DEFINICIONES.

Salida de Campo. De conformidad con la Política Curricular, se entiende como una estrategia de mediación pedagógica contemplada en el PIAA de un programa académico de pregrado y posgrado, dirigida por uno o varios docentes al servicio de la institución, que se desarrolla a través de un viaje de estudio o práctica académica extramural, con el fin de proporcionar a los estudiantes experiencias directas en diferentes ambientes, comunidades o similares.

COMITÉ DE VIAJES

Es la instancia encargada de estudiar, evaluar y aprobar las solicitudes de salidas de campo presentadas por las Facultades.

El Comité de Viajes se reúne mínimo cada semestre, aprueba o rechaza según los principios orientadores. Se encuentra integrado por: 

• Vicerrector Académico, quien lo preside.
• Líder Grupo Interno de Servicios Generales, quien actúa como secretario.
• Vicerrector Administrativo.
• Decanos de Facultades. 

PRINCIPIOS ORIENTADORES.

La planeación, aprobación y ejecución debe atender los siguientes principios: 

• Pertinencia.
• Necesidad.
• Importancia.
• Economía y eficiencia.
• Legalidad del gasto público.
• Regionalización.
• Seguridad e integridad personal.
• Organización.

Directriz del 29 de septiembre de 2023

ACTORES Y RESPONSABILIDADES.

Corresponden a todos los que deben planear, organizar y desarrollar las actividades que permitan realizar las salidas de campo. Tendrán las siguientes responsabilidades:

COMITÉS DE CURRÍCULO. 

Definir, en acato a los principios atrás descritos, la consideración de la salida de campo como una estrategia de mediación pedagógica y decidir su inclusión en el PIAA de un programa académico de pregrado y posgrado.

DIRECTORES DE DEPARTAMENTO.

Presentar ante los Consejos de Facultad la propuesta de las salidas de campo del semestre, previa verificación de su registro en el PIAA y del acato a la totalidad los principios atrás referidos.

CONSEJOS DE FACULTAD.

Analizar la concordancia académica y el estricto acato de cada uno de los principios atrás referidos, para cada una de las salidas de campo propuestas por los directores de Departamento, para recomendarlos y remitirlos al Comité de Viajes.

DECANOS.

1. Acatar y velar por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente directriz, el procedimiento SIG y los formatos e instrumentos asociados a los mismos.
2. Presentar ante el Comité de Viajes la programación de las salidas de campo recomendadas por los Consejos de Facultad, de acuerdo con la programación semestral correspondiente, los recursos logísticos y la apropiación presupuestal aprobada.
3. Presentar cada semestre la solicitud de servicios de transporte al Grupo de Servicios Generales para las salidas académicas aprobadas por el Comité de Viajes.

 COMITÉ DE VIAJES.

Analizar las solicitudes radicadas por los Decanos y aprobadas por los Consejos de Facultad y aprobar las salidas de campo que cumplan los principios y condiciones establecidas en la presente directriz.

DOCENTES.

1. Dirigir la práctica académica, en calidad de única y máxima autoridad durante todo el tiempo que dure el viaje. Sus órdenes e instrucciones son de obligatorio cumplimiento; siendo de su competencia y autoridad la suspensión del mismo, si en su criterio se presentan situaciones que atenten contra la integridad o seguridad de los docentes y estudiantes participantes, o riesgos antijurídicos para la Universidad.
2. Dar a conocer a los estudiantes, las instrucciones correspondientes, relacionadas con el interés académico del viaje de estudio.
3. Verificar antes del viaje de estudio, que la totalidad de los estudiantes cuenten con documento de identificación, carné estudiantil vigente o en su defecto recibo de pago de matrícula debidamente cancelado y carné de la compañía de seguros de accidentes vigente. La lista debe descargarse del registro del SIA de inscripción de la asignatura.
4. Disponer de los datos de contacto del personal que los recibirá en el sitio de destino del viaje de estudio, cuando corresponda.
5. Ubicar las instituciones que puedan prestar apoyo, en caso de presentarse una emergencia, en zona urbana y rural.
6. Cumplir todas las normas de bioseguridad y de comportamiento establecidas en todos los momentos y sitios que se visiten.
7. Impedir la asistencia a las prácticas de personas ajenas al grupo de estudiantes autorizados por la institución.
8. No recoger ni descargar estudiantes o docentes en las carreteras a excepción de situaciones especiales previamente informadas y validadas por el docente a través de carta enviada al Decano respectivo y posteriormente al Grupo de Servicios Generales.
9. Informar mediante escrito a la instancia competente los hechos acaecidos en la práctica académica que puedan constituirse faltas disciplinarias o tipos penales, así como las novedades en el servicio de transporte.
10. Llegar puntualmente a la hora fijada para realizar el viaje de estudio, según lo planificado.

ESTUDIANTES

1. Asistir a las salidas de campo que son, por su naturaleza, obligatorias y evaluables.
2. Llegar puntualmente a la hora fijada para realizar el viaje de estudio y realizar las actividades establecidas en el plan de trabajo.
3. Tramitar ante la dirección del programa la solicitud para modificar el itinerario de salida o regreso.
4. Cumplir estrictamente con los horarios de las actividades programadas por el profesor en el transcurso del viaje de estudio.
5. Comunicar al profesor con anterioridad al viaje de estudio, las condiciones especiales de salud o de riesgo en las que se encuentra, allegando si es del caso la prescripción o indicación médica de su entidad promotora de salud o entidad competente.
6. Portar los documentos de identidad: cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad, carné de la Universidad, carné de accidentes o en su defecto el recibo de matrícula vigente debidamente cancelado.
7. Mantener un comportamiento respetuoso con los profesores, compañeros, conductores, huéspedes de hoteles, personas de la comunidad, institución o sitio que se visita en el viaje de estudio, el entorno y el medio ambiente, y con los bienes de los demás.
8. Acatar las instrucciones para el uso adecuado y pertinente de los teléfonos celulares, cámaras fotográficas, grabadoras, filmadoras y utilizarlos de acuerdo con las indicaciones dadas en cada lugar del viaje de estudio.
9. Acoger las instrucciones en cuanto a normas de comportamiento, seguridad y cuidado del vehículo y respetar los tiempos y acuerdos establecidos sobre paradas en la ruta.

VICERRECTORÍA ACADÉMICA.

1. Calcular en coordinación con la Facultad correspondiente, el gasto equivalente a viáticos del docente y ordenar el gasto mediante traslado presupuestal a las Facultades para la ejecución por parte de este.
2. Calcular el gasto correspondiente a ARL.
3. Presentar informes al Comité de Viajes sobre la ejecución operativa y de los gastos que competen a su centro de gasto.

OFICINA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO.

1. Gestionar la contratación anual de la póliza de accidentes personales estudiantiles, para la atención oportuna de los estudiantes en caso de sufrir accidente dentro o fuera de la Universidad, entregar información de redes y rutas de atención en caso de que exista alguna novedad en la salud de un estudiante o docente durante el viaje de estudio y hacer el seguimiento correspondiente del caso.
2. Verificar que todos los estudiantes estén afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud, y a su vez los estudiantes que provienen de fuera de Manizales tengan su portabilidad vigente, para realizar ésta revisión es importante que sea remitido el listado oficial a la oficina de Bienestar Universitario por lo menos con 15 días de anticipación.

AREA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE LA OFICINA DE GESTIÓN HUMANA

1. Gestionar ante la ARL la realización del curso virtual de primeros auxilios, que incluya la participación de docentes por una única vez.
2. Verificar que los docentes responsables se encuentren afiliados al Sistema de Riesgos Laborales, en el riesgo que corresponda.
3. Entregar al docente el directorio de emergencias con los números telefónicos de los organismos de socorro a nivel nacional y dependencias de la Universidad.
4. Dar a conocer el manual del usuario de la compañía de seguros para las pólizas de accidentes personales y la red de atención médica en el territorio nacional, a través del sitio web de la Universidad de Caldas.
5. Acompañar el reporte de los presuntos accidentes de trabajo del docente o funcionario a la ARL, y verificar la asistencia del docente o funcionario al médico laboral.

 
GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE SERVICIOS GENERALES.

1. Realizar el trámite respectivo para la contratación de los vehículos requeridos para las salidas de campo; teniendo en cuenta el cumplimiento de la normativa prevista por el Ministerio de Tránsito y Transporte.
2. Verificar de manera aleatoria los documentos mínimos de los estudiantes (documento de identidad, carné estudiantil, seguro de accidentes).
3. Consultar el estado de las vías de los viajes programados en conjunto con el contratista encargado del transporte. En caso de evidenciar alguna situación anómala que afecte el normal desarrollo del viaje informará para la toma de decisiones con la unidad académica respectiva.
4. Realizar la secretaría técnica del Comité de Viajes y en el marco de ésta las labores que competen a la citación y custodia de actas del Comité, así como la presentación de informes de ejecución operativa y presupuestal de los viajes en los gastos y actividades a cargo.

PROHIBICIONES.

Está terminantemente prohibido para docentes y estudiantes realizar las siguientes actuaciones:

1. El porte, consumo y/o comercialización de alcohol, sustancias psicoactivas, explosivas, corrosivas, tóxicas, o que sean de uso restringido o ilegal, así como el porte de todo tipo de armas (a diferencia de los elementos y herramientas de trabajo), durante los recorridos y tiempo de actividades programadas en el viaje de estudio.
2. Utilizar el vehículo de transporte para usos distintos a los indicados en el plan del viaje de estudio.
3. Cambiar el itinerario del viaje (Excepto en situaciones de fuerza mayor).
4. Subcontratar el vehículo para actividades distintas a las programadas en el plan del viaje de estudio.
5. Cualquier acción o comportamiento individual o grupal que implique riesgo para alguno de los participantes del viaje de estudio o para el vehículo o para las instalaciones donde se realiza la práctica.

OBLIGATORIEDAD.

Los viajes de estudio serán de carácter obligatorio y evaluables. Deben estar explícitamente contemplados en el Plan Institucional de Actividad Académica (PIAA).

DIRECCIÓN DE LA SALIDA DE CAMPO.

El docente que dirige la salida de campo es la única y máxima autoridad durante todo el tiempo que dure el viaje, sus órdenes e instrucciones son de obligatorio cumplimiento; queda formalmente autorizado para suspenderlo si en su criterio, se presentan situaciones que atenten contra la integridad o seguridad suya, del personal discente o del vehículo a su cargo.

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA

Los docentes deben informar previamente a los estudiantes que deben diligenciar y firmar el formato consentimiento, portar los siguientes documentos, y verificar al momento de la salida:

• Documento de identificación o contraseña en caso de pérdida.
• Formato de Consentimiento Informado de estudiantes menores de edad para salidas de campo. 
• El Seguro de accidentes vigente.
• Carné renovado o recibo de pago, que los acredita como estudiantes de la Universidad.
• Los docentes deben portar la cédula de ciudadanía.

Durante las salidas de campo los estudiantes deben participar activamente, con disciplina y rigor académico en todo el ejercicio, lo que suceda durante el desarrollo del viaje se asimila a lo que ocurre dentro del campus universitario y por lo tanto se aplican los reglamentos y disposiciones sobre derechos y deberes de los estudiantes y docentes.

Desde el grupo interno de Servicios Generales se realizará la verificación de manera aleatoria a la hora de salida del viaje, momento en el cual si el usuario del servicio no cuenta con los documentos mínimos se suspenderá su desplazamiento en el vehículo.

La Universidad no asignará servicio de transporte para las salidas de campo dentro del casco urbano de Manizales y de Villamaría.

RÉGIMEN DISCIPLINARIO. 

El estudiante o docente que omita los deberes anteriormente detallados o que incurra o incite a otros a desarrollar las prohibiciones previamente descritas, se le iniciará investigación disciplinaria por las instancias competentes, de conformidad con la normatividad interna.

FINANCIACIÓN DE LAS SALIDAS DE CAMPO.

En concordancia con el principio de legalidad del gasto público, las salidas de campo serán realizadas previa disponibilidad presupuestal y ordenadas desde los centros de gasto, según la naturaleza de los programas académicos que las desarrollan, así:

Programas de pregrado regular: serán financiados exclusivamente con recursos del nivel central los gastos de transporte, viáticos y ARL a los profesores, y ARL a los estudiantes, cuando aplique por las características propias de las salidas de campo.

Esta disponibilidad presupuestal contemplará los gastos del transporte y los viáticos para las salidas de campo, programadas fuera del perímetro urbano de Manizales y Villamaría.

• Programas de pregrado especial (adscritos a los fondos espaciales de Facultad): serán financiadas con recursos de los fondos especiales de la correspondiente Facultad.
• Programas de posgrado: serán financiadas con recursos de los fondos especiales de la correspondiente Facultad