DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
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No.
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Actividad
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Responsable
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Descripción
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1
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Organizar archivos según las TRD de las unidades productoras
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Auxiliar administrativo o Secretaria de cada una de las unidades productoras
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La persona encargada del archivo de gestión de cada una de las unidades productoras, organiza los archivos según lo establecido en la respectiva TRD, teniendo en cuenta los tiempos de retención de los documentos. Posteriormente procede a la clasificación de las series documentales para la futura eliminación.
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2
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Solicitar revisión de los documentos a eliminar y diligenciar acta de eliminación
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Auxiliar administrativo o Secretaria de cada una de las unidades productoras
Funcionario delegado de la Oficina Administración de Documentos y coordinador de grupo
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La persona encargada del archivo de gestión de cada una de las unidades productoras, solicita a la Oficina de Administración de documentos, mediante correo electrónico realizar visita para revisión de los documentos a eliminar.
Posterior a la visita el funcionario delegado de administración de documentos aprueba la eliminación de estos y procede a dar su visto bueno, para la respectiva firma del coordinador de grupo de administración de documentos, firma del jefe de la dependencia y de la persona encargada del archivo de gestión. (este trámite se realizara de forma digital aplicando la política cero papel y el uso del sistema admiarchi)
Tiempo: cuando sea requerido
Registro: Formato acta de eliminación documental
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3
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Envío de documentación a eliminar al archivo central
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Auxiliar administrativo o secretaria de cada una de las unidades productoras
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La persona encargada del archivo de gestión de cada una de las unidades productoras, deberá entregar los expedientes en el archivo central con la respectiva acta de eliminación debidamente firmada.
En caso de que la documentación no cumpla con los parámetros establecidos para su eliminación será devuelta a la unidad productora.
Tiempo: cada vez que se remite documentación a eliminar
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4
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Destrucción de la documentación a eliminar
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Funcionario delegado de la Oficina Administración de Documentos
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El funcionario delegado por la Oficina de Administración de documentos recibe la documentación remitida por las unidades productoras y realiza el picado del papel, para garantizar que pueda ser reciclado (el papel no debe ser arrugado porque pierde sus propiedades para reciclar).
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5
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Solicitar la recolección del material eliminado.
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Funcionario delegado de la Oficina Administración de Documentos
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El funcionario delegado de la Oficina de Administración de documentos solicita al área de Gestión Ambiental la recolección del papel picado.
Tiempo: Cuando sea requerido
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6
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Recoge el material reciclable a eliminar
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Reciclador (Convenio EMAS-VEOLIA – Universidad de Caldas).
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El reciclador recoge el papel picado en la Oficina de Administración de Documentos y lo almacena en el centro de acopio de la Universidad.
Tiempo: Posterior a la solicitud realizada
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