El SUIT es la fuente única y válida de la información de los trámites que todas las instituciones del Estado ofrecen a la ciudadanía, facilita la implementación de la política de racionalización de trámites y contribuye a fortalecer el principio de transparencia, evitando la generación de focos de corrupción. (fuente Función Pública)

A.  GESTIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE TRÁMITES

Está constituido por cuatro mosaicos, a través de los cuales se gestiona la información de la Universidad:

1.    Administración

2.    Formato Integrado

3.    Racionalización

4.    Cadenas de Trámites

Acceder al sistema en el enlace: https://www.funcionpublica.gov.co/web/suit Digitar el usuario y contraseña asignados:

1.   Administración

Este componente muestra información general registrada de la Universidad de Caldas y el avance de la gestión de los usuarios, formularios, inventarios y racionalización de trámites:

1.  Formato Integrado

A través de este componente se consultan y actualizan los formatos o trámites documentados, tarea asignada a la Oficina de Admisiones y Registro Académico por parte de la Oficina de Planeación y Sistemas:

En la casilla Inicio, se observan los formatos sin gestionar, en proceso de creación, tareas pendientes, los enviados para aprobación del SUIT y en la última línea los inscritos, que para el caso de la Universidad a abril de 2022 son 21:

Esta página muestra el resumen de los formatos o trámites, facilita la descarga en formato Excel, consulta y modificación de manera individual:

La información del trámite o formato integrado se presenta de la siguiente forma, dividida en módulos:

·      Descripción

·      Información del resultado final

·      Fundamento legal

·      Información ejecución

·      Registro dirigido a

·      Clasificación temática

·      Qué se necesita (pasos para la ejecución del trámite)

·      Medio para seguimiento del usuario

Bajo esta misma estructura se crean y modifican los trámites

La actualización de los datos de un trámite se ejecuta a través del ícono del lápiz de la columna Acciones, y al confirmarlo abrirá la página para ingresar los ajustes:

En la siguiente página cada módulo quedará disponible para modificaciones, los campos en gris no son susceptibles de cambios porque son generales asociados al trámite o al sistema:

Las flechas facilitan la navegabilidad y modificaciones de los módulos y el cierre del formato o trámite con la equis:

Una vez se terminan las modificaciones el sistema válida para aprobación y la línea queda con un ícono para reconocerlo como pendiente, en el resumen. Para volver a ingresar y continuar con cambios, se activa por el ícono de la flecha verde:

En el segundo campo Gestionar puntos de atención, se incorporan, eliminan o ajustan éstos datos, activando la que corresponda en la columna Acciones:

El último campo Búsqueda de formatos integrados, facilita encontrar un trámite en particular, mediante el registro de uno o varios datos en las casillas:

Una vez se accede se selecciona el componente Racionalización

En el componente Racionalización se encuentra la función Gestión de Datos de Operación, en la cual se registran los datos para cada trámite a cargo, que se habilita seleccionando el icono del lápiz:

Una vez se ingresa al trámite, se debe identificar la vigencia o año y el trimestre que va recibir los datos en cada una de las casillas, cuyos valores previamente han sido recepcionados de consulta ejecutada por la mesa de ayuda y/o el funcionario responsable del trámite, como se indicó anteriormente:

Al final oprimir el botón Actualizar para guardar los datos registros y volver a página y seleccionar un nuevo trámite y continuar con el proceso.