duración de 8 días hábiles.

• La Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas cuenta con 3 días hábiles para revisar, ajustar y aprobar el presupuesto en el SIG y proceder a su firma.

• El Profesional del área de costos y presupuestos enviará el documento en físico firmado al Ordenador del Gasto para su aprobación final.

• El Ordenador del Gasto y/o Secretario de Facultad enviará el Vo.Bo aprobando dicho presupuesto al correo planeacion.presupuesto@ucaldas.edu.co, en un máximo de 3 días hábiles contados a partir del envío del documento aprobado.