ALCANCE: Este procedimiento se aplica a los pagos que se realicen a través de tarjeta de crédito de la Universidad, derivados de contrataciones que se requieran legalizar por medio de aceptación de ofertas, según la exigencia del Acuerdo 08 de 2017 artículo 33.

RESPONSABLES: La responsabilidad de las actividades de este procedimiento es competencia de los Ordenadores de Gasto y delegados que ejecutan el presupuesto Institucional.

DETALLE: Previo al proceso propio para el pago, el centro de gastos deberá realizar las gestiones pertinentes con el grupo de contratación y en todo caso, deberá tener en cuenta lo siguiente:

Creación del Tercero a cargo de la Oficina Financiera. Para este efecto deberá suministrar a la oficina financiera lo siguiente:

Persona Natural: Cédula de Extranjería y/o Rut (actualizado según Resolución 154 del 14/12/2012)

Nota: número de pasaporte no sirve para registrar en la base de datos, toda vez que éste varia de número de acuerdo con vencimientos.

Persona Jurídica: RUT o Código Fiscal (ID). En caso de no tener disponible el ID, se dará aplicación a la codificación establecida para el tipo de documento 43 para terceros del exterior en las disposiciones de la resolución DIAN 00060 de 2017 o cualquiera de sus modificaciones. 

Datos Personales: país, ciudad, dirección, teléfono, correo electrónico. 

Indispensable reportar si el Extranjero es Residente en el País, con el fin de establecer porcentaje de Retenciones. 

Al crear terceros tener en cuenta “CLASE”:

E: Extranjeros

C: Cedula de Ciudadanía 

A: NIT para Persona Jurídica

T: Tarjeta de Identidad

O: Elementos y Entidades Bancarias, (utilizado por CONTABILIDAD y SISTEMAS).

• Certificado de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas en el cual se indique la vigencia y seguridad de la página en la cual se realizará la compra. 

• Por tratarse de una modalidad de comercio electrónico (compra con tarjeta de crédito a través de Internet), el pago se hace anticipadamente y posteriormente se paga el extracto bancario generado por la compra. 

• Toda compra de un Bien o Servicio, debe surtir los procesos contractuales establecidos en la Universidad, por lo tanto, no podrán existir renovaciones automáticas.

Proceso de Pago: Oficina Financiera

Para el pago se requerirá la presentación de los siguientes documentos: 

• Acto Administrativo o carta de aceptación de oferta, indicando claramente:

          - que el medio de pago es con tarjeta de crédito empresarial,

          - concepto de la compra,

          - valor y moneda objeto de pago,

          - valor en Pesos Colombianos para efectos presupuestales y contables el cual debe ser igual al Compromiso Presupuestal, asumiendo gastos bancarios y fluctuaciones de la moneda (en caso de ser en moneda extranjera).

• factura,

• orden de pedido,

• enlace del pedido, para realizar la compra,

• certificado de página segura y vencimiento de la misma, expedido por la oficina asesora de planeación y sistemas,

• supervisor de la compra, quien deberá estar presente en la tesorería al momento de la compra del bien o servicio.

• certificado de disponibilidad presupuestal – CDP y su correspondiente compromiso presupuestal autorizado por Oficina Financiera.

La UNIVERSIDAD tendrá hasta 5 días hábiles para realizar el pago correspondiente.

La Tesorería de la Universidad, es responsable del pago del extracto generado por las compras y pagos, una vez conciliado por el responsable de la tarjeta de crédito; a su vez remite documentación recibida del centro de gastos, a la oficina de presupuesto, para la respectiva causación presupuestal, luego pasa a contabilidad para causación contable y vuelve a la tesorería para realizar nota debito en el sistema financiero y legalizar así el pago realizado, el cual es informado al centro de gastos con el fin de legalizar transacción en presupuesto, liberando y/o reintegrando saldo comprometido.