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INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE CUENTAS EN MONEDA DIFERENTE AL PESO COLOMBIANO

GESTIóN FINANCIERA

I-GF-368
Rige a partir de:
2008-11-13

Versión: 1

 

OBJETIVO:
Establecer los parametros para efectuar el pago a proveedores en moneda diferente al peso colombiano

DESARROLLO:
La Rectoría por intermedio de la Tesorería elabora y envía carta de instrucciones a la entidad bancaria, autorizando e indicando realizar el pago en moneda diferente al peso colombiano, de acuerdo con los requerimientos de los diferentes centros de gastos de la Universidad de Caldas.

Se diligencian todos los formularios exigidos por la entidad bancaria.

La entidad bancaria es quien negocia ante la mesa de dineros de la entidad, la tasa de negociación para el respectivo giro, indicando posteriormente a la Univiersidad mediante una liquidación de giro el valor en pesos colombianos objeto del giro.

FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio 0    
2 Recepciona Documentos 1 Auxiliar Administrativo de oficina Financiera En Presupuesto (radicación) se recepcionan los actos administrativos enviados de los diferentes Centros de Gastos de la Universidad y se verifica que la documentación requerida dependiendo del concepto de pago este completa.

TIEMPO: periodicamente (de acuerdo a los compromisos adquiridos)
3 Decide 2 Auxiliar Administrativo de Oficina financiera Verifica que la documentación que soporta el expediente cumpla con los requisitos y este completa.

TIEMPO: 1 dia habil
4 Documentación incompleta, Regresa al paso 2 3 Auxliar Administrativo Oficina Financiera Cuando el expediente no se encuentra completo o presenta cualquier tipo de inconsistencia, este es devuelto al centro de gastos para su revisión y/o corrección
5 Documentación completa, Asigna compromiso 3 Profesional Universitario oficina financiera Pasa a presupuesto para asignar compromiso presupuestal.

TIEMPO: 1 dia habil
6 Recibe documentos
5 Profesional Especializado Oficina Financiera Recibe documentos objeto de pago con compromiso
(actos administrativos enviados de los diferentes Centros de Gastos de la Universidad y se verifica que la documentación requerida dependiendo del concepto de pago este completa)

TIEMPO: un dia habil
7 Revisa documentos para pago 6 Profesional Especializada oficina financiera Si documentos soportes estan correctos, continua con el paso 10, de lo contrario va a paso 8

TIEMPO: 1 dia habil
8 Proyecta oficio para entidad bancaria 7 Profesional Especializada oficina financiera Proyecta oficio al Rector autorizando a la entidad bancaria realizar el pago en moneda diferente al peso colombiano con todas las instrucciones claras del beneficiario objeto del pago.

TIEMPO: 1 dia habil
9 Diligencia los formularios expedidos por la entidad bancaria 8 Rector y Profesional Especializada oficina financiera Se diligencian todos los formularios requeridos por parte de la entidad bancaria, con el fin de realizar el giro.

TIEMPO: 1 dia habil
10 Realiza giro 9 Personal encargado de la entidad bancaria De acuerdo con las instrucciones, realiza giro al beneficiario del pago.

TIEMPO: 1 dia
11 Envía soportes del giro 10 Personal encargado de la entidad bancaria Envia a Tesoreria soportes del giro en el cual se evidencia los gastos bancarios y el valor en pesos colombianos.

TIEMP: 8 dias
12 Radica la cuenta 11 Profesional Especializado Oficina Financiera Pasa a central de cuentas, documentos soportes del pago anexo al documento de la entidad bancaria, para ser radicada la cuenta por el valor certificado por la entidad bancaria.

TIEMPO: un dia
13 Causa la cuenta 12 Profesional Especializado de la Oficina Financiera. Los documentos se pasan a Contabilidad para ser causados contablemente por el valor de la negociación en la entidad bancaria.

TIEMPO: un dia
14 Envía a Tesoreria 15 Profesional Especializado de la Oficina Financiera. Se recibe nuevamente la documentacion soporte del pago, debidamente radicada y causada, con el fin de realizar Nota Debito en el sistema financiero.

TIEMPO: 1 dia
15 Archiva Nota Débito 14 Auxiliar Administrativa Realiza nota débito y archiva en boletin de egresos.

TIEMPO: 1 dia
16 Infome al centro de gastos 15 Profesional Especializada oficina financiera Se informa por escrito al centro de gastos del pago realizado en moneda diferente al peso, dejando constancia del valor pagado, con el fin de reintegrar saldo presupuestal o generar otro acto administrativo con su correspondiente compromiso, de ser el caso.

TIEMPO: 1 dia
17 Fin 16    

 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Sonia Imelda Vallejo Rivera

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Mauricio Arbelaez Rendon

JEFE DE OFICINA
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO

JEFE OFICINA

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