Esta guía aplica para todas las partidas conciliatorias en tránsito reflejadas en las conciliaciones bancarias de todas las cuentas bancarias que posee la Universidad de Caldas, en instituciones financieras.

De acuerdo con establecido en la Resolución 193 de 2016 emitida por la Contaduría General de la Nación, la cual define el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable, las conciliaciones bancarias son documentos soportes que respaldan las diferentes operaciones realizadas por la entidad.

Como consecuencia de lo anterior las conciliaciones bancarias son un mecanismo de apoyo para el control y administración del disponible y de los recursos depositados en instituciones financieras, por lo que su alcance, no puede limitarse a la sola identificación de las partidas que justifican las diferencias entre los registros contables y los valores reportados en los extractos bancarios, toda vez que ello debe acompañarse de la respectiva gestión administrativa de reclamos o de consecución de la información o documentos necesarios para soportar y reconocer los movimientos y garantizar la fiabilidad de los saldos que integran los estados contables.

POLITICA Y CONDICIONES DE OPERACIÓN:

De acuerdo a lo establecido en la Resolución 620 de 2015 y sus modificaciones emitidas por la Contaduría General de la Nación, por la cual se define el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

Teniendo en cuenta lo anterior esta resolución establece: “La subcuenta 240720 recaudos por clasificar se afectará, de manera transitoria, por el valor de los recursos recibidos por la entidad, cuyo destinatario no ha sido identificado y sobre los cuales debe adelantarse la identificación del mismo para garantizar su adecuada clasificación”.

Por otro lado, en la doctrina contable pública compilada a diciembre 2022 por la Contaduría General de la Nación, señala lo siguiente:

Concepto N° 20221100056411 del 25-08-2022 “En relación con los saldos sin identificar que resulten de las conciliaciones bancarias a favor de la entidad, y atendiendo a los principios de Devengo y Periodo contable, para este caso en particular, los hechos económicos deben reconocerse en el momento en el que surgen los derechos y obligaciones, el reconocimiento de la consignación efectuada por el tercero sin identificar, se realiza mediante un débito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS y un crédito en la subcuenta 240720-Recaudos por clasificar de la cuenta 2407- RECURSOS A FAVOR DE TERCEROS”. 

I.    DEPOSITOS RECIBIDOS SIN IDENTIFICAR

La Universidad de Caldas en el área de tesorería al cierre de cada mes y luego de tener las conciliaciones bancarias definitivas, registrará de manera transitoria un crédito en la cuenta auxiliar 24072001 consignaciones por identificar y un débito a la cuenta auxiliar del banco que corresponda, por las partidas pendientes por identificar y que estén así catalogadas en cada una de las conciliaciones bancarias, el registro quedará con el comprobante de tesorería 922-250.

No obstante, en las conciliaciones bancarias no deben existir diferencias entre el saldo en libros y el saldo del extracto bancario con corte a 31 de diciembre de cada período, so pena de incumplir los principios del registro, devengo o causación y período contable y las características de oportunidad y comparabilidad para que la información contable cumpla la característica fundamental de representación fiel de los hechos económicos.

Al momento de identificar algún deposito recibido por parte de las unidades ejecutoras de la Universidad, se realizarán los ajustes contables y presupuestales que seas necesarios.

Así mismo cada 4 meses en marzo, julio y noviembre, si no se reciben en la Oficina Financiera los soportes de las consignaciones pendientes por identificar, el valor será reclasificado de la siguiente manera:

Contablemente:

1. Debitando la subcuenta contable 24072001 consignaciones por identificar, de la cuenta 2407 recaudos a favor de terceros, crédito contra la cuenta 4305 Servicios Educativos (de las cuentas bancarias recaudadoras de servicios académicos Nivel Central y/o Fondos de Facultad).

2. Debitando la subcuenta contable 24072001 consignaciones por identificar, de la cuenta 2407 recaudos a favor de terceros, crédito contra la cuenta 48082601 Recuperaciones (de las cuentas bancarias recaudadores diferentes a servicios académicos Nivel Central y/o Fondos de Facultad).

Presupuestalmente:

1. Reconocer en la ejecución de ingresos del presupuesto recursos de capital (recuperaciones o reintegros y otros recursos no apropiados) según la unidad ejecutora.

PERIODICIDAD: Cada 4 meses

II.   CIERRE DE VIGENCIA FISCAL

Con corte al 31 de diciembre de cada vigencia, el procedimiento será el mismo que se trazó en el marco de adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad para el sector público – NICSP, Resolución 533 de 2015 y sus modificaciones emitidas por la Contaduría General de la Nación.

No obstante, las partidas conciliatorias registradas en la cuenta contable 24072001 Recaudos por clasificar y/o 48082601 Recuperaciones, seguirán siendo analizadas por parte de las unidades ejecutoras y enviando los respectivos soportes a la oficina Financiera, con el fin de realizar los ajustes contables, de cartera y presupuestales a que haya lugar.