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INSTRUCTIVO PARA LA EJECUCIÓN DE INGRESOS Y RECAUDOS - POLÍTICA INGRESO DE TRANSACCIONES CON CONTRAPRESTACIÓN |
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PROCESO | GESTIóN FINANCIERA |
OBJETIVO |
Establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de la información financiera relacionado con ingresos y recaudos generados por las actividades misionales y de operación de LA UNIVERSIDAD DE CALDAS, en cuanto a Derechos Académicos, venta de bienes, prestación de servicios, suscripción de convenios, laboratorios, granjas, tienda universitaria, centro editorial, inscripciones, certificados, simposios, cursos de extensión y demás eventos, con el propósito de garantizar disponibilidad de recursos para el buen funcionamiento de la institución. |
POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio. | ||||
2 | Realizar consignación o giro de divisas a favor de la Universidad. | Tercero | Tiempo: En el momento que lo decida un tercero. | ||
3 | Realizar monitoreo a la cuenta bancaria de la Universidad. | Profesional Universitario, Especializado, Pagador, Operario Calificado, Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera |
Se realiza monitoreo a las cuentas bancarias para identificar valores ingresados y generar movimientos, interfaces y extractos.
Tiempo: Permanente. |
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4 | Recepcionar y clasificar documentos | Auxiliar Administrativo, Profesional Universitario, Operario Calificado, Profesional Especializado, Pagador de la Oficina Financiera |
Se reciben y se clasifica consignaciones, soportes de ingresos, procedentes de los Centros de Gastos, de acuerdo a: Programas de Pregrado, Programas Especiales, Inscripciones, Certificados, Derechos Académicos, Habilitaciones, Homologaciones, Adiciones, Matriculas, Cursos de Extensión, Pines, entre otros así como mensaje SWIFT por parte del Entidad Financiera
Tiempo: 1 día hábil. Registro(Recibo de Consignación, transferencia electrónica, PSE) |
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5 | Verificar valor consignado en las cuentas bancarias | Auxiliar Administrativo, Operario Calificado, Profesional Universitario, Pagador de la Oficina Financiera |
Antes de realizar el ingreso en el Sistema de Gestión de Financiera, se debe verificar que efectivamente los dineros estén registrados en las diferentes cuentas bancarias de la Universidad.
Tiempo: Inmediato a la recepción de documentos. |
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6 | Verificar creación del tercero en el Sistema de Gestión Financiero de que realiza el giro | Funcionarios de los Centros de gastos y Funcionario encargado de la creación de terceros en Contabilidad | Creación del tercero en el SGF para posterior reporte de medios magnéticos a la DIAN y contabilización del dinero al proyecto indicado por la respectiva unidad ejecutora de la Universidad. | ||
7 | Ingresar la información al Sistema Financiero | Auxiliar Administrativo, Operario Calificado, Profesional Universitario de la Oficina Financiera |
Una vez contabilizado el ingreso en el sistema financiero, (generado por cualquier medio: consignación, transferencia o giro de divisas) automáticamente se genera comprobante de ingresos, el cual en algunas ocasiones se imprime y anexa a soportes para ser archivado según Tabla de Retención documental y/o se coloca número de comprobante sobre los soportes, para no generar la impresión.
Tiempo: Inmediato |
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8 | Realizar cruce de cuentas y conciliación de Ingresos | Centros de Gastos, Profesional Universitario, Técnico, Operario Calificado, Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera |
Revisar que todos los valores objeto de recaudos, queden registrados en un periodo determinado en los diferentes proyectos, con el fin de garantizar los ingresos reportados por los diferentes Centros de Gastos y minimizar consignaciones en tránsito.
Tiempo: 1 día hábil Registro(Acta de saneamiento, reporte conciliación o comprobante de ingreso) |
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9 | Archivar | Auxiliar Administrativo, Operario Calificado, Profesional Universitario de la Oficina Financiera. |
Archiva consignaciones, transferencias bancarias, notas de liquidación moneda extranjera, comprobantes de ingreso, de anulación en carpeta: boletines diarios de caja y bancos de acuerdo con la Tabla de Retención Documental físicamente o mediante Drive o en el sistema oficial de archivo designado en la Universidad de Caldas.
Tiempo: Inmediato a la realización del cruce de cuentas. |
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10 | Fin. |
REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
Acta de saneamiento, reporte conciliación o comprobante de ingreso | DIVISION FINANCIERA | - | - |
Recibo de Consignación, transferencia electrónica, PSE | DIVISION FINANCIERA | - | - |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ | |||||||||||||||||||||||||||||||||
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