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INSTRUCTIVO PARA ASIGNACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS ESPACIOS ACADÉMICOS (AULAS, LABORATORIOS) Y HORARIOS

Código: I-PL-289
Versión: 6
Emisión: 2019-10-16

PROCESO PLANIFICACIóN

OBJETIVO
Asignar espacios académicos a cada Facultad y realizar el seguimiento al uso adecuado de los mismos.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas se encarga de la asignación de aulas y laboratorios de los campus universitarios: Central, Sancancio, Palogrande y Bellas Artes, la sede Versalles es autónoma en la programación de sus espacios. Las aulas de sistemas son asignadas al Departamento de Ingenierías en Sistemas Informáticos que se encarga de la programación de estos espacios. 

Cuando los Departamentos requieran un horario adicional por la creación de nuevas actividades académicas, o la necesidad de generar nuevos grupos de una actividad académica en un espacio, envía la solicitud por correo físico o electrónico a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas con el horario requerido, tipo de aula, capacidad y especificaciones técnicas. Si hay capacidad se le asigna el espacio, de lo contrario el Departamento debe cambiar el horario y pedir nuevamente la asignación del espacio. Cuando se asigna o se niega el espacio se le comunica al Director de Departamento por correo electrónico. 

La asignación de los espacios académicos puede verse afectada por situaciones o eventos de contingencia del servicio, entre estos se encuentran los relacionados con capacidad del espacio físico (asignaciones diferentes a la capacidad requerida), adecuaciones de los espacios, crecimiento en la planta física y por fenómenos naturales imprevisibles. En estos casos se deben asignar nuevos espacios a los Departamentos afectados dejando evidencia tanto de la solicitud como del ajuste en la prestación del servicio.

 

DEFINICIONES:

ESPACIO ACADÉMICO: Espacio fisico con caracterpisticas específicas para el desarrollo de actividades académicas de pregrado, posgrado y extensión.

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Reconocer cantidad y capacidad de aulas Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Se identifica en cada edificio cuántas aulas estan disponibles y que capacidad y equipamiento posee cada una de ellas.

TIEMPO: Durante los 30 días finales del semestre inmediatamente anterior en caso de haber presentado adecuaciones físicas.
3 Verificar información para asignación de espacios Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Se determina la información sobre las horas ofertadas en el sistema de aulas. En caso de un nuevo programa se recibe un oficio el cual debe contener los requerimientos para el desarrollo de la actividad.

TIEMPO: Durante los 30 días finales del semestre inmediatamente anterior, siempre y cuando se presente variación en la oferta.

Registro(Oficio de solicitud)
4 Realizar diagnóstico Profesional Universitario - Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Según la oferta de horas que presenta cada Departamento se hace un diagnóstico para la asignación de aulas mediante la información consultada en el sistema.

TIEMPO: Durante los 30 días finales del semestre siempre y cuando se presente variación en la oferta académica.
5 Asignar espacios académicos a cada Facultad Profesional Universitario- Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Se realiza mediante la plataforma de asignación de espacios.

TIEMPO: Durante los 30 días finales del semestre.
6 Programar horarios Director de Departamento o Responsable de la función Ingresa la información relacionada con la actividad académica y el aula correspondiente requerida en la plataforma.

TIEMPO: 30 días antes a la iniciación de clases.
7 Resolver situaciones de contingencia relacionadas con la asignación de aulas. Profesional Universitario - Oficina Asesora de Planeación y Sistemas De acuerdo a los requerimientos de espacios y horarios de los departamentos.

TIEMPO: Durante el período académico.
8 Publicar Horarios Profesional Universitario de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Imprime y ubica en cada aula y laboratorio el respectivo horario.

TIEMPO: Durante la primera y tercera semana del periodo académico, con actualización de acuerdo a la actividad anterior.

Ver Registro(Formato para publicación de horarios)
9 Verificar inventario de aulas Profesional Univeristario - Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Se verifica el estado del aula en su infraestructura, equipamiento, cupos y sillas, además se hacen las observaciones de mantenimiento para ser remitidas a la Oficina de Servicios Generales a través de correo electrónico.

TIEMPO: 1 vez por semestre.
10 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Formato para publicación de horarios
OFICINA DE PLANEACION
R-1968-I-PL-289ASUNTO
Oficio de solicitud
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
-ASUNTO

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
AUXILIAR ADMINISTRATIVO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
6Modernización de la imagen del SIG.2019-10-16
5Se actualiza el flujograma. 2019-02-23
4Se corrige el nombre del instructivo.2014-10-31
3Se requiere adicionar dos pasos al presente instructivo para incluir la actividad de publicación de horarios y verificación de ocupación de aulas Y sus respectivos formatos.

Se ajusta objetivo.

Se adiciona actividad para presentación de informe.

Se incluye el formato para publicación de horarios.

Se incluye la presentación del informe de utilización de aulas.
2012-10-16
2En el paso 5 se adiciona la utilización de la nueva plataforma de asignación de espacios.

Se modifica el paso 5.

Se anexa en el desarrollo las ocasiones en que se pueden presentar cambios de asigancaión de espacios académicos.

Se cambia el nombre del instructivo, por Instructivo para asignar espacios académicos (aulas, laboratorios y horarios).

Se anexan dos pasos en el flujograma para la identificación del servicio no conforme

2010-07-10
1Versión inicial2008-10-31



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