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INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DOCUMENTAL EN TESORERÍA.

GESTIóN FINANCIERA

I-GF-135
Rige a partir de:
2008-11-13

Versión: 1

 

OBJETIVO:
Definir las actividades para el manejo de los documentos de la Oficina Financiera con el propósito de mantener la documentación ordenada de forma tal que permita una fácil consulta, de conformidad con la normatividad de archivo.

DESARROLLO:
En la Tesorería reposan todos los documentos soportes de:
1. Pagos: Comprobantes de Egresos y Notas débito ingresos, documentos generados y soportados desde todos los Centros de Gastos, Secretaria General y Contabilidad.

2. Recaudos: Comprobantes de Recaudo, Recibos de Caja y Comprobante del Cierre de Caja, documentos generados del recaudo en la caja de la Tesorería.

3. Ingresos: Comprobantes de Ingresos, documentos generados de las consignaciones que realizan estudiantes y demas personas a la Universidad de Caldas, los cuales son recepcionados, en las diferentes Facultades, Programas de la Universidad, Registro Académico, Oficina Financiera y Tesorería.

Con lo anterior, la Tesorería custodia, controla y archiva todos los documentos soportes de pagos, egresos, ingresos , recaudos, devoluciones, adicional de los demas documentos objeto de comunicaciones internas y externas, debidamente archivados según las normas del Archivo General de la República.

FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio 0    
2 Recepciona documentos 1 Profesional Universitario - Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera. TIEMPO: todos los dias habiles de la semana
3 Decide 2 Profesional Universitario - Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera. Clasifica ingresos, recaudos y/o egresos.

TIEMPO: 1 mes
4 Son recaudos o ingresos, Va a paso 10. 3    
5 Son egresos, Revisa. 3 Profesional Universitario - Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera. Revisa que los egresos estén consecutivos con todos los soportes y registra en el libro de inventarios.

TIEMPO: 1 mes
6 Decide 5 Profesional Universitario - Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera. Determina que el comprobante de egreso este firmado.

TIEMPO: depende del momento en que el beneficiario reciba el cheque
7 Esta firmado, Va al paso 10. 6    
8 No esta firmado, Custodia el cheque hasta que sea reclamado. 6 Profesional Especializado y Pagador de la Oficina Financiera. Ver documento de referencia: Guía para la recepción, registro, custodia y control de títulos y valores; G-GF-375.

TIEMPO: La custodia del cheque es permanente
9 Reclama el cheque. 8 El beneficiario TIEMPO: El cheque puede estar en custodia hasta por 6 meses, concluido este tiempo, se anula y se lleva a cuenta de Cheques girados y no cobrados, mediante acta, hasta que el beneficiario reclame nuevamente y presente denuncio en caso de perdida o el cheque original.
10 Legaja. 9 Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera. Legaja los Egresos, Ingresos y Recaudos de acuerdo a la fecha del comprobante, consecutivamente, con base a la ley general de archivos y normatividad archivistica.

TIEMPO: todos los dias habiles de la semana
11 Custodia el archivo. 10 Profesional Universitario y Especializado de la Oficina Financiera. Custodia el archivo hasta que la oficina de administración de documentos lo reciba.

TIEMPO: permanente
12 Fin 11    

 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Sonia Imelda Vallejo Rivera

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Mauricio Arbelaez Rendon

JEFE DE OFICINA
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO

JEFE OFICINA

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