Correo electrónico institucional:

El correo electrónico institucional permite a los usuarios acceder a servicios de comunicación, autoservicio y trámites en la Universidad de Caldas, con el fin de optimizar las comunicaciones de la Institución. A partir de esto, se establecen mecanismos para dirigir los mensajes recibidos en la cuenta de correo electrónico institucional accesible a través del portal institucional y demás servicios como chat, foros, redes sociales. Sin embargo, solo se garantiza la entrega de los mensajes institucionales a la comunidad universitaria en la cuenta de correo electrónico con dominio @ucaldas.edu.co y no se reconoce oficialmente ningún otro medio de envío de correo electrónico como canal de comunicación.

Buenas prácticas: 

Una vez creada la cuenta, es deber del usuario mantener la confidencialidad de las claves de acceso asignadas por la administración del correo electrónico institucional (contraseña), y abstenerse de divulgarla a terceros por cualquier motivo ya que la Universidad, la Oficina de Sistemas ni el grupo de ingenieros de la Mesa de Ayuda, se hacen responsable de los perjuicios, daños, modificaciones o eliminaciones de la información contenida en su buzón.

Se espera que cada usuario disponga de los mensajes que no desea conservar y que organice y mueva los mensajes que desea conservar a las áreas dispuestas para esto. Mantener los mensajes en “Recibidos" ó "Inbox” tiene como consecuencia que eventualmente llegue al límite de espacio permitido y consecuentemente se rechace todo nuevo correo electrónico. Es responsabilidad del usuario manejar el espacio de almacenaje provisto. Por otra parte, con el fin de mantener saludables nuestros sistemas, periódicamente y de forma automática se procederá a remover todos los correos electrónicos que se encuentren en área de “Papelera" ó "Trash”. 

Solicitud correo electrónico institucional 

Para solicitar la creacion de un correo institucional para un funcionario o dependencia, se deberá enviar un ticket por medio de la mesa de ayuda a través del siguiente enlace http://ayuda.ucaldas.edu.co/web/ -abrir ticket nuevo -tema correo funcionarios-dependencias, con la siguiente información: 

1. Nombre del funcionario o dependencia

2. Número documento de identidad

3. Objetivo de uso del correo

4. Dependencia donde labora

5. Nombre del responsable del correo

6. Tipo de vinculación del responsable del correo solicitado y fecha inicial y final del contrato 

7. Número de teléfono. 

8. Correo personal.

9. Correo institucional del responsable del correo (Si lo tiene). 

10. Nombre deseado para el correo solicitado. 

11. Tiempo durante el cual requiere el correo. 

12. La información adicional que se solicite desde el área de soporte de sistemas. 

Para solicitar una cuenta de correo electrónico, el solicitante debe tener el siguiente tipo de vinculación con la Universidad: Docente, Estudiante o Administrativo. Con relación a la vinculación de personal (Cátedra, Ocasionales, Contratistas, Judicantes, Provisionales y Practicantes), se mantendrán las mismas condiciones de creación y eliminación del buzón. Dicha solicitud se realizará a través de la mesa de ayuda.  

Eliminación del correo electrónico: 

Teniendo en cuenta que las oficinas de Gestión Humana es la que registra los retiros de docentes, administrativos y Registro Académico los retiros de estudiantes, serán las encargadas de informar a la Oficina de Sistemas sobre la desvinculación del funcionario o estudiante y se procederá a deshabilitar la cuenta de correo electrónico y posterior eliminación del buzón, incluidos los correos y adjuntos que se tenga en dicha cuenta. Por lo tanto se recomienda que una vez notificado el funcionario o estudiante del retiro dispondrá de un (1) mes para realizar descarga de archivos y eliminación de los correos e informar a los contactos o proveedores de información importante para la institución, la nueva dirección de correo electrónico a la que deben dirigir sus comunicaciones.

Las Oficinas de Gestión Humana y Registro Académico deberán informar mensualmente a la Oficina de Sistemas de las novedades de retiros de funcionarios y estudiantes respectivamente, con el fin de depurar la base de datos de correos institucionales.