Sistema Integrado de Gestión

ALCANCE: Este procedimiento aplica para todos los ingresos y recaudos realizados a la Universidad mediante consignaciones, transferencias y/o giro de divisas realizadas en cuentas bancarias y/o recaudos en Cajas Satélites, por concepto de Derechos Académicos, venta de bienes, prestación de servicios, suscripción de convenios, laboratorios, granjas, tienda universitaria, centro editorial, inscripciones, certificados, simposios, cursos de extensión, y demás eventos.

SUMINISTRO DE INFORMACIÓN: Información generada desde las unidades ejecutoras de la Universidad de Caldas, oficina Asesora de Planeación y Sistemas, entidades externas, entre otros.

RESPONSABLES: La responsabilidad de las actividades de este procedimiento es competencia de los Ordenadores del Gasto, Secretarios (as) de Facultad, Profesionales Especializados, Profesionales Universitarios, Pagador, Técnicos, Jefes de Oficina, Auxiliares Administrativos de las unidades ejecutoras e Ingenieros a cargo del SIA (Sistema de Información Académico).

Será responsabilidad de las áreas involucradas el cumplimiento del procedimiento de la gestión presupuestal, sin perjuicio de la responsabilidad fiscal y disciplinaria que les asista a los funcionarios de los Centros de Gastos y oficinas de la Universidad de Caldas que incurran en dicha omisión, de conformidad con la normatividad interna y externa vigente que corresponda.

RECAUDOS E INGRESOS:

Los Recaudos están representados en valores recibidos en Cajas Satélites, los cuales son consignados al día hábil siguiente en cuenta bancaria de la Universidad y los Ingresos en entidades financieras, mediante consignaciones, transferencias electrónicas y/o giro de divisas por un tercero (estudiante, docente, funcionario, contratista, proveedor, entre otros) por concepto de: Derechos Académicos, venta de bienes, prestación de servicios, suscripción de convenios, laboratorios, granjas, tienda universitaria, centro editorial, inscripciones, certificados, simposios, cursos de extensión, entre otros.

Los Centros de Gastos son responsables de recibir soportes de consignaciones y transferencias electrónicas, las cuales deben ser enviadas periódicamente a la Oficina Financiera, detallando: concepto de pago, proyecto, factura, nombre e identificación del beneficiario, con el fin de ser contabilizados en el Sistema Financiero, y posteriormente ser archivados de acuerdo con la Tabla de Retención Documental físicamente o mediante Drive o en el sistema oficial de archivo designado en la Universidad de Caldas.

Los Ingresos y Recaudos están representados en:

1. Efectivo:

1.1 Moneda Nacional (billetes - monedas)

1.2 Moneda Extranjera, previamente monetizada a pesos colombianos, para este trámite se debe tener en cuenta:.

1.2.1 DATOS PARA SUMINISTRAR A QUIEN REALIZARÁ GIRO DE DIVISAS:

CODIGO SWIFT: CAFECOBBXXX

ENTIDAD BANCARIA: DAVIVIENDA

SUCURSALBANCARIA: OFICINA AVENIDA SANTANDER

DIRECCION DEL BANCO: CALLE 54 No. 23-40

TITULAR CUENTA BANCARIA: UNIVERSIDAD DE CALDAS

1.2.2 Centro de Gastos que reciba Divisas en Moneda Extranjera, debe reportar a la Tesorería:

*Facturación por venta de Bienes y/o Servicios

*Coordinar con Contabilidad creación del tercero que envía Divisas, para posterior reporte de Medios Magnéticos a la DIAN y contabilización.

*Comunicación de autorización para monetizar, indicando procedencia de este, concepto, ciudad, país, si cancela factura y proyecto al cual debe ser contabilizado el dinero una vez monetizado a pesos colombianos. Desde la Tesorería se realiza los trámites necesarios ante la entidad bancaria, elabora carta y formato de instrucciones con las firmas autorizadas para pagos, (dos de cuatro firmas registradas: Jefe Financiero, Pagador, Profesional Especializado Presupuesto, Profesional Especializado Tesorería).

Monetización del giro de divisas, está a cargo del Profesional Especializado de Tesorería, quien aprueba la operación ante Mesa de Dinero de la entidad Bancaria, a la TRM (tasa representativa del mercado: indicador que representa el valor promedio diario de la tasa de cambio entre dólar norteamericano y peso colombiano) vigente al día de la negociación, menos gastos bancarios cobrados por la entidad.

Entidad bancaria posteriormente envía, Notas de Liquidación (DC: DCIN 83 Banco de la República. MT: mensaje SWIFT. NL: nota de liquidación moneda extranjera), la cual refleja valor en pesos colombianos objeto de la monetización.

Desde la Tesorería de la Universidad de Caldas se informa al Centro de Gastos respectivo, notas de liquidación mediante la cual se realizó monetización y se reporta al funcionario encargado de la contabilización.

Entidad Financiera otorga un mes para monetizar las divisas. Pasado el mes sin monetizar, las divisas serán devueltas al girador por “maduración de tiempo” con los descuentos establecidos en la entidad financiera por gastos financieros.

Por políticas de riesgo, la entidad financiera, puede abstenerse de NO procesar la operación, dependiendo del concepto y del país girador, dato que es netamente informado por la entidad en su momento.

Tener presente para EVITAR DEVOLUCIÓN DE DIVISAS:

Si el giro se realiza en dólares canadienses, CAD, se debe utilizar el corresponsal del banco Davivienda, con instrucciones de giro, y estos quedarán tasados con un Par nominal vigente a la hora de la monetización.

Transferencias en dólares canadienses:

a) Nombre del banco: Toronto Dominion Bank Toronto

Código Swift: TDOMCATTTOR.
Banco Beneficiario: Banco Davivienda S.A. - Código Swift: CAFECOBBXXX.
Cuenta y nombre completo del beneficiario en Davivienda.

Si se utiliza corresponsal de la entidad giradora, éstos quedarán en dólares americanos, USD

b) Todo giro del exterior genera gastos financieros fijos, de USD $20, más IVA o a la tarifa fijada por la entidad financiera.

Horario para monetizar recibo de divisas ante Mesa de Dinero de la Entidad Bancaria:

Días hábiles, hasta las doce del mediodía.

Horario para enviar soportes a la Mesa de Dinero de la Entidad Bancaria:

El mismo día de la monetización, hasta las 2:00 p.m, si no se cumple con este horario, la operación será cancelada por la entidad bancaria, debiendo monetizar nuevamente en otra fecha.

2. Cheques: girados a nombre de Universidad de Caldas, los valores en números y letras deben coincidir, la fecha de expedición no puede ser superior a 6 meses, no debe presentar enmendaduras, al respaldo se registran los datos correspondientes al girador: nombre o razón social, identificación, dirección y teléfono.

2.1 Únicamente se aceptan cheques de la misma plaza (Manizales),

2.2 De Gerencia,

2.3 De Fondos de Pensiones y Cesantías,

2.4 Y de Personas Jurídicas muy reconocidas en la ciudad,

2.5 Eventualmente y por requerimientos especiales, se aceptarán cheques personales, los cuales hasta que no supere el Canje Bancario, no se realizará tramité requerido.

3. Consignaciones: los depósitos a través de consignaciones bancarias deben estar sellados por la entidad financiera o en su defecto con tirilla que establezca la entidad bancaria, se realiza únicamente en cuentas bancarias a nombre de la Universidad de Caldas, valores que deben ser confrontados contra extracto bancario, para corroborar la autenticación del ingreso.

	INSTRUCTIVO PARA LA EJECUCIÓN DE INGRESOS Y RECAUDOS - POLÍTICA INGRESO DE TRANSACCIONES CON CONTRAPRESTACIÓN
Código: I-GF-136	Versión: 5	Emisión: 2023-09-19

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio.
2	Realizar consignación o giro de divisas a favor de la Universidad.	Tercero	Tiempo: En el momento que lo decida un tercero.
3	Realizar monitoreo a la cuenta bancaria de la Universidad.	Profesional Universitario, Especializado, Pagador, Operario Calificado, Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera	Se realiza monitoreo a las cuentas bancarias para identificar valores ingresados y generar movimientos, interfaces y extractos. Tiempo: Permanente.
4	Recepcionar y clasificar documentos	Auxiliar Administrativo, Profesional Universitario, Operario Calificado, Profesional Especializado, Pagador de la Oficina Financiera	Se reciben y se clasifica consignaciones, soportes de ingresos, procedentes de los Centros de Gastos, de acuerdo a: Programas de Pregrado, Programas Especiales, Inscripciones, Certificados, Derechos Académicos, Habilitaciones, Homologaciones, Adiciones, Matriculas, Cursos de Extensión, Pines, entre otros así como mensaje SWIFT por parte del Entidad Financiera Tiempo: 1 día hábil. Registro(Recibo de Consignación, transferencia electrónica, PSE)
5	Verificar valor consignado en las cuentas bancarias	Auxiliar Administrativo, Operario Calificado, Profesional Universitario, Pagador de la Oficina Financiera	Antes de realizar el ingreso en el Sistema de Gestión de Financiera, se debe verificar que efectivamente los dineros estén registrados en las diferentes cuentas bancarias de la Universidad. Tiempo: Inmediato a la recepción de documentos.
6	Verificar creación del tercero en el Sistema de Gestión Financiero de que realiza el giro	Funcionarios de los Centros de gastos y Funcionario encargado de la creación de terceros en Contabilidad	Creación del tercero en el SGF para posterior reporte de medios magnéticos a la DIAN y contabilización del dinero al proyecto indicado por la respectiva unidad ejecutora de la Universidad.
7	Ingresar la información al Sistema Financiero	Auxiliar Administrativo, Operario Calificado, Profesional Universitario de la Oficina Financiera	Una vez contabilizado el ingreso en el sistema financiero, (generado por cualquier medio: consignación, transferencia o giro de divisas) automáticamente se genera comprobante de ingresos, el cual en algunas ocasiones se imprime y anexa a soportes para ser archivado según Tabla de Retención documental y/o se coloca número de comprobante sobre los soportes, para no generar la impresión. Tiempo: Inmediato
8	Realizar cruce de cuentas y conciliación de Ingresos	Centros de Gastos, Profesional Universitario, Técnico, Operario Calificado, Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera	Revisar que todos los valores objeto de recaudos, queden registrados en un periodo determinado en los diferentes proyectos, con el fin de garantizar los ingresos reportados por los diferentes Centros de Gastos y minimizar consignaciones en tránsito. Tiempo: 1 día hábil Registro(Acta de saneamiento, reporte conciliación o comprobante de ingreso)
9	Archivar	Auxiliar Administrativo, Operario Calificado, Profesional Universitario de la Oficina Financiera.	Archiva consignaciones, transferencias bancarias, notas de liquidación moneda extranjera, comprobantes de ingreso, de anulación en carpeta: boletines diarios de caja y bancos de acuerdo con la Tabla de Retención Documental físicamente o mediante Drive o en el sistema oficial de archivo designado en la Universidad de Caldas. Tiempo: Inmediato a la realización del cruce de cuentas.
10	Fin.

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Acta de saneamiento, reporte conciliación o comprobante de ingreso	DIVISION FINANCIERA	-	-
Recibo de Consignación, transferencia electrónica, PSE	DIVISION FINANCIERA	-	-

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA FINANCIERA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
5	Se ajustan en las políticas y condiciones de operación el alcance, los responsables y la información relacionada con los recaudos e ingresos y se realizan ajustes a algunas de las actividades del flujograma.	2023-09-19
4	Modernización de la imagen del SIG.	2019-10-16
3	Se solicita la modificación del documento para actualizarse a las nuevas políticas NIC SP2.	2019-05-03
2	De acuerdo con Auditoria Interna realizada a la Oficina Financiera, en el mes de agosto/2012, se hace necesario actualizar paso 4 del Procedimiento para la Ejecucion de Ingresos P-G-F-136, dejando claro que los Centros de Gastos de la Universidad, deben enviar todos los Recibos de Consignacion que reciban en cada dependencia; con el fin de obtener el soporte para el respectivo ingreso al SGF	2012-10-25
1	Versión inicial	2008-11-10

INSTRUCTIVO PARA LA EJECUCIÓN DE INGRESOS Y RECAUDOS - POLÍTICA INGRESO DE TRANSACCIONES CON CONTRAPRESTACIÓN