Cuando surge una norma externa y es de conocimiento por parte de cualquier miembro de la comunidad universitaria, este analiza si la normativa externa (Ley, Decreto, Acuerdo)  regula aspectos de interés aplicables para la Universidad de Caldas y sus dependencias, e igualmente, si comprende a los entes universitarios autónomos en sus efectos. Para su ingreso al normograma y posterior aplicabilidad en la institución se detallan los siguientes pasos:

1. Una vez el líder del proceso o el responsable de la norma respectiva admite la aplicación para la Universidad, procede a enviar la solicitud de incorporación al normograma mediante correo electrónico a sig@ucaldas.edu.co.  Asimismo, debe adjuntar la respectiva norma (link de consulta o pdf) e informar el proceso y el procedimiento al cual debe ser articulado. 

2. El funcionario del área del Sistema Integrado de Gestión de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas recibe la solicitud y procede a su incorporación ingresando al sistema con usuario y clave del administrador del normograma, (clave otorgada por el ingeniero de soporte y mantenimiento del sistema).

3. En el enlace Pendientes - Gestión Documental – dar clic en Administración del Normograma  - clic en Normatividad Externa -  clic en Agregar Nueva Normatividad  y selecciona el tipo de normatividad – EXTERNA – se despliega un esquema solicitando los siguientes datos:

• Norma: Se debe digitar según sea (Ley, Decreto, Acuerdo) 

• Emitida: Organismo del estado el cual emite la norma (Archivo General de la Nación, Congreso de la República, Contaduría General de la Nación, etc.

• Observaciones: Se digitan aspectos contemplados en la norma

• Vínculo: Se debe ingresa el link

• Año: En el cual fue emitida la norma

• Descripción: Digite el fundamento del acto administrativo

• Instancia: Organismo que emite la norma, y por último guarde cambios

4. Posterior al ingreso de la norma al sistema, verificar en la página web de la Universidad por el normograma institucional, en normativa externa, que la norma efectivamente quedó allí consignada, disponible para su consulta, aplicación y vinculación al o los procedimientos correspondientes.

5. Finalmente, para vincular una norma externa a un procedimiento se siguen los pasos descritos en la guía G-GD-59 en ELABORAR PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS Y GUÍAS.