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INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE CUENTAS EN ENTIDADES FINANCIERAS- POLÍTICA EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO.

Código: I-GF-367
Versión: 3
Emisión: 2019-10-16

PROCESO GESTIóN FINANCIERA

OBJETIVO
Establecer los parámetros para el manejo y control de las cuentas bancarias de la Universidad de Caldas

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

ALCANCE: El alcance de esta política contable, abarca las cuentas que se clasifican como: Efectivo y equivalentes de efectivo.

 

Bajo ésta denominación se agrupan las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata con los que cuenta la Universidad de Caldas y que puede utilizar para el cumplimiento de su Misión y las cuales deben ser manejadas en cuentas bancarias, dentro de los cuales encontramos las siguientes: Caja Principal, Caja Menor, Cajas Satélites, Fondo Rotatorio, Cuentas Bancarias Corrientes y de Ahorro Nacional, e Inversiones a la vista.

 

SUMINISTRO DE INFORMACIÓN: Información Generada desde los Centros de Gastos, Oficina de Gestión Financiera, Entidades Financieras

 

RESPONSABLES: La responsabilidad de las actividades de este procedimiento es competencia del Rector, Vicerrector Administrativo, Ordenadores del Gastos, Jefe Oficina Financiera y Control Interno.

 

Los Recaudos e Ingresos de la Universidad de Caldas, son manejados en cuentas bancarias (corriente y ahorro), en entidades financieras sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Financiera. 

 

Como política interna y con el fin de generar ingresos adicionales para ser manejados como fuentes y usos en el Presupuesto de la Universidad, se recauda en cuentas de ahorro y se gira por cuentas corrientes, siempre y cuando no exista un convenio escrito donde quede estipulado que se debe manejar los recursos en cuenta corriente y/o cuenta bancaria independiente.

 

La apertura de cuentas bancarias y la cancelación de las mismas, es potestad del Rector, quien autoriza expresamente a los funcionarios para el manejo y control e informa a las entidades financieras modificaciones que se presenten para el manejo, indicando mecanismos de control y seguridad.

 

Criterios selección de entidades financieras para la apertura de cuentas:

*Seguridad Vs Calificación,

*Costo – Beneficio,

*Diversificación del riesgo,

*Calidad en la atención,

*Reciprocidad 

No obstante hay Ordenadores del gasto que exigen en que entidad bancaria aperturar cuentas.

 

Todos los funcionarios autorizados para el manejo de cuentas bancarias, deben estar amparados en la Póliza de manejo de la Universidad.

 

Con el fin de minimizar  número de cuentas bancarias y/o inactivas, Ordenadores del Gasto son responsables de no tener cuentas inactivas para que  aprueben cancelación de la misma y/o gestionen acta de liquidación.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Elaborar oficio de apertura de cuenta bancaria Profesional Especializado de la Oficina Financiera De acuerdo a los requerimientos de las Unidades Ejecutoras, la Tesorería proyecta oficio de apertura de cuenta bancaria.

TIEMPO: 5 días hábiles antes y/o después de suscribir convenios.
3 Envíar a Rectoría Profesional Especializado de la Oficina Financiera El oficio es enviado a Rectoría con el fin de ser firmado, el cual debe llevar los vistos buenos requeridos.

TIEMPO: 1 día hábil
4 Firmar oficio Rector El Rector firma el oficio y lo envía de nuevo a la Oficina Financiera.

TIEMPO: 2 días hábiles.

Registro(Oficio de apertura de cuenta bancaria )
5 Enviar oficio a la Entidad Bancaria. Profesional Especializado de la Oficina Financiera Una vez es recibido el oficio debidamente firmado por Rectoría, se envía a la Entidad Bancaria.

TIEMPO: 1 día hábil.
6 Envíar formularios y tarjeta de firma Personal de la Entidad Bancaria La entidad bancaria envía formularios y tarjetas para registro de firmas, los cuales se deben diligenciar, por parte de cada persona que interviene firmando las cuentas, incluida la del Representante Legal. Igualmente expide chequera de ser el caso.

TIEMPO: 2 días hábiles
7 Diligenciar los documentos enviados por la Entidad Bancaria Rector y Funcionarios Oficina Financiera autorizados Se diligencia cada formulario, con las tarjetas de registro de firmas, en las cuales se colocan las restricciones del manejo.

TIEMPO: 3 días hábiles
8 Anexar documentación exigida por la Entidad Bancaria para persona natural Rector y Funcionarios Oficina Financiera autorizados Se debe anexar documentación exigida por la entidad bancaria, como son: documentos de identificación, actas de posesión y resolución de nombramiento, entre otros documentos exigidos por entidad bancaria.

TIEMPO: 1 día hábil
9 Anexar documentación exigida por la entidad bancaria para persona jurídica. Profesional Especializado de la Oficina Financiera Se anexa documentación exigida por la entidad bancaria, como es RUT (registro único tributario), estados financieros, declaración de renta, certificado de existencia y representación legal, entre otros.

TIEMPO: 1 día hábil
10 Trámitar la apertura de la(s) cuenta(s) bancaria(s) Profesional Especializado de la Oficina Financiera Se tramita la apertura de las cuentas bancarias con la documentación solicitada y posteriormente se asigna un número el cual es certificado a la tesorería.

TIEMPO: 1 día hábil.
11 Reportar cuenta bancaria a Contabilidad Profesional Especializado de la Oficina Financiera Se reporta certificación bancaria de la nueva cuenta para ser ingresado al Sistema de Gestión Financiero (SGF).

TIEMPO: 1 día hábil.
12 Asignar código contable en SGF Profesional Universitario Oficina Financiera Crea cuenta contable, de acuerdo al Plan Único de Cuentas de la Contaduría General de la Nación.

TIEMPO: 1 día hábil
13 Informar a Centro de Gastos, Contabilidad y Archivar Auxiliar Administrativo y Profesional Especializado de la Oficina Financiera Se reporta la cuenta bancaria al Centro de gasto, contabilidad y funcionario encargado de ingresos, así como las cuentas bancarias canceladas para inactivación en el SGF.

TIEMPO: 1 día hábil.
14 Fin.    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Oficio de apertura de cuenta bancaria
DIVISION FINANCIERA
-GO-OFI-062


ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - JEFE DE OFICINA - JEFE DE OFICINA -

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
3Modernización de la imagen del SIG. 2019-10-16
2Se actualiza bajo las nuevas políticas NIIF. 2019-05-02
1Versión inicial2008-12-05



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