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INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE CUENTAS EN ENTIDADES FINANCIERAS

GESTIóN FINANCIERA

I-GF-367
Rige a partir de:
2008-12-05

Versión: 1

 

OBJETIVO:
Establecer los parámetros para el manejo y control de las cuentas corrientes y de ahorros de la Universidad de Caldas

DESARROLLO:
Los recaudos e Ingresos de la Universidad de Caldas, son manejados en cuentas corrientes y de ahorros, en entidades financieras sometidas al control y vigilancia del Estado, bajo la responsabilidad de la Tesorería.

Como política interna y con el fin de generar ingresos adicionales para ser manejados como fuentes y usos en el Presupuesto de la Universidad, se recauda en cuentas de ahorro y se gira por cuentas corrientes, siempre y cuando no exista un convenio escrito donde quede estipulado que se debe manejar los recursos de dicho convenio en una cuenta corriente.

La apertura de cuentas bancarias y la cancelación de las mismas, es potestad del Rector, quien autoriza expresamente a las personas para el manejo y control.

Los criterios de selección de entidades financieras para la apertura de cuentas son comerciales, de seguridad, calidad costo comparado con el beneficio y eficiencia en la prestación de los servicios, donde se analiza entre otros:
*Oportunidad en el envio de la información
*Prontitud en la depuración de inconsistencias presentadas
*Calidad en la atención

Los recaudos e ingresos de la Universidad se deben tener en cuentas bancarias en varias entidades financieras de la ciudad, con el fin de diversificar el riesgo.

La Rectoría por intermedio de la Tesorería, es reponsable de informar a las entidades financieras, los funcionarios autorizados para el manejo de las cuentas y de las modificaciones que se presenten en tal sentido, indicando los mecanismos de control y seguridad en el manejo de las cuentas.

Todos los funcionarios autorizados para el manejo de cuentas bancarias, deben estar amparados en la Poliza de manejo de la Universidad.

Igualmente la Entidad Financiera exige que se diligencien documentos a nivel de Persona Juridica y Persona Natural.

FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio 0    
2 Elabora oficio de apertura de cuenta bancaria 1 Profesional Especializa de la Oficina Financiera De acuerdo a los requerimientos de la Universidad, en la Tesorería se proyecta oficio de apertura de cuenta bancaria.

TIEMPO: En el momento que lo requiera la Universidad.
3 Envía a Rectoría 2 Profesional Especializado Oficina Financiera El oficio es enviado a Rectoría con el fin de ser firmado, el cual debe llevar vistos buenos de la Oficina Financiera y Vicerrectoría Administrativa.

TIEMPO: 1 día hábil
4 Firma oficio 3 Rector El Rector firma el oficio y lo envía de nuevo a la Oficina Financiera.

TIEMPO: 2 días hábiles.

Registro(Oficio de apertura de cuenta bancaria )
5 Envía oficio a la Entidad Bancaria. 4 Profesional Especializa de la Oficina Financiera Una vez es recibido el oficio debidamente firmado por Rectoría, se envía a la Entidad Bancaria.

TIEMPO: 1 día hábil
6 Envía formularios y tarjeta de firma 5 Personal de la Entidad Bancaria La entidad bancaria envía formularios y tarjetas para registro de firmas, los cuales se deben diligenciar, por parte de cada persona que interviene firmando las cuentas, incluida la del Representante Legal.

TIEMPO: 2 días hábiles
7 Diligencia los documentos enviados por la Entidad Bancaria 6 Rector, Profesionales Especializados de la Oficina Financiera y Pagador Se diligencia cada formulario, con las tarjetas de registro de firmas, en las cuales se colocan las restricciones del manejo.

TIEMPO: 3 días hábiles
8 Anexa documentación exigida por la Entidad Bancaria para persona natural 7 Rector, Profesionales Especializados de la Oficina Fiannciera y Pagador Se debe anexar documentación exigida por la entidad bancaria, como son: documentos de identificacion, actas de posesión y resolucion de nombramiento.

TIEMPO: 1 día hábil
9 Anexa documentación exigida por la entidad bancaria para persona juridica. 8 Profesional Especializa de la Oficina Financiera Se anexa documentación exigida por la entidad bancaria, como es RUT (registro único tributario), estados financieros, declaración de renta, certificado de existencia y representación legal.

TIEMPO: 1 día hábil
10 Trámita la apertura de la(s) cuenta(s) bancaria(s) 9 Profesional Especializado Oficina Financiera
TIEMPO: 1 día hábil.
11 Decide 12 Personal encargado de la Entidad bancaria Revisa y verifica la veracidad de los documentos para la apertura de la cuenta bancaria.

TIEMPO: Según Entidad Bancaria
12 Documentación incorrecta, Regresa al paso 7 11 Personal encargado de la Entidad bancaria  
13 Documentación correcta, Asigna número de cuenta bancaria 11 Personal encargado de la entidad bancaria Efectua apertura de la cuenta bancaria y asigna número, el cual es certificado a la Tesoreria.

TIEMPO: 1 día hábil.
14 Registra cuenta bancaria en el SGF 13 Profesional Especializada Oficina Financiera Registra numero asignado de la nueva cuenta a Contabilidad, para ser ingresado al Sistema de Gestión Financiero (SGF).

TIEMPO: 1 día hábil.
15 Asigna código contable en SGF 14 Profesional Universitaria de Oficina Financiera Registra la entidad bancaria y el número de cuenta bancaria, asignando el código contable en el Sistema de Gestion Financiera (SGF).

TIEMPO: 1 día hábil
16 Archiva 15 Auxiliar Administrativa oficina Financiera y Profesional Especializada Oficina Financiera Se asienta en papeles de trabajo y Archiva certificacion cuenta bancaria.

TIEMPO: 1 día hábil
17 Informa a Contabilidad y Presupuesto 16 Profesional Especializa oficina financiera Numero de cuenta bancaria y asignacion codigo contable es informado a Contabilidad y Presupuesto.

TIEMPO: mensualmente cuando se presentan cancelaciones o aperturas
18 fin 17    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Oficio de apertura de cuenta bancaria
DIVISION FINANCIERA
-GO-OFI-062
 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Sonia Imelda Vallejo Rivera

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Mauricio Arbelaez Rendon

JEFE DE OFICINA
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO

JEFE OFICINA

Documento Controlado
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