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INSTRUCTIVO PARA EL PAGO DE INTERFASES.

GESTIóN FINANCIERA

I-GF-128
Rige a partir de:
2016-09-02

Versión: 3

 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12008-11-07
22016-08-08
32016-09-02

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores

OBJETIVO:
Establecer las actividades que genera el proceso de órdenes de pagos a través de Interfases, por concepto de nóminas, monitorias, becas, avances, apoyos económicos y pagos masivos en general.


DESARROLLO:

A través de la interfases se realizan pagos masivos como son : nóminas, avances, becas y monitorias a la Comunidad Universitaria (Funcionarios, docentes, estudiantes)

 Interfase: Es una modalidad del Sistema de Gestión Financiera que  permite realizar pagos masivos, optimizando el tiempo y los  recursos.



FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio 0    
2 Radicación 1 Operario Calificado
Recepción Resoluciones provenientes del Centro de Gastos,(Oficina de Gestión Humana – pago de nóminas, Bienestar Universitario – Becas, Monitorias, Otros Centros de Gastos – pagos masivos).

TIEMPO: 1 día.
3 Revisión y Registro 2 Técnico Administrativo Oficina Presupuesto Revisa datos y contenidos de las Resoluciones

TIEMPO: 1 dia
4 Verificación de Valores en los Rubros del Sistema de Gestión Financiera 3 Técnicos Administrativos Oficinas de Presupuesto y Contabilidad Las Resoluciones de Pago pasan al área contable junto con archivo plano,revisando las imputaciones a afectar en la causación contable de
la interfase.

TIEMPO: 1 día hábil

5 Realiza proceso de cargue de las interfases 4 Técnico Administrativo Oficina Contabilidad Carga archivo plano en SGF, se genera la Interfase y se confirma,
se imprimen las órdenes de pago remitiéndolas al Área de Tesorería.

TIEMPO: 1 día
6 Recepciona documentos 5 Pagador Oficina Financiera Recibe orden de pago de contabilidad con todos los soportes requeridos.

Tiempo 1 día
7 Revisa, clasifica las nóminas, becas, monitorias y apoyos económicos masivos. 6 Pagador y/o profesional especializado oficina financiera El Pagador clasifica las órdenes de pago según recurso presupuestal, confirma con soportes (archivos Planos, PDF, Excel) enviados por la oficina de Gestión Humana, Bienestar Universitario y demás centros de gastos.


TIEMPO: 1 día.
8 Revisa saldo bancario Libro vs Bancos 7 Pagador y/o profesional especializado oficina financiera Realiza movimiento bancario, de acuerdo a la necesidad de pago.


TIEMPO: 1 día
9 Realiza traslado 8 Auxiliar Administrativo Oficina Financiera Realiza traslado en el Sistema de Gestión Financiera


TIEMPO: 1 día
10 Realiza transferencia bancaria 9 Pagador y/o profesional especializado oficina financiera Autoriza orden de pago y genera giro electrónico mediante pagos masivos, generando archivo plano para subir a la entidad bancaria.

TIEMPO: 1 día
11 Revisa cuentas para aprobar transferencia bancaria 10 Profesional Especializado Oficina Financiera Revisa órdenes de pago con sus correspondientes soportes.

Tiempo : 1 día
12 Aprueba transferencia bancaria 11 Profesional Especializado Oficina Financiera Revisa las cuentas objeto de pago y aprueba la transferencia bancaria

Tiempo: 1 día
13 Decide 12 Pagador y/o profesional especializado oficina financiera Con el fin de verificar si las transferencias bancarias se realizaron efectivamente, se revisa en el sistema bancario las aprobaciones y rechazos, se imprime reporte bancario y se pasa para Nota Debito.

Tiempo : 1 día

14 Realiza proceso de pago en el SGF 13 Pagador y/o Auxiliar Administrativo oficina financiera Cancela orden de pago y realiza proceso de pago en el SGF.

TIEMPO: 1 día
15 Imprime Nota Débito 14 Auxiliar Adtivo Oficina Financiera Imprime 1 Nota Débito, la adjunta al paquete completo de la orden de pago y la pasa para archivo.

TIEMPO: 1 día
16 Pago rechazado, solicita aclaración de la información

15 Pagador y/o profesional especializado oficina financiera Solicita aclaración de la información al respectivo Centro de Gastos, con el fin de actualizar las bases de datos.

TIEMPO: 1 Día
17 Realiza reenvío del pago 16 Pagador y/o profesional especializado oficina financiera De acuerdo con los cambios realizados en las bases de datos, se procede a realizar reenvío del pago, mediante transferencia bancaria y/o cheque, el cual es archivado al paquete inicial como soporte.

Tiempo: 1 día
18 Genera movimiento del día 17 Auxiliar Administrativo de Pagos y Auxiliar Administrativo Oficina Financiera Organiza documentación contra movimiento de pagos del día y pasa para archivo oficina.

Tiempo : 2 días
19 Archivo Egresos 18 Auxiliar Administrativo Oficina Financiera Organiza documentación de pagos diarios y archiva, acorde con Tabla de Retención Documental.
20 FIN 19    

 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Natalia Jaramillo Restrepo

PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Paula Andrea Chica CortÉs

JEFE DE OFICINA
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO

JEFE DE OFICINA

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