DEFINICIONES Y TÉRMINOS:

 

Evaluación: Estimar de forma permanente los conocimientos, destrezas, actitudes, habilidades, aptitudes y rendimiento de los evaluados durante el período respectivo.

 

Concertación de Objetivos: acuerdos sobre los resultados finales esperados que debe entregar el servidor público de carrera administrativa en el marco de sus funciones, los planes de desarrollo, planes institucionales, planes operativos anuales, planes por dependencia, objeto de la dependencia, propósito principal del empleo y demás herramientas con que cuente la entidad, los cuales deben establecerse mediante un proceso de construcción entre el evaluado y evaluador. 

 

Análisis de Gestión: Proceso mediante el cual se valoran características y conductas personales y laborales del servidor público provisional y de libre nombramiento y remoción, con respecto a su desempeño.

 

Productividad Laboral: Es una medida de eficiencia en el trabajo, que permite hacer uso adecuado de recursos para efectuar labores con calidad y oportunidad aplicando destrezas y conocimientos.

 

Conducta Laboral: Conjunto de acciones que permiten al servidor público actuar frente al desarrollo y ejecución de las funciones propias de un cargo.

 

Competencias Laborales: Son aquellos conocimientos y habilidades que tiene un servidor público para responder ante una tarea o actividad en el ámbito del trabajo.

 

 

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL:

 

Es una herramienta de gestión objetiva y permanente, encaminada a valorar las contribuciones individuales y el comportamiento del evaluado, midiendo el impacto positivo o negativo en el logro de las metas institucionales. Esta evaluación de tipo individual permite así mismo medir el desempeño institucional.

Actores del Proceso de Evaluación del Desempeño:

 

• Comisión de personal: 

• Evaluados y evaluadores. 

 

Comisión de personal deberá: 

Resolver en única instancia, las reclamaciones que formulen los evaluados inconformes con los compromisos. (Literal b del artículo 16 de la Ley 909 de 2004)

 

Los Evaluadores y Evaluados deberán:  

Participar de manera activa en las diferentes fases que integran el proce¬so de evaluación del desempeño laboral: concertación de compromisos y sus seguimientos, acordar compromisos de mejoramiento individual cuando sea necesario, presentar las evidencias que se generen durante el período de evaluación. 

 

 

FASES DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO:

 

El proceso de Evaluación del desempeño laboral se desarrollará de acuerdo con las siguientes fases: 

• Concertación de compromisos

• Seguimiento

• Evaluaciones parciales y eventuales

• Calificación definitiva.

 

Las actividades están enmarcadas en cuatro etapas de evaluación: Es responsabilidad de las partes intervinientes EVALUADOR y EVALUADO, procurar por el cumplimiento de las diferentes etapas del proceso dentro de los plazos establecidos.

 

Primera fase Concertación de Objetivos:

Se realiza entre el 1° y el 21 de febrero del año en curso (15 días hábiles siguientes), se deben definir los objetivos para el período comprendido entre el primero (1°) de febrero de año en curso y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente.

De una buena concertación depende el éxito del proceso; tener en cuenta la redacción del compromiso: verbo en infinitivo, que es la acción para realizar, un objeto, sobre lo que recaerá la acción y una condición de resultado, es decir el producto o servicio esperado.

 

Importante: NO es copiar la función del manual de funciones. Es tener en cuenta que: los compromisos se relacionan con el manual de funciones, con los planes de acción, con el plan de desarrollo y con los planes, proyectos y procesos en los cuales se encuentre vinculado el servidor.

 

 

Los compromisos a concertar son: 

 

Funcionales: Son los resultados, productos o servicios susceptibles de ser medidos y verificados, que deberá cumplir el servidor en el período de evaluación respectivo, de conformidad con los plazos y condiciones establecidas en la fase de concertación. 

 

El número de compromisos a concertar para el período anual no deberá ser superior a cinco (5), Estos tendrán un peso porcentual del 85% de la calificación total.

 

Comportamentales: Son las competencias comportamentales definidas por el evaluador y evaluado. Estas pueden ser comunes a los servidores públicos y por nivel jerárquico; Son las características individuales (habilidades, actitudes, conocimientos, aptitudes, rasgos y moti¬vaciones) que están relacionadas con el desempeño observado del empleado público y que le permiten alcanzar las metas institucionales.

 

El número de compromisos a concertar para el período anual serán entre dos (2) y tres (3), estos tendrán un peso porcentual del 15% de la calificación definitiva del evaluado

 

 

Situaciones especiales que se pueden presentar durante la concertación de compromisos:

 

 

a) Ausencia de consenso para la concertación los objetivos:

 

Si vencido el término establecido para realizar la concertación de los objetivos no existe consenso, el evaluador procederá a fijarlos dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Para ello deberá dejar constancia del hecho y solicitar la firma de un testigo que desempeñe un empleo igual o superior al del evaluado.

 

Lo anterior se comunicará al evaluado quien podrá presentar reclamación ante la Comisión de Personal de la entidad, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes con la manifestación expresa de los motivos de su inconformidad.

 

 

b) Ausencias de concertación de los Objetivos

 

Si dentro del período establecido para la concertación de los objetivos no se cumple tal obligación por parte del evaluador, el empleado sujeto de evaluación solicitará, dentro de los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo establecido para el período respectivo, ante el Jefe Inmediato del evaluador que se efectúe la misma, caso en el cual el evaluador deberá cumplir de forma inmediata o a más tardar el día hábil siguiente a su obligación. 

 

Si no se hubiere cumplido tal responsabilidad, el empleado sujeto de evaluación presentará, dentro de los 5 días hábiles siguientes al vencimiento de dicho término, una propuesta de compromisos, la cual se entenderá aprobada de manera inmediata, salvo que sea objetada por el evaluador.

 

Para el caso de un funcionario que se encuentra en incapacidad, se precisa que una vez culmine ésta, se llevará a cabo la concertación de compromisos y la calificación definitiva corresponderá a los días efectivamente laborados.

 

 

c) Ajuste de Compromisos en Período Anual 

 

Durante el período de evaluación anual los compromisos podrán ajustarse por alguna de las siguientes situaciones: 

 

• Si durante el período de evaluación se producen cambios en los planes institucionales o metas por áreas, dependencias, grupos internos de trabajo y procesos o indicadores de gestión, insumo base para la concertación. 

 

• Por separación temporal del evaluado del ejercicio de las funciones de su cargo por un término superior a treinta (30) días calendario. 

 

• Por cambio definitivo del empleo como resultado del traslado del evaluado o reubicación de su empleo. 

 

• Por asignación de funciones, en los términos del artículo 2.2.5.5.52 del Decreto No. 648 de 2017 o la norma que lo modifique. 

 

El ajuste de compromisos recaerá sobre el porcentaje faltante para cumplir el período de evaluación

NOTA:  No procede el ajuste o modificación a compromisos funcionales cuando hay cambio de evaluador durante el periodo anual; sin embargo, el anterior evaluador deberá realizar una evaluación parcial eventual antes del retiro del cargo.

 

Reclamación en caso de inconformidad en la concertación de los compromisos

 

La Comisión de Personal de la entidad conocerá y decidirá en única instancia, las reclamaciones que promuevan los evaluados por inconformidad frente a los compromisos. La decisión deberá proferirse en un término máximo de diez (10) días hábiles tanto para el período anual como para el período de prueba. Si prospera la reclamación, el evaluador deberá ajustarlos, teniendo en consideración los parámetros señalados por la Comisión de Personal.

 

Segunda Fase Seguimiento Semestral al logro de dichos objetivos:

 

Consiste en la verificación que realiza el evaluador del avance, cumplimiento o incumplimiento de los compromisos durante la totalidad del período de evaluación.

Tercera Fase Evaluaciones Parciales y Eventuales

Son las que permiten evidenciar el porcentaje de avance del evaluado en relación con el cumplimiento de los objetivos concertados.

 

• La Evaluación parcial del primer semestre formato 1 y 2: corresponde a los avances entre el primero (1°) de febrero y el treinta y uno (31) de julio de cada año. 

 

• La Evaluación parcial del segundo semestre formato 1 y 2: corresponde al período comprendido entre el primero (1°) de agosto del año en curso y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente.

 

• Evaluaciones parciales eventuales: en las evaluaciones del primero como del se¬gundo semestre, el evaluador deberá tener en cuenta el resultado de las evaluaciones parciales eventuales que se generen por las siguientes situaciones: 

 

a. Por cambio de evaluador, quien deberá evaluar a sus colaboradores antes de retirarse del empleo. 

b. Por cambio definitivo del cargo como resultado de traslado del evaluado o reubicación del empleo. 

c. Cuando el empleado deba separarse temporalmente del ejercicio de las funcio¬nes del cargo por suspensión o por asumir por encargo las funciones de otro cargo o con ocasión de licencias, comisiones o de vacaciones, en caso de que el término de duración de estas situaciones sea superior a treinta (30) días ca¬lendario. 

d. Por separación temporal del empleado público con ocasión de un nombramien¬to en período de prueba, la cual surtirá efectos sólo en los eventos en que el servidor regrese a su empleo o no supere el período de prueba. 

Las evaluaciones parciales eventuales deben producirse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir del momento en que se presente la situación que las origina, con excepción de la ocasionada por cambio de evaluador, la cual se realizará antes del retiro de éste.

Evaluación en caso de ausencia de jefe inmediato durante 1 mes (30 días laborales): 

Cuando una dependencia no cuente con jefe en un periodo de máximo 30 días, el jefe inmediato que actúa como evaluador entrante debe retomar ese tiempo y con base en evidencias debe hacer la evaluación de los empleados a su cargo. 

Si el término durante el cual la dependencia se encuentra sin Jefe Inmediato es superior a 30 días, le corresponde al superior jerárquico realizar dicha evaluación basado en las evidencias, acopiadas por el evaluado.

Evaluación en caso del que el responsable de adelantar el proceso se retire de la universidad sin cumplir con su obligación.

Las evaluaciones que no se realizaron por el evaluador responsable, el superior inmediato, o quien designe el Rector, deberá consolidar la información y asumirá el periodo que se encuentre sin evaluación, con base en las evidencias aportadas. 

 

Calificación de funcionarios que se encuentra en un encargo o comisión para desempeñar cargo de LNR 

• Modalidad encargo Planta Global:

Durante el encargo procede la aplicación de una evaluación parcial eventual proporcional al tiempo que dure dicha situación, efectuando el ajuste propio a los compromisos concertados, toda vez que el empleado encargado cambia de empleo y de funciones.

Al finalizar el período de evaluación anual el resultado de la calificación definitiva corresponderá a la sumatoria de las evaluaciones parciales eventuales a que haya lugar, entre ellas la de situación del encargo.

• Modalidad encargo Planta Temporal:

Los empleados de carrera administrativa que sean encargados en un cargo de la planta temporal deberán ser evaluados utilizando el mismo instrumento de evaluación definido para los empleados con derechos de carrera. 

• Modalidad Comisión cargo LNR:

Si se concede comisión para desempeñar un cargo de Libre Nombramiento y Remoción la evaluación se efectúa a través del Formato para la Evaluación y Análisis de Gestión, luego no habrá lugar a la sumatoria de las evaluaciones.

Ausencia de la Evaluación del Desempeño Laboral en las fechas establecidas por la normatividad 

Cuando no se produzca la calificación en los términos establecidos legalmente y el evaluado no la solicite dentro de los cinco (5) días siguientes, la evaluación parcial eventual, semestral o la calificación definitiva, se entenderá satisfactoria en el porcentaje mínimo. La no calificación dará lugar a investigación disciplinaria para el evaluador, la comisión evaluadora, o funcionarios responsables según sea el caso.

 

Así mismo la situación administrativa de vacaciones no suspende los términos para efectuar la evaluación del desempeño. Esta se deberá efectuar ya sea antes del inicio del periodo de vacaciones o una vez se produzca el reintegro del funcionario del periodo de vacaciones siempre y cuando esta fecha esté dentro del lapso establecido para efectuar la evaluación.

 

Evaluación Extraordinaria:

Es aquella que solicita el Rector, basada en información soportada sobre el presunto desempeño deficiente del empleado de carrera administrativa en relación con los compromisos concertados o fijados. Esta evaluación sólo podrá ordenarse después de transcurridos tres (3) meses desde la última evaluación definitiva y comprenderá todo el período no evaluado, teniendo en cuenta las evaluaciones parciales que se hayan realizado.

 

Cuarta Fase Calificación Definitiva:

El resultado de la evaluación será la calificación correspondiente al período anual, establecido en las disposiciones reglamentarias, entre el 1 de febrero y el 31 de enero del año siguiente y corresponde a la sumatoria de los porcentajes obtenidos por el evaluado en las evaluaciones parciales semestrales y en las parciales eventuales cuando se hubieren presentado. 

 

Escala de Calificación:

La calificación del desempeño anual corresponde a los siguien¬tes niveles: sobresaliente, superior, satisfactorio, adecuado e insatisfactorio, de acuerdo con el porcentaje asignado por el evaluador así:

 

Sobresaliente De 884 a 1000 puntos

Superior  De 767 a 883 puntos

Adecuado De 650 a 766 puntos

Insatisfactoria De 100 a 649 Puntos

 

Los resultados de las evaluaciones deberán tenerse en cuenta, entre otros aspectos, para:

 

• Adquirir derechos de carrera administrativa con la calificación definitiva en firme del Período de Prueba, tanto para el ingreso o el ascenso, como consecuencia de un concurso de méritos. 

• Acceder a encargos cuando se cumpla con la totalidad de los requisitos estable¬cidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004. 

• Acceder a comisiones para desempeñar empleos de libre nombramiento y re¬moción o de período fijo en los términos del artículo 26 de la Ley 909 de 2004. 

• Permanecer en el servicio y conservar los derechos de carrera

• Ascender en la carrera.

• Conceder becas o comisiones de estudio.

• Otorgar incentivos económicos o de otro tipo.

• Planificar la capacitación y la formación.

Consecuencias de la Calificación en el Nivel No Satisfactorio

• Separación de la carrera administrativa y pérdida de los derechos inherentes a ella. 

• Retiro del servicio. 

• Pérdida del encargo y la obligación de regresar al empleo en el cual ostenta derechos de carrera. 

• En firme la calificación no satisfactoria del período de prueba, el empleado debe regresar al cargo en que ostenta derechos de carrera. 

 

Notificación de las evaluaciones definitivas. 

El resultado de toda evaluación definitiva se notificará por correo electrónico al evaluado dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha en que se produzcan.

 

Recursos contra la calificación definitiva.

• Sobre la evaluación definitiva del desempeño procederá el recurso de reposición y de apelación.

 

• Los recursos se presentarán personalmente ante el evaluador por escrito y sustentados en la diligencia de notificación personal o dentro de los cinco (5) días siguientes a dicha actuación.

 

• En el trámite y decisión de los recursos se aplicará lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo.

 

• La evaluación definitiva del desempeño laboral quedará en firme cuando, transcurridos los términos legales, el evaluado no ha interpuesto recurso alguno o, cuando habiéndolos interpuesto, éstos han sido resueltos y notificados por las instancias competentes. 

 

• Cuando transcurrido un plazo de dos meses, contado a partir de la interposición de los recursos de reposición o apelación, sin que se haya notificado decisión expresa sobre ellos, se entenderá que la decisión es negativa y la decisión quedará en firme.

 

• La ocurrencia del silencio administrativo negativo a que se refiere el inciso anterior no exime a la autoridad competente de responsabilidad ni le impide resolver mientras no se haya acudido ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo.

 

En todo caso, en contra de las evaluaciones parciales semestrales y eventuales no procede recurso alguno.

Impedimentos. 

Los responsables de evaluar el desempeño laboral de los empleados de carrera o en período de prueba deberán declararse impedidos cuando se encuentren vinculados con éstos por matrimonio o por unión permanente o tengan parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, primero civil o exista enemistad grave con el empleado a evaluar o cuando exista cualquier causal de impedimento o hecho que afecte su objetividad.

 

El evaluador al advertir alguna de las causales de impedimento, la manifestará por escrito motivado al Rector, quien mediante acto administrativo motivado decidirá sobre el impedimento dentro de los cinco (5) días siguientes. De aceptarlo designará otro evaluador y en el mismo acto ordenará la entrega de los documentos que hasta la fecha obren sobre el desempeño laboral del empleado a evaluar.

Recusaciones. 

El empleado a ser evaluado podrá recusar al evaluador ante el Jefe de la entidad cuando advierta alguna de las causales de impedimento, para lo cual allegará las pruebas que pretenda hacer valer. Para tal caso se aplicará el procedimiento descrito en el segundo inciso del artículo anterior en lo que sea pertinente.

El impedimento o la recusación deberán formularse y decidirse antes de que inicie el proceso de evaluación.

Contra las decisiones que resuelvan el impedimento o la recusación no procederá recurso alguno.

 

EVALUACIÓN Y ANÁLISIS DE LA GESTIÓN

La Universidad de Caldas mediante la resolución 0716 del 2011 adoptó instrumento para hacer evaluación y análisis de gestión a los servidores públicos en provisionalidad y libre nombramiento y remoción; orientado a evaluar el qué y cómo del desempeño en el cumplimiento de los objetivos, el logro de resultados  y el acuerdo sobre las acciones de mejoramiento, busca establecer acuerdos y compromisos orientados a mejorar el desempeño, contribuyendo al bienestar de los servidores públicos, el mejoramiento del clima laboral.

 

Así mismo mediante el acuerdo 35 del 2022 del Consejo Superior, se estableció que los servidores públicos adscritos a la planta de empleos temporales se ajustarán a las normas de evaluación en la gestión de sus labores, a través del mismo formato usado para los servidores públicos en provisionalidad y de libre nombramiento y remoción. 

 

Evaluaciones parciales eventuales: que se generen por las siguientes situaciones: 

a. Por cambio de evaluador, quien deberá evaluar a sus colaboradores antes de retirarse del empleo.

b. Por cambio definitivo del empleo como resultado de traslado del evaluado o reubicación del empleo.

Las evaluaciones parciales eventuales deben producirse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir del momento en que se presente la situación que las origina, con excepción de la ocasionada por cambio de evaluador, la cual se realizará antes del retiro de éste.

 

Calificación definitiva:

El resultado de la evaluación será la calificación correspondiente al período anual, (desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de cada vigencia), entre el jefe inmediato y el servidor público, así mismo se realiza la autoevaluación que computada con la evaluación y las evaluaciones parciales eventuales cuando se hubieren presentado arroja el puntaje final

Escala de Calificación:

 

Muy Excelente De 97.1 a 100 puntos

Excelente De 89.6 a 97 puntos

Bueno         De 75.1 a 89.5 puntos

Regular         De 60 a 75 Puntos

Deficiente De 25.1 a 59.9 Puntos

Muy deficiente De 0 a 25 puntos

 

 

Los resultados de esta evaluación se tendrán en cuenta, para:

• Otorgar incentivos pecuniarios.

• Fomentar procesos de capacitación 

Para cada periodo a evaluar, la Oficina de Gestión Humana envía circular indicando el cronograma de actividades. 

La actividad finaliza con la consolidación de las debilidades y fortalezas para detectar necesidades de capacitación de dichos servidores públicos. La evaluación del desempeño y la evaluación y análisis de la gestión debe ser entregada al área de historias laborales para la actualización del expediente.

 

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y ANALISIS DE GESTIÓN – RECTOR DE LA UNIVERSIDAD

El Acuerdo 47 de 2017 del Consejo Superior - Estatuto General, establece en su numeral 7 Artículo 9 como una de las funciones del Consejo Superior, la siguiente:

 

"Elegir, posesionar, evaluar anualmente y remover al rector, conforme con lo establecido en el presente estatuto".

 

 

Actores del Proceso de Evaluación:

 

• Miembros del Consejo Superior 

• Evaluado (Rector)

• Oficina de Gestión Humana 

 

Fases de la evaluación:

 

1. La evaluación de desempeño y análisis de gestión del Rector que realiza anualmente todos los consejeros del Consejo Superior, para lo cual se deberá utilizar el formato de “EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y ANALISIS DE GESTIÓN – RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS” 

2. La secretaria del consejo superior enviara en formato PDF las evaluaciones diligenciadas por cada uno de los consejeros a la oficina de gestión humana máximo finalizando el último día hábil del mes de febrero.

3. La Oficina de Gestión Humana se encargará de realizar la consolidación de los puntajes de la evaluación realizada al Rector, en bases de datos para el cálculo de la calificación final.

4. Notificación de la calificación final, vía correo electrónico al Rector.

 

Periodo de la evaluación del Rector:

La evaluación del rector comprenderá el período anual, desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de cada vigencia.

 

Escala de Calificación:

 

Excelente De 91 a 100 puntos

Bueno De 81 a 90 puntos

Satisfactorio De 70 a 80 puntos

Insatisfactorio De 0 a 69 puntos

 

Recurso:

Contra la calificación del Consejo Superior solo procede el recurso de reposición el cual se deberá interponer y sustentar dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación de la calificación final y con él se agota el procedimiento administrativo (Artículo 48 Acuerdo 47 del 2017 Consejo Superior). 

 

Observación:

 

Cuando el Rector sea un docente que se encuentra en comisión administrativa para el trámite de la evaluación de desempeño de este, se deberá acudir a lo establecido en el literal a del artículo 7 del Acuerdo 046 del 2009 del Consejo Superior y demás lineamientos de la Vicerrectoría Académica – Grupo Interno de Desarrollo Docente y apoyo a la capacitación docente

 

NORMATIVIDAD

 

• Ley 909 del 2004.

• Acuerdo del Consejo Superior  014 del 2010.

• Resolución de Rectoría N° 0716 del 2011.  

• Acuerdo de la Comisión Nacional del Servicio Civil N° 565 de 2016

• Decreto No. 648 de 2017

• Acuerdo de la Comisión Nacional del Servicio Civil N° 6176 de 2018. 

• Acuerdo del Consejo Superior N° 35 del 2022.