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INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA DECLARACIÓN DE RETENCIONES.

GESTIóN FINANCIERA

I-GF-248
Rige a partir de:
2016-02-22

Versión: 2

 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12008-11-07
22016-02-22

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores

OBJETIVO:
Indicar las actividades para realizar la declaración y el recaudo de los impuestos de retefuente, Rete - IVA y timbre nacional.

DESARROLLO:

1. Impuestos:
1.1 Retefuente: Sistema de recaudo anticipado de impuestos. La retención en la fuente tiene por objeto conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause.


2. Para la presentación digital se requiere de la inscripción previa o actualización del Registro Unico Tributario del representante legal y contador de la Universidad como responsables ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para activar el mecánismo digital consistente en el certificado digital y la clave privada lo cual permitirá diligenciar, firmar, presentar y cumplir virtualmente las obligaciones tributarias ante la DIAN.

3. Cierres contables. El corte se realiza cada mes, la universidad debe reportar la información financiera, económica y social a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública(CHIP); cada trimestre. Con fecha diciembre treinta y uno (31) se realiza un cierre contable de la vigencia con el cual se elaboran los estados financieros definitivos de cada año.

3.1 Actividades administrativas previas al cierre contable: Corresponden a todas las del cierre administrativo que con llevan a un cierre integral de todas las áreas que generan hechos financieros, económicos y sociales; tales como el cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones bancarias y verificación de operaciones recíprocas, entre otras.


3.2 Análisis, verificaciones y ajustes: Antes de efectuar el cierre contable debe tenerse en cuenta, entre otros los procedimientos que se relacionan con las conciliaciones bancarias, provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensionales y cálculo actuarial.

3.2.1 Consolidación de las prestaciones sociales: Revisar que se hayan efectuado los traslados a las cuentas de prestaciones sociales por pagar.

4. Cierre de cuentas de planeación y presupuesto: Se deben tomar las medidas necesarias tendientes a obtener las cifras definitivas de la ejecución presupuestal, acumuladas por cada una de las cuentas establecidas en el Catalogo General de Cuentas-CGC.

6. Reconocimiento y registro de los pasivos pensionales: Las entidades empleadoras que tengan a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones estan obligadas a calcular y revisar los pasivos pensionales, las cuotas partes las registraran una vez hayan sido reconocidas. El valor debe reconocerse por lo menos al cierre de la vigencia (anualmente) con base en estudios actuariales, preparadas en forma consistente y siguiendo el método señalado por la entidad encargada de ejercer la inspección, vigilancia y control o por la oficina de Obligaciones Pensionales.

7. Proceso de inicio del periodo contable: Las actividades necesarias para iniciar el proceso contable se deberán atender teniendo en cuenta lo establecido en el Regimén de Contabilidad Pública.

8. Actividades a tener en cuenta para el cierre contable:

8.1 Reclasificación de ingresos

8.2 Causación de las cuentas por pagar

8.3 Bienes y servicios registrados en el almacén: Se debe registrar en forma transitoria la entrada al almacen de los bienes y servicios adquiridos, los cuales deben ser reclasificados en las subcuentas respectivas al inicio de la vigencia.

8. 4 Cancelación de pasivos en forma manual: Garantiza la consistencia de los beneficiarios y valores en la cancelación de los pasivos, procedimiento que se debe realizar periodicamente.

8.5 Legalización de las operaciones auxiliares y de tesorería: Al cierre de la vigencia se deben legalizar los conceptos de provisión de fondos y cajas menores.

8.6 Reintegros: Cuando se trata de reintegros que correspondan a conceptos de nómina deben seguirse los procedimientos establecidos en el Plan General de la Contabilidad Pública.

8.7 Incorporación de asientos manuales periódicos: Incluir mediante asientos manuales los registros contables correspondientes a las provisiones, amortizacioones, valorizaciones, depreciaciones, reclasificaciones y ajustes.

8.8 Fechas de cierre y reporte de información

8.9 Análisis, conciliación y reporte de operaciones recíprocas.

8.10 Sistemas de información complementarios y reporte a la CGN (Contaduría General de la Nación)

8.11 Proceso de inicio de periodo contable, previa autorización de la CGN.


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio. 0    
2 Imprime el reporte de descuentos tributarios del periodo correspondiente. 1 Auxiliar Administrativo - Profesional Universitario - Profesional Especializado de la Oficina Financiera. La información del reporte es alimentada con el procedimiento de aprobación, radicación y causación de cuentas de pago P-GF-200.

TIEMPO: 1 día hábil después del cierre contable
3 Extrae del Sistema de Gestión Financiero (SGF) los reportes de los descuentos tributarios . 2 Auxiliar Administrativo - Profesional Universitario - Profesional Especializado de la Oficina Financiera. Se extraen por los diferentes conceptos de retenciones del periodo correspondiente.

TIEMPO: Inmediatamente se saca el reporte (actividad anterior)
4 Verifica el reporte de descuentos tributarios contra la cuenta auxiliar en el SGF. 3 Auxiliar Administrativo - Profesional Universitario - Profesional Especializado de la Oficina Financiera. Verifica y efectúa los correspondientes ajustes y aproximaciones a miles de acuerdo a la normatividad vigente, elaborando el comprobante de ajustes.

TIEMPO: 1 día hábil.
5 Diligencia, presenta y firma virtualmente los formularios establecidos por la DIAN. 4 Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera. En la página de la DIAN, se diligencia los formatos correspondientes, los presenta y los firma digitalmente.

TIEMPO: 1 día hábil.
6 Imprime formulario y recibos de pago. 5 Profesional Especializado de la Oficina Financiera. El profesional especializado de la oficina financiera imprime el formulario declaración mensual de retenciones en la fuente y los respectivos recibos de pago: recibo oficial de pago de impuestos nacionales para renta.

TIEMPO: 1 día hábil
7 Genera la orden de pago. 6 Profesional Especializado de la Oficina Financiera. Ver documento de referencia: Procedimiento para la aprobación, radicación y causación de las cuentas de pago; P-GF-200. La orden de pago se causa sin pasivo y sin afectación presupuestal.

TIEMPO: Según día de vencimiento establecido por la DIAN.

Registro(Orden de Pago)
8 Pasa la orden de pago y los documentos soportes a tesorería para efectuar el pago. 7 Auxiliar Administrativo de la Oficina Financiera. Ver documento de referencia: Procedimiento para efectuar pagos de cuentas; P-GF-118.

TIEMPO: Inmediato después de generar la orden de pago
9 Fin. 8    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Orden de Pago
DIVISION FINANCIERA
-GO-OFI-062
 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
JuliÁn CastaÑo LÓpez

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Paula Andrea Chica CortÉs

JEFE DE OFICINA
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO

JEFE DE OFICINA

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