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INSTRUCTIVO PARA REALIZAR DEVOLUCIONES DE DINERO.
Código: I-GF-237
Versión: 3
Emisión: 2019-10-16

PROCESO GESTIóN FINANCIERA

OBJETIVO
Definir los pasos para dar trámite a la autorización de devoluciones en la Universidad de Caldas.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las devoluciones por matriculas, servicios académicos, impuestos, contribuciones, ingresos dobles, entre otros  servicios, generados en los centros de Gastos de la Universidad. 

 

SUMINISTRO DE INFORMACION: Información Generada desde los Consejos Superior y Académico, Secretaría General, Vicerrectorías, Fondos de Facultad,  Oficina de Registro Académico, Contabilidad y demás Centros de Gasto.

 

RESPONSABLES: La responsabilidad de las actividades de este procedimiento es competencia de los Ordenadores del Gasto delegados mediante normatividad interna, Oficina financiera, Auxiliares Administrativos, Profesionales Especializados, Universitarios de Gestión Financiera.

Las devoluciones en la Universidad de Caldas, se dan por concepto de mayores valores consignados, pagos dobles o mayores, descuentos tributarios mal realizados en causación contable, matrículas, estampillas, impuestos y contribuciones, servicios académicos, así como valores consignados por cursos de extensión, diplomados, entre otros los cuales la Universidad no da apertura por no llegar al punto de equilibrio académica, ni financieramente.

Las devoluciones son solicitadas directamente por estudiantes, padres de familia, personas jurídicas, funcionarios y comunidad Universitaria en general, las cuales deben estar respaldadas con la respectiva Resolución de Autorización de Devolución, Certificados de Directores de Programas, de Registro Académico, del Comité de Matriculas, Coordinación oficina Icetex y Contabilidad, soportes de consignaciones con su respectivo Ingreso del Sistema Financiero, Cedula de Ciudadanía, Certificación Bancaria para el desembolso, Recibos de matrículas, entre otros. 

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio.    
2 Solicitar devolución de dinero. Tercero Mediante oficio solicita la devolución.

TIEMPO: Cada que un tercero requiera una devolución.

Registro(Oficio de solicitud de devolución de dinero)
3 Recepcionar documentos Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera. Los documentos que debe presentar el solicitante de la devolución son los siguientes:

Oficio detallando motivo de devolución
Carta o certificado del coordinador del programa y del Jefe de Registro Académico indicando si es viable o no hacer la devolución
Fotocopia del documento de identidad
Copia del comprobante de pago
Recibo de matrícula
Certificación bancaria.

TIEMPO: Dependiendo del requerimiento del beneficiario.
4 Revisar documentación Auxiliar Administrativo Oficina Financiera Se revisa que el tercero esté debidamente creado en el Sistema de Gestión Financiero (SGF), que los soportes de la solicitud estén completos y que efectivamente sea viable la devolución. Si la documentación está incompleta se contacta telefónicamente, vía email o mediante correo al solicitante y/o al Centro de Gastos para aclarar soportes e inconsistencias.

TIEMPO: 20 días hábiles
5 Imprimir copia del comprobante de ingreso Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera Confirma que efectivamente se haya realizado el pago y que el ingreso se encuentre en el SGF para ser anexado a la solicitud.

TIEMPO: Inmediato a la verificación de los documentos.
6 Identificar la existencia del tercero en el SGF. Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera Si el tercero no existe en el SGF ir a paso siguiente, en caso contrario ir a paso 8.

TIEMPO: 1 dia
7 Crear tercero en el SGF. Auxiliar Administrativo y/o Profesional Especializado de la Oficina Financiera El Auxiliar Administrativo del área de Contabilidad realiza la creación del tercero en el SGF.

TIEMPO: 1 día, cada que sea necesario
8 Ingresar el pago al SGF. Profesional Universitario y/o Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera Se ingresa el pago realizado por el solicitante objeto de devolución.

TIEMPO: 1 día.
9 Proyectar resolución de pago. Auxiliar Administrativa de la Oficina Financiera Proyecta resolución de devoluciones correspondientes al Nivel Central.

TIEMPO: Una o dos veces al mes.
10 Da Vo.Bo. a Resolución de pago. Profesional Especializada, Jefe Oficina Financiera y Vicerrector Administrativo de la Universidad de Caldas La Profesional Especializada de Tesorería revisa, analiza y da visto bueno a la Resolución de pago, con el fin de ser firmada por Rector o Vicerrector Administrativo.

TIEMPO: Dos veces al mes
11 Autorizar devolución. Rector o Vicerrector Administrativo El Rector o Vicerrector Administrativo firman la Resolución de devolución.

TIEMPO: Dos veces al mes.
12 Elaborar cheque o transferencia bancaria. Pagador y Profesional Especializada de la Oficina Financiera Se realiza el pago en cheque o transferencia bancaria de acuerdo a lo estipulado por el solicitante.

TIEMPO: Dos veces al mes
13 Archivar Profesional Universitario - Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera. Se archiva la documentación soporte según la Tabla de Retención documental.

TIEMPO: 1 día.
14 Afectar cuenta objeto de devolución. Auxiliar Administrativo y Profesional Especializada de la Oficina Financiera Se reporta al área de Presupuesto para disminuir ingresos presupuestalmente a cada rubro objeto de devolución.

TIEMPO: Mensualmente
15 Ajustar saldos por financiación. Auxiliar Administrativo y Profesional Especializado de la Oficina Financiera. Se reporta a Contabilidad y Financiera para ajustar saldos por financiación de ser el caso y/o por saldos en facturación.

TIEMPO: Mensualmente.
16 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Oficio de solicitud de devolución de dinero
DIVISION FINANCIERA
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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA - JEFE DE OFICINA -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
3Modernización de la imagen del SIG.2019-10-16
2Se actualiza a luz de las NIC. 2019-05-02
1Versión inicial2008-11-13



Documento Controlado
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