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INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD, TRÁMITE Y CUMPLIMIENTO DE COMISIONES DE ESTUDIO

Código: I-DC-39
Versión: 10
Emisión: 2020-04-21

PROCESO DOCENCIA

OBJETIVO
Garantizar el cumplimiento de los requisitos para la solicitud y otorgamiento de comisiones de estudio, de los docentes de carrera de la Universidad de Caldas.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

DEFINICIONES IMPORTANTES:

 

Docente de carrera: Son servidores públicos amparados por régimen especial; no son de libre nombramiento y remoción y se rigen por el Estatuto Docente de la Universidad.

 

Comisión de estudios: Un docente se encuentra en comisión de estudios, cuando la Universidad lo autoriza para separarse total o parcialmente de sus funciones para adelantar estudios de postgrado en las condiciones y modalidades que estipulan los reglamentos. En el caso de los docentes expertos podrá concederse comisión para adelantar estudios de pregrado en su área de desempeño docente (literal b del artículo 63 del Acuerdo 021 de 2002 del Consejo Superior).

 

Estudios de Posgrado: Los estudios de postgrado se dividen en tres tipos de programas:

 

1. Programa de Especialización: son aquellos que se desarrollan con posterioridad a un programa de pregrado y posibilitan el perfeccionamiento en la misma ocupación, profesión, disciplina o áreas afines o complementarias y tiene como propósito la calificación del servicio profesional y el desarrollo de las competencias. 

 

2. Programa de Maestría: son aquellos que buscan ampliar y desarrollar los conocimientos para la solución de problemas disciplinarios, interdisciplinarios o profesionales y dotar a la persona de los instrumentos básicos que la habilitan como investigador en un área específica de las ciencias o de las tecnologías.

 

3. Programa de Doctorado: son aquellos que tienen como objetivo la formación de investigadores con capacidad de realizar y orientar en forma autónoma procesos académicos e investigativos en el área específica de un campo del conocimiento.

 

Programa de pregrado profesional: Son aquellos que preparan para el desempeño de ocupaciones, para el ejercicio de una profesión o disciplina determinada, de naturaleza tecnológica o científica o en el área de las humanidades, las artes y la filosofía. También son programas de pregrado aquellos de naturaleza multidisciplinaria conocidos también como estudios de artes liberales, entendiéndose como los estudios generales en ciencias, artes o humanidades, con énfasis en algunas de las disciplinas que hacen parte de dichos campos. 

 

Docente experto: Es aquella persona sin título profesional, que debido a su preparación especial en un área del arte o la técnica, puede prestar colaboración en las actividades académicas específicas de la Universidad.

 

 

DESARROLLO

 

Toda solicitud para la realización de una comisión de estudios deberá iniciarse con un mínimo de tres (3) meses de antelación a la fecha prevista para iniciación de Estudios. Toda solicitud de comisión de estudios deberá evidenciar completitud en los requisitos exigidos. Ante la falta de alguno de ellos, la solicitud será devuelta. Ningún docente puede iniciar una comisión de estudios hasta tanto la garantía constituida se encuentre aprobada por parte de la Secretaría General de la Universidad de Caldas. 

 

Finalidad de las comisiones de estudio: Se otorgarán comisiones de estudio para realizar estudios de posgrado a nivel de maestría y doctorado. A nivel de especialización se otorgará comisión únicamente si existe una manifestación expresa de la necesidad por parte del departamento respectivo.

 

Duración de las comisiones de estudio: La duración de la comisión será por el tiempo de duración del programa  certificado por la institución oferente y se tendrán en cuenta las condiciones especiales tales como el perfeccionamiento del idioma en el que se adelantan los estudios. Se podrá otorgar una prórroga excepcional, por recomendación del Departamento, el Consejo de Facultad, el Consejo Académico y autorizada por el Rector, con la posterior proyección del acto administrativo por parte de la Secretaría General y la elaboración de la modificación del contrato (adición o prórroga). Cuando se trate de prórrogas, la misma no podrá superar (1) año y será otorgada por una sola vez. Su trámite deberá realizarse como mínimo con 2 meses de antelación a la fecha de vencimiento de la comisión.

 

Todo profesor a quien se le confiera comisión de estudio que implique separación total o parcial del ejercicio de las funciones propias de su cargo, por seis o más meses, deberá suscribir con la universidad un contrato en el cual deberán quedar claramente detallados los compromisos que adquiere. Entre ellos se incluirá la obtención del título cuando así corresponda y la prestación de servicios a la universidad por el doble del tiempo de la comisión.

 

Dedicación para las comisiones de estudio: las comisiones de estudio podrán ser de tiempo completo o medio tiempo según las necesidades del programa respectivo.

 

Compromisos adquiridos por el docente:

 

1) Firmar el contrato.

 

2) Constitución de la garantía correspondiente: debe garantizar el 50% del valor del contrato y puede ser:

 

- Póliza: Ante compañía aseguradora reconocida legalmente en Colombia y a favor de entidades estatales.

 

- Pagaré: Por parte del docente y su codeudor, el cual debe tener bien inmueble libre de cualquier tipo de gravamen y percibir ingresos mensuales. Para acreditar lo anterior, debe allegarse:

 

 

a) Certificado de libertad y tradición, con fecha de expedición no superior a (1) mes.

 

b) Fotocopia del recibo del predial correspondiente al bien inmuble o los dos últimos desprendibles de pago o certificado del IGAC o avalúo comercial con fecha de expedición no superior a (1) mes.

 

c) Certificado de ingresos con fecha de expedición no superior a (1) mes o los dos últimos desprendibles de pago o certificación por parte de contador público titulado no superior a 1 mes. 

 

d) Fotocopia del documento de identidad del codeudor.

 

 

3) Presentar la solicitud de apoyo económico para matrícula, si la requiere, con la debida antelación adjuntando la documentación solicitada en el formato respectivo. La solicitud se hará por cada período académico que vaya a iniciar.

 

4) Presentar al director del departamento, al que se encuentra adscrito, la certificación de matrícula académica a más tardar un mes después de iniciado el periodo académico, con copia al Grupo Interno de Trabajo de Desarrollo Docente.

 

5) Presentar al director del departamento los informes o requerimientos establecidos por éste, para el seguimiento de la comisión.

 

6) Obtener el título correspondiente en un tiempo acorde a la legislación del país donde realizó sus estudios, siempre y cuando el programa se concluya de conformidad con los plazos establecidos por el organismo oferente.

 

7) Entregar informe final de la comisión y notificar por escrito al director del departamento respectivo sobre el reintegro a las labores académicas, una vez terminada la comisión.

 

Situaciones de incumplimiento: Se generará suspensión inmediata de la comisión de estudio cuando ocurra alguna de las siguientes situaciones:

 

  • Bajo rendimiento académico o asistencia no satisfactoria, según los estándares de la institución donde se adelantan los estudios.
  • No presentar los informes respectivos en los tiempos estipulados en el seguimiento.
  • La no renovación del contrato o de la póliza o la no actualización de los documentos del codeudor, a más tardar durante el mes de junio de cada vigencia.

 

El acto administrativo mediante el cual se suspende o termina la comisión ordenará el reintegro inmediato del docente a la actividad académica regular, se envía copia del mismo a la Oficina de Gestión Humana y se informa sobre la situación al Grupo Interno de Trabajo de Control Disciplinario. Así mismo, se harán efectivas la garantía y las cláusulas penales del contrato.

 

Consecuencias del incumplimiento: Si el docente decide no continuar con sus estudios de posgrado, se retira de la Universidad mientras se encuentra adelantando lo mismo o antes de cumplir con el término de contraprestación, deberá reembolsar el equivalente, en pesos constantes IPC, de los salarios y prestaciones recibidos de la Universidad de Caldas durante el periodo de comisión de estudios.

 

Derechos del docente en comisión:

 

  • Percibirá la totalidad del sueldo y sus prestaciones sociales.
  • Percibirá los reajustes salariales y prestacionales sociales.
  • Reconocimiento por productividad según lo establecido por el Decreto 1279 de 2002.

 

Puede recibir apoyo económico por concepto de matrícula en los términos establecidos en el Acuerdo 007 de 2010 del Consejo Académico o norma que lo modifique. El porcentaje de apoyo estará supeditado a la disponibilidad presupuestal y al número de docentes de la institución que cursan estudios de posgrado. 

 

Si el docente ha accedido a beca de cofinanciación tales como la establecida por Colciencias u otras entidades similares, recibirá por parte de la Universidad de Caldas, al menos los aportes estipulados por el convenio entre la Universidad y la entidad otorgante de la beca.

 

Finalización de la comisión de estudio: Una comisión de estudio se considera finalizada en los siguientes casos: 

 

 - Cuando termina el plazo de duración establecido en el acto administrativo que la concede.

 

 - Cuando por decisión unilateral o por fuerza mayor, el docente comunica y justifica su decisión de interrumpir sus estudios de posgrado. En este caso el docente deberá reintegrar los dineros invertidos por la Universidad durante el tiempo que estuvo en comisión.

 

NOTA: Para la concesión de una nueva comisión de estudio es indispensable acreditar el cumplimiento de contratos derivados de comisiones de estudio previas, excepto lo dispuesto por el parágrafo 1 del Artículo 71B del Estatuto Docente.

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Realizar solicitud de comisión de estudio al Departamento respectivo. Docente Luego de ser admitido en el programa de postgrado o pregrado, el docente diligencia el paso 1 del formato, adjuntando el documento de aceptación de la institución de educación superior en el que conste la duración del Programa (Anexo 10 del "Formato para solicitud y trámite de una comisión de estudios").

TIEMPO: En cualquier momento.

Ver Registro(FORMATO PARA LA SOLICITUD Y TRÁMITE DE UNA COMISIÓN DE ESTUDIOS)
3 Emitir concepto y recomendar la concesión de la comisión de estudio. Director de Departamento - Consejo de Facultad El Director del Departamento analiza la conveniencia de la solicitud y en caso de darse el visto bueno, se envía la solicitud al Consejo de Facultad para su estudio y posterior aprobación. Se remite la documentación a Secretaria General para los trámites pertinentes.

TIEMPO: Dentro de las 2 sesiones del Consejo de Facultad, posteriores a la radicación de la solicitud
4 Consolidar y validar la conformidad de los requisitos para la comisión de estudio. Secretaria General - Comisión Asesora Cuando se trata de comisiones de estudio para cursar doctorados se envía oficio a la comisión asesora, la cual analiza y evalúa la pertinencia de la comisión de estudio solicitada y recomienda al Rector, mediante acta, su otorgamiento o modificación. Para el caso de las especializaciones o maestrías se remite el oficio al Rector.

TIEMPO: 3 días hábiles.
5 Formalizar el otorgamiento de la comisión de estudio mediante resolución. Rector - Secretaria General El Rector determina el otorgamiento o la negación de la comisión de estudio. En caso de otorgamiento, informa a la Secretaría General para la proyección del acto administrativo. La Secretaría General proyecta la resolución mediante la cual el Rector otorga la comisión de estudio.

TIEMPO: 3 días hábiles después de la radicación de la recomendación.

Registro(Resolución de Rectoría para otorgamiento de una comisión de estudios)
6 Notificar al docente del otorgamiento de la comisión de estudio. Secretaria General - Oficina de Gestión Humana Se procede a la notificación personal del docente y se solicita a la Oficina de Gestión Humana, mediante oficio, la proyección de salarios para determinar el valor del contrato.

TIEMPO: 5 días hábiles posteriores a la firma de la resolución por parte del Rector.

Registro(Oficio de solicitud - proyección de salarios)
7 Legalizar el contrato de comisión de estudio. Docente - Secretaria General Una vez firmado el contrato, el docente constituye la garantía respectiva para respaldar el mismo, la cual será aprobada por la Secretaría General. Surtido este requisito, el contrato de comisión de estudio se considera legalizado y se notifica al docente la fecha de aprobación de la garantía y, por lo tanto, de iniciación de dicha comisión.

Posteriormente, se envía copia de la resolución a: Oficina de Gestión Humana, al Grupo Interno de Trabajo de Desarrollo Docente, a la Facultad y al Departamento respectivos, para los fines pertinentes.

TIEMPO: 10 días hábiles.

Registro(Contrato de comisión de estudios)
8 Presentar informes de avance de la comisión de estudio. Docente - Director de Departamento Una vez da inicio la comisión de estudio, el docente deberá presentar con periodicidad semestral ante el Grupo Interno de Trabajo de Desarrollo Docente un informe de avance en el cual dé cuenta sobre los siguientes aspectos: número de créditos cursados y aprobados, avances en el desarrollo de la propuesta de tesis, actividades adicionales que se encuentra desarrollando, dificultades presentadas (cuando aplique) y compromisos para el siguiente periodo semestral.

Dichos informes deberán contar con la firma de aval por parte del Director de Departamento respectivo.

TIEMPO: semestral.

Registro(Informe de avances en la comisión de estudio, presentado por el Docente)
9 Realizar seguimiento a las comisiones de estudio. Grupo Interno de Trabajo de Desarrollo Docente - Vicerrectoría Académica El Grupo Interno de Trabajo de Desarrollo Docente llevará el registro de los informes de avance presentados por los docentes en comisión, para lo cual contará con carpetas individuales debidamente identificadas.

Así mismo, dicho Grupo Interno presentará a la Vicerrectoría Académica un informe anual consolidado de seguimiento a las comisiones de estudio activas, el cual será socializado ante el Consejo Académico durante los primeros dos meses de cada vigencia.

TIEMPO: Seguimientos, permanentes - informes consolidados, anualmente.

Registro(Informe anual consolidado sobre comisiones de estudio activas)
10 Tramitar solicitudes de prórroga a comisiones de estudio (cuando aplique). Docente - Departamentos - Consejos de Facultad - Consejo Académico - Rector El docente en comisión podrá solicitar prórroga para la comisión de estudio mediante oficio, el cual deberá contar con el aval del director de tesis respectivo. Esta solicitud será sometida a recomendación por parte del Departamento, Consejo de Facultad y Consejo Académico. Si el Rector autoriza dicha prórroga, se proyecta una nueva resolución y se elabora la respectiva modificación al contrato inicial.

TIEMPO: Deberá tramitarse, como mínimo, con dos (2) meses de antelación a la fecha de vencimiento de la comisión de estudio.

Registro(Oficio del docente en comisión)
11 Verificar el cumplimiento de los compromisos establecidos en el contrato. Director de Departamento El Director del Departamento deberá verificar el cumplimiento de las condiciones contractuales, incluyendo los soportes que evidencien, según el caso: entrega de la tesis, certificado de terminación de estudios o acta de graduación y diploma del título obtenido. Así mismo, el informe final de la comisión de estudio.

En todo caso, las funciones de supervisión por parte del Director de Departamento se extienden hasta el cumplimiento total de las obligaciones pactadas en el contrato.

TIEMPO: Al finalizar la comisión de estudios.

Registro(Soportes de título obtenido, notas e informe final de comisión de estudios)
12 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Contrato de comisión de estudios
SECRETARIA GENERAL
-F-SEG-083.1
FORMATO PARA LA SOLICITUD Y TRÁMITE DE UNA COMISIÓN DE ESTUDIOS
OFICINA DE DESARROLLO DOCENTE
R-2753-I-DC-39-
Informe anual consolidado sobre comisiones de estudio activas
VICE-RECTORIA ACADEMICA
--
Informe de avances en la comisión de estudio, presentado por el Docente
VICE-RECTORIA ACADEMICA
--
Oficio de solicitud - proyección de salarios
SECRETARIA GENERAL
-ASUNTO
Oficio del docente en comisión
VICE-RECTORIA ACADEMICA
--
Resolución de Rectoría para otorgamiento de una comisión de estudios
RECTORIA
-C-REC-001.1
Soportes de título obtenido, notas e informe final de comisión de estudios
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
10Agregar paso en el flujograma, en el cual se establece que los docentes deben presentar semestralmente un informe de avance y eliminación del formato para el seguimiento a las comisiones de estudio.2020-04-21
9Modernización de la imagen del SIG.2019-10-21
8Ingreso formato para el seguimiento a las comisiones de estudio de los docentes por solicitud del Consejo Académico2019-05-17
7Actualización de formatos..2018-06-01
6Se modifica el formato para solicitar Comisión de Estudio en el que se agrega una lista de chequeo para verificación de requisitos y entrega de documentación.
Lo anterior para dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la república.
2017-08-18
5El formato se le hace la corrección... 2016-08-03
4Se cambia el tipo de documento de procedimiento a instructivo, debido a que no pertenece a las actividades descritas en la caracterización del Proceso de Gestión Humana. Es una actividad operativa del hacer de la Oficina que se realiza en función de los Docentes de la Institución. 2014-07-28
3Se requiere modificar el procedimiento para ajustarlo de acuerdo con las responsabilidades de la Secretaría General.2012-02-28
2Se necesita dar claridad a los directores de departamento sobre el cumplimiento de requisitos para la consesión de comisiones de estudio. Por tal razón se anexa formato para hoja de ruta.

Así mismo, se explica que el único órgano competente para certificar asuntos disciplinarios es la Procuraduría General de la Nación.

Se diseña un nuevo formato denominado "Formato para la solicitud de una comisión de estudios" y se anexa al paso 2 del flujograma.

Se elimina el primer párrafo del desarrollo, el cual establecía un visto bueno de la Secretaría General y la Vicerrectoría Académica.
2011-10-04
1Versión inicial2009-11-24



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