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INSTRUCTIVO PARA ASIGNACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS ESPACIOS ACADÉMICOS (AULAS, LABORATORIOS) Y HORARIOS

PLANIFICACIóN

I-PL-289
Rige a partir de:
2014-10-31

Versión: 4

 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12008-10-31
22010-07-10
32012-10-16
42014-10-31

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores

OBJETIVO:
Listar los pasos para asignar los espacios académicos a cada Departamento y realizar el seguimiento al uso adecuado de los mismos.

DESARROLLO:

La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas se encarga de la asignación de aulas y laboratorios de los campus universitarios: Central, Sancancio, Palogrande y Bellas Artes, la sede Versalles es autónoma en la programaciòn de sus espacios. La aulas de sistemas son asignadas al Departamento de Ingenierías en Sistemas Informáticos que se encarga de la programación de estos espacios. 

Cuando los Departamentos requieran un horario adicional por la creación de nuevas actividades académicas, o la necesidad de generar nuevos grupos de una actividad académica en un espacio, envia la solicitud por correo físico o electrónico a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas con el horario requerido, tipo de aula, capacidad y especificaciones técnicas. Si hay capacidad se le asigna el espacio, de lo contrario el Departamento debe cambiar el horario y pedir nuevamente la asignación del espacio. Cuando se asigna o se niega el espacio se le comunica al Director de Departamento por correo electrónico. 

 

La asignación de los espacios académicos puede verse afectada por situaciones o eventos de contingencia del servicio, entre estos se encuentran los relacionados con capacidad del espacio académico (asignaciones diferentes a la capacidad requerida), adecuaciones de los espacios, crecimiento en la planta física y por fenómenos naturales imprevisibles. En estos casos se deben asignar nuevos espacios a los Departamentos afectados dejando evidencia tanto de la solicitud como del ajuste en la prestación del servicio.

 


DEFINICIONES:
ESPACIO ACADÉMICO: Espacio físico con características específicas para el desarrollo de actividades académicas de pregrado, postgrado y extensión


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio 0    
2 Reconoce cantidad y capacidad de aulas 1 Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Se identifica en cada edificio cuántas aulas estan disponibles y que capacidad y equipamiento posee cada una de ellas.

TIEMPO: durante los 30 días finales del semestre inmediatamente anterior en caso de haber presentado adecuaciones físicas.
3 Verificar informacón para asignación de espacios 2 Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Se determina la información sobre las horas ofertadas en el sistema de aulas. En caso de un nuevo programa se recibe un oficio el cual debe contener los requerimientos para el desarrollo de la actividad.

TIEMPO: durante los 30 días finales del semestre inmediatamente anterior, siempre y cuando se presente variación en la oferta.

Registro(Oficio de solicitud)
4 Realiza diagnóstico 3 Profesional Universitario - Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Según la oferta de horas que presenta cada Departamento se hace un diagnóstico para la asignación de aulas mediante la información consultada en el sistema.

TIEMPO: durante los 30 días finales del semestre siempre y cuando se presente variación en la oferta académica.
5 Asigna espacios académicos a cada Departamento 4 Profesional Universitario- Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Se realiza mediante la plataforma de asignación de espacios.

TIEMPO: durante los 30 días finales del semestre.
6 Programa horarios 5 Director de Departamento Ingresa la información relacionada con la actividad académica y el aula correspondiente requerida en la plataforma.

TIEMPO: 30 días antes a la iniciación de clases.
7 Resuelve situaciones de contingencia relacionadas con la asignación de aulas. 6 Profesional Universitario - Oficina Asesora de Planeación y Sistemas De acuerdo a los requerimientos de espacios y horarios de los departamentos.

TIEMPO: durante el período académico.

Registro(TICKET MESA DE AYUDA)
8 Publica Horarios. 7 Funcionario de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Imprime y ubica en cada aula y laboratorio el respectivo horario.

TIEMPO: durante la primera y tercera semana del periodo académico, con actualización de acuerdo a la actividad anterior.

Ver Registro(Formato para publicación de horarios)
9 Verifica inventario de aulas 8 Profesional Univeristario - Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Se verifica el estado del aula en su infraestructura, equipamiento, cupos y sillas, además se hacen las observaciones de mantenimiento para ser remitidas a la Oficina de Servicios Generales.

TIEMPO: 1 vez por semestre (duración 1 mes)

Ver Registro(FORMATO INVENTARIO DE ESPACIOS FÍSICOS)
10 Fin 9    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
FORMATO INVENTARIO DE ESPACIOS FÍSICOS
OFICINA DE PLANEACION
R-2387-I-PL-289-
Formato para publicación de horarios
OFICINA DE PLANEACION
R-1968-I-PL-289ASUNTO
Oficio de solicitud
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
-ASUNTO
TICKET MESA DE AYUDA
OFICINA DE PLANEACION
--
 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Wilson IvÁn RamÍrez Murcia

PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Yorlady Medina GÓmez

JEFE DE OFICINA
YORLADY MEDINA GÓMEZ

JEFE DE OFICINA

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