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INSTRUCTIVO PARA REALIZAR TRASLADOS Y/O MODIFICACION DE APROPIACIÓN PRESUPUESTAL PARA PROYECTOS ESPECIFICOS Y GENERICOS DE FUNCIONAMIENTO.

GESTIóN FINANCIERA

I-GF-140
Rige a partir de:
2008-11-07

Versión: 1

 

OBJETIVO:
Establecer los pasos para la realización de traslados y/o modificaciones presupuestales dependidendo de las necesidades y del comportamiento de los diferentes rubros (nombre de cada uno de los conceptos presupuestales del ingreso y del gasto), que permitan la administración eficaz de los recursos financieros de la Universidad de Caldas.

DESARROLLO:
1. El ordenador de gasto mediante oficio dirigido a la oficina de Gestión Financiera solicita y justifica los motivos para realizar el traslado y/o modificación.

2. Los traslados y modificaciones entre artículos de un mismo numeral, son autorizados por el Rector (Resolución) y deben ser informados al Consejo Superior en la sesión siguiente.

2.1 La solicitud se analiza con base en criterios de disponibilidad presupuestal y normatividad vigente.

3. Los traslados y modificaciones entre numerales de funcionamiento y entre programas y proyectos de inversión, son aprobados por el Consejo Superior (Acuerdo) previa Certificación de Disponibilidad Presupuestal.

4. Tipos de Proyectos:
4.1 Proyecto Genérico de funcionamiento: Son los proyectos de nómina, gastos generales y transferencias.

4.2 El proyecto específico es un conjunto estructurado de actividades caracterizado por su intencionalidad de cambio frente a un objetivo previamente definido, dentro de un marco temporal determinado y con recursos dados.

4.3 Una característica de los proyectos genéricos es que tiene asignación de cupo para controlar su ejecución de acuerdo al recaudo del proyecto en la vigencia.




FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio 0    
2 Solicita mediante oficio el traslado y/o modificación presupuestal. 1 Ordenador de Gasto Se debe justificar el oficio técnica y económicamente.

TIEMPO: Esta solicitud se hace cuando se presenta la necesidad de un traslado y/o modificación presupuestal de un Ordenador de Gasto a la Oficina Financiera.
Registro(Solicitud de traslado y/o modificación presupuestal)
3 Decide 2 Profesional Universitario de la Oficina Financiera. Determina viabilidad de la solicitud teniendo en cuenta el Estatuto Financiero y el estado de cuentas y usos

TIEMPO: Inmediato a la recepción de la solicitud.
4 No es viable, Devuelve a la dependencia de origen. 3 Profesional Universitario de la Oficina Financiera. Devuelve a la dependencia de origen (paso 2), informando mediante oficio los motivos por los cuales ha sido negada la solicitud.

TIEMPO: 1 día hábil.
5 Fin 4    
6 Si es viable, Determina si es Acuerdo o es una Resolución. 3 Profesional Universitario de Oficina Financiera Ver desarrollo numerales 2 y 3.
Si es Acuerdo ir al paso siguiente.
Si es Resolución ir al paso 11

TIEMPO: Inmediato a la toma de decisión de la viabilidad
7 Proyecta el Acuerdo 6 Jefe de Oficina y Profesional Universitario de la Oficina Financiera. El Profesional Universitario de Gestión Financiera elabora el Acuerdo, y pasa al Jefe de Oficina Financiera para su Visto Bueno, pasando por Vicerrectoría Administrativa y Secretaría General lo agenda para presentarlo en la siguente sesión del Consejo Superior.

Tiempo: 3 días hábiles.
8 Decide 7 Consejo Superior Aprueba o no la Resolución de traslado y/o modificación presupuestal.

TIEMPO: En sesión del Consejo Superior.

Registro(Acuerdo del Consejo Superior por el cual se aprueba traslado de apropiación presupuestal)
9 Si no la aprueba, Regresa a la dependencia 8   Se regresa a la Dependencia solicitante y termina el Procedimiento.

10 Fin 9    
11 Si la aprueba, va al paso 18 8   Se envía a la Oficina Financiera para ingresarla al Sistema de Gestión Financiero
12 Proyecta Resolución. 7 Jefe de Oficina y Profesional Universitario de la Oficina Financiera. El Profesional Universitario de Gestión Financiera elabora la Resolución, y pasa al Jefe de Oficina Financiera para su Visto Bueno, pasando por Vicerrectoría Administrativa, y la envía a Rectoría para su firma.

Tiempo: 1 día hábil.
13 Firma Resolución 12 Rector Firma Resolución de traslado y/o modificación presupuestal por la vigencia y la envía a la Oficina Financiera.

TIEMPO: 2 días hábiles.

Registro(Resolución de traslado presupuestal)
14 Realiza contracréditos, créditos y cálculos matemáticos. 13 Operario Calificado - Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera Con base en la Resolución, realizan contra créditos y créditos, y realizan cálculos matemáticos

Tiempos: Inmediato a la recepción de la Resolución.
15 Ingresa información al SGF. 11 Operario Calificado - Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera. En el Sistema de Gestión Financiera, proceden a disminuir las fichas que se relacionan con el contracrédito (menú, proyectos, operativo, creación de proyectos, ficha financiera), ingresan los datos solicitados y graban. Si no hay error, continúan con la autorización de la ficha disminuida.

Tiempo:Inmediato
16 Legaliza 15 Operario calificado - Técnico Administrativo de la Oficina Financiera Autorizan en el Sistema de Gestión Financiera la adición de la ficha financiera.

Tiempo: Inmediato
17 Fin 16    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Acuerdo del Consejo Superior por el cual se aprueba traslado de apropiación presupuestal
SECRETARIA GENERAL
-F-SEG-016.1
Resolución de traslado presupuestal
RECTORIA
-C-REC-002
Solicitud de traslado y/o modificación presupuestal
DIVISION FINANCIERA
-GO-OFI-062
 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Eduar Augusto Aldana Gil

PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Mauricio Arbelaez Rendon

JEFE DE OFICINA
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO

JEFE OFICINA

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