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INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES INTERNOS Y EXTERNOS.

GESTIóN FINANCIERA

I-GF-157
Rige a partir de:
2008-11-04

Versión: 1

 

OBJETIVO:
Establecer lineamientos para recopilar y procesar la información financiera que permita consolidar los respectivos informes financieros, económicos y sociales de la Universidad para presentarlos a la Contaduría General de la Nación y demás organismos de control y dirección que lo soliciten.

DESARROLLO:
1. Los informes que debe presentar la Universidad se clasifican en:

1.1 Informes de tipo interno: Son los requeridos por diferentes dependencias, ordenadores de gasto y representante legal de la institución.

1.2 Informes de tipo externo: Son informes presentados a entes externos encargados de realizar seguimiento y control al manejo de los recursos económico-financieros de la Universidad. A continuación se listan los informes externos presentados por la Universidad clasificados por periodicidad.

1.2.1 Informes mensuales

a) SEUD - Sistema Estadístico Unificado de Deuda: Contraloría General de la República

b) Estampilla Universidad de Caldas Vs Universidad Nacional: Consejo de Manizales y persona natural o júridica que realice la solicitud por escrito.

c) Seguimiento a la ejecución de ingresos: Solicitudes de la direccion

d) Retención en la fuente: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (DIAN).

e) Seguimiento al cierre contable: Contaduría General de la Nación

f) Seguimiento a la ejecución presupuestal: Solicitudes de la dirección

g) Efectivo del mes: Aseguradoras

h) Generación extractos bancarios: Requerimiento de la Oficina Financiera

i) Conciliaciones Bancarias: Requerimiento de la Oficina Financiera

1.2.2 Bimestral

a) Devolución Impuesto de Valor Agregado (IVA): DIAN

1.2.3 Trimestral

a) SIDEFF (Sistema de Rendición de Estadísticas Fiscales): Contraloría General de la República

b) SICE (Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal): Departamento Nacional de Planeación

c) Austeridad en el Gasto: Control interno y Vicepresidente de la República

d) CGN2005_01 (saldos y movimientos) y CGN2005_02 (Operaciones reciprocas), certificación de los estados financieros. Contaduría General de la Nación

e) Estados Financieros: Balance General y Estado de actividad económica y social. Contraloría General de la República, Banco de la Répública, solicitudes de la dirección y demas entidades.

1.2.4 Semestral

a) Boletín deudores morosos: Contaduría General de la Nación

b) Rendición de la cuenta: Contraloría General de la República

1.2.5 Anual

a) Declaración de ingresos y patrimonio: DIAN

b) Reservas de apropiación: Ordenadores del Gasto y Contraloría General de la República

c) Cuentas por pagar: Ordenadores del Gasto y Contraloría General de la República

d) Cámara de Representantes

e) SIDEFF: Contraloría General de la República

f) CGN2005_01 (saldos y movimientos) y CGN2005_02 (Operaciones reciprocas), SGN2005NE_003 (notas de carácter específico), SGN2005NG_ 003 (Notas de carácter general).

g) Estados Financieros: Balance General y Estado de actividad económica y social, estado de cambios en el patrimonio, notas a los estados financieros: Contraloría General de la República, Banco de la Répública, solicitudes de la dirección y demas entidades.


h) Información Exógena: DIAN

1.2.6 Al vencimiento:

a) Inversiones: Solicitudes de la Direccion

1.3 Informes de cierre de la vigencia presupuestal: Los informes que se deben presentar son los siguientes:

1.3.1 Reservas presupuestales no ejecutadas de la vigencia anterior

1.3.2 Constitución de reservas presupuestales para la vigencia fiscal

1.3.3 Constitución de cuentas por pagar de la vigencia fiscal

1.3.4 Ejecución del presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia fiscal

FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio 0    
2 Extrae información del Sistema de Gestión Financiero (SGF). 1 Profesionales Especializados y Profesionales Universitarios de la Oficina Financiera. Extrae reportes requeridos del SGF para el respectivo análisis, saneamiento, consolidacion y elaboración de informes.

TIEMPO: Los informes pueden ser mensuales, bimestrales trimestrales, semestrales y anuales dependiendo el ente que lo solicite. La extracción de la información se hace en 1 día hábil.
3 Verifica y analiza información. 2 Profesionales Especializados y Profesionales Universitarios de la Oficina Financiera Verifica y analiza los reportes del SGF, realiza ajustes, con el fin de brindar mayor confiabilidad a la informacion.

TIEMPO: Inmediato a la extracción de la información.
4 Diligencia formatos preestablecidos por los diferentes organismos de control. 3 Profesionales Especializados, Profesional Universitarios y Auxiliares Administrativos de la Oficina Financiera. Se diligencia de acuerdo a la normatividad vigente e instructivos de cada ente.

TIEMPO: 1 día hábil.
5 Prepara anexos y soportes 4 Profesionales Especializados y Profesional Universitario de la Oficina Financiera. Con base en los reportes del SGF, se ajustan y se llevan a papeles de trabajo, con el fin de soportar los informes a presentar.

TIEMPO: 1 día hábil.
6 Elabora informes 5 Profesionales Especializados y Profesional Universitario de la Oficina Financiera Elabora los respectivos informes en su periodicidad requerida, con sus respectivas notas aclaratorias y soportes.

TIEMPO: Dependiendo del informe se puede demorar desde 1 día hasta 60 días.
7 Envía informe 6 Profesionales Especializados- Profesionales Unviersitarios-Jefe de la Oficina Financiera. Determina si el informe es necesario enviarlo en medio físico o en medio magnético.
Si el informe se debe envíar en medio físico debe contar con las firmas del Representante Legal (Rector) pasando por el visto bueno de Vicerrector Administrativo y la firma del Contador.
Si el informe es para enviarlo en medio magnético simplemente se envía por correo fisico (CD) o correo electrónico.
Los estados financieros son enviados al Contador General de la Nación. Los demás informes son enviados a las diferentes dependencias que los soliciten de acuerdo al tipo de informe. Anexos

TIEMPO: Los informes pueden ser mensuales, bimestrales trimestrales, semestrales y anuales dependiendo el ente que lo solicite. El envío se hace en un día hábil
8 Fin 7    

 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Eduar Augusto Aldana Gil

PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Mauricio Arbelaez Rendon

JEFE DE OFICINA
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO

JEFE OFICINA

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