1. Introducción:

El Centro de Bibliotecas e Información Científica de la Universidad de Caldas tiene como misión mediar en los procesos de docencia e investigación a través de los diferentes recursos de información. Como biblioteca universitaria, su infraestructura física y tecnológica responde a las necesidades de la comunidad académica (estudiantes, docentes y egresados) teniendo en cuenta criterios de calidad, actualidad y pertinencia. Conforme a su misión y teniendo en cuenta los constantes avances en las áreas de conocimiento, así como los diferentes cambios en la cadena de circulación de la información, se requieren criterios para evaluar las diferentes colecciones que conforman el acervo con el fin de cumplir con los objetivos institucionales y proceder con su actualización y descarte.

2. Legislación aplicable:

Para el descarte del material que conforma el acervo se toman como referentes la legislación existente en la  Ley 1379 de 2010 de Bibliotecas Públicas;  la ley 594 de 2000  ley general de archivos, el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de cultura,  la Resolución 0257 de Rectoría de 1998, Resolución de Rectoría  747 de 2007, Manual integrado de conservación de la Universidad de Caldas 2019.

3. El proceso inicia con la evaluación de los elementos (conformado por libros, publicaciones seriadas, tesis, material audiovisual, entre otros) con el propósito de identificar los materiales que debido a su obsolescencia, uso, deterioro o estado de conservación, acción de agentes naturales, entre otras causas; no cumplen con su propósito de utilidad para los usuarios y, por lo tanto, deben ser descartados con el propósito de lograr una depuración de los sistemas de información, custodia y almacenamiento del material propio de las colecciones del Centro de Bibliotecas e Información Científica de la Universidad de Caldas.

4. Definiciones

• Acervo: Conjunto de bienes o valores morales o culturales que pertenecen a un grupo. Libros, publicaciones seriadas, tesis, medios audiovisuales (CDs, cassetes), almanaques, plegables y folletos, entre otros.

• Descarte bibliográfico: Consiste en la evaluación crítica de las colecciones con el propósito de retirar los libros que por su obsolescencia, deterioro por el uso o por agentes naturales, entre otras causas, no cumplen con una función de utilidad para los usuarios de la biblioteca.

• Obsoleto o desactualizado: Material cuyo contenido ha perdido vigencia y que ha dejado de tener una utilidad actual. Es indispensable considerar que la obsolescencia no tiene que ver necesariamente con la cantidad de años en uso, sino básicamente con la actualización y vigencia de su contenido. Cuando se recibe en la biblioteca una nueva edición u otra más actualizada, las anteriores solo deberán conservarse por un corto periodo de tiempo, ya que sus datos estarán superados.

• Folletos, almanaques, plegables: Contienen información propagandística o de ocasión cuya vigencia de contenido es efímera y, por lo mismo, prescindible.

• Publicaciones periódicas de números únicos o descontinuados: La importancia de las publicaciones periódicas radica en su actualidad y en la unidad temática que va generando a lo largo de su existencia. Los números únicos y atrasados no representan la importancia del conjunto secuencial de los fascículos, de modo que solo podrán conservarse cuando sean números monográficos, es decir, que traten sobre un mismo tema, y puedan integrarse orgánicamente al conjunto de la colección general para enriquecerla.

• Baja o nula consulta: Este criterio es, quizá́, el que requiere de mayor atención, debido a que el retiro de estas obras solo podrá́ hacerse cuando no afecten el equilibrio temático de la colección o limiten la propuesta de lectura que la biblioteca pública debe promover a través de su programa cultural, académico o de investigación.

• Obras de alta especialización: Este tipo de libros, por sus características temáticas, brindan información a un público muy reducido por lo que su uso es poco frecuente.

• Ajeno a los objetivos de la biblioteca: Las obras cuyo contenido no corresponde a las necesidades académicas e investigativas de la institución.

• Tesis: En su gran mayoría estas obras sirven a un grupo muy reducido de lectores de nivel superior, por lo que comúnmente se encuentran en bibliotecas universitarias, especializadas o en institutos de investigación.

• Libros antiguos, raros y valiosos: Obras que por sus características temáticas y fecha de edición posean un alto valor bibliográfico y por tanto sea preferible destinarlas a bibliotecas con fondos históricos o reservados.

• Mal uso: ateriales mutilados, desencuadernados, rayados, sucios y estropeados por el uso inadecuado, y cuya reparación resulta imposible.

• Deterioro por agentes naturales: Materiales dañados por agentes ambientales o por el transcurso del tiempo (hongos, humedad, papel ácido, apolillados, etcétera).

• Exceso de ejemplares: Cuando el número de ejemplares excede las necesidades informativas y ocupan un espacio que requieren otros materiales. En general se recomienda que por cada obra existan dos o tres ejemplares como máximo. En casos muy específicos, cuando la demanda del libro es alta, podrán conservarse más ejemplares de reserva.

• Impresión deficiente: Los que tienen errores de edición o de tipografía que impidan la lectura adecuada.

• Obras con gran valor para la investigación: Obras especializadas que por su tipo o temática sean recursos importantes para la investigación y consulta de un número considerable de usuarios.

• Títulos insustituibles: Obras difíciles de conseguir y cuyo contenido sea actual y probablemente no sea tratado nuevamente de la misma manera.

• Títulos de interés local: En su mayoría documentos de historia, humanidades y ciencias que tienen que ver con la localidad o la región.

5. Criterios para la evaluación y descarte de materiales

La evaluación del material que conforma el acervo facilitará la toma de decisiones respecto a su calidad, actualidad y pertinencia, entre las acciones se podrá optar por la conservación, la reubicación o el descarte definitivo de material que ha dejado de tener una utilidad para los fines misionales de la institución.

En este sentido, este trabajo debe realizarse no solo con el personal de la biblioteca sino que, preferiblemente, debe contar con el acompañamiento de las diferentes unidades académicas (programas, colectivos docentes, comités de currículo, entre otros) y grupos de investigación quienes debido a su especialidad pueden recomendar acciones de conservación o ratificar el descarte definido del material.   

El líder del Grupo Interno de Biblioteca y su equipo, establecen las prioridades para la evaluación del acervo (por colecciones, sedes, áreas de conocimiento, tipo de material, etc.) agrupando en un solo espacio el material que será susceptible de conservación, reubicación o descarte. Posteriormente se relaciona en el formato de descarte o reubicación de material bibliográfico, hemográfico y audiovisual el material para sistematización y trazabilidad y se envía comunicación anexando el formato diligenciado a los comités de currículo, unidades académicas y/o expertos para que realicen la evaluación y estimen la conservación o descarte del material.

Como ejercicio de transparencia, se dará a conocer el resultado del proceso, para ello se fijarán los listados en la web de la biblioteca. Se procederá a realizar el análisis de las respuestas recibidas  y a adoptar las medidas y/o correctivos a aplicar, en el caso de que haya material susceptible de acciones de reubicación o conservación.

Finalmente, se diligencia el acta para descarte de material bibliográfico y se procede a la eliminación definitiva del material

Es importante tener en cuenta que para el descarte definitivo de ciertos materiales debe estar garantizado el presupuesto para su reposición. La periodicidad del mismo debe ser de cada dos años.

Teniendo en cuenta lo anterior se establecen los siguientes criterios generales para la

   I. Evaluación con fines de descarate: 

a.  De contenido

• Cambios en los planes y programas de estudio, por lo que el material no corresponde a los contenidos de las asignaturas.

• Desfase científico de los contenidos, lo que hace que sea obsoleto.

• Publicaciones periódicas de escaso interés.

• Material que no se consulta debido a su obsolescencia, calidad o pertinencia.

• En el caso de publicaciones seriadas y tesis, el material se encuentra disponible en un soporte diferente al papel y se garantiza la conservación y acceso a la información.

• Folletos, almanaques, plegables, entre otros.

• Enciclopedias incompletas y/o desactualizadas.

b.  Funcionalidad

• Deterioro físico.

• Exceso de ejemplares duplicados innecesarios.

• Infección o acción de agentes biológicos.

• Problemas de edición (calidad deficiente en la impresión, obras sin copyright).

• Fotocopias y argollados

II. Material de conservación permanente:

a.  Patrimonio bibliográfico

• Ediciones valiosas, libros raros, manuscritos, ediciones príncipe

• Bibliotecas personales o colecciones de autor

• Ediciones históricas (hasta inicios del siglo xx)

b.  Recursos regionales e institucionales

• Material insustituible que corresponden al patrimonio cultural de la región

• Obras producidas por la institución

c.  Títulos con gran valor para la investigación

III. Material hemerográfico (revistas, periódicos y publicaciones seriadas)

La conservación retrospectiva de las publicaciones periódicas dependerá de las necesidades académicas y de investigación, así como de la alternativa de recuperación de los fascículos por medio de internet y de la disponibilidad en recintos bibliotecarios cercanos a la institución que cuenten con hemeroteca.

Actualmente los periódicos y revistas han migrado a formatos electrónicos, lo que permite su consulta en internet; adicionalmente han recuperado sus archivos históricos en sistemas de recuperación de información en acceso abierto. En este sentido, el ejemplar impreso puede conservarse por tiempos cortos. Algunos suplementos semanales o mensuales que revisten interés cultural pueden preservarse.

En el caso de las revistas especializadas es recomendable conservarlas por el mayor tiempo que sea posible. En todo caso podrán emplearse los mismos criterios de contenido y funcionalidad expuestos en el primer punto.

6. Indicadores para el descarte de material

Con base en la guía de Texas State Library and Archives Commission, se sugiere realizar un descarte de material bibliográfico, documental, hemerográfico,  audiovisual, sonoro y digital, así: