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INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD, TRÁMITE Y CUMPLIMIENTO DE COMISIONES DE ESTUDIOS

DOCENCIA

I-DC-39
Rige a partir de:
2018-06-01

Versión: 7

 
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12009-11-24
22011-10-04
32012-02-28
42014-07-28
52016-08-03
62017-08-18
72018-06-01

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores

OBJETIVO:
Garantizar el cumplimiento de los requisitos por parte de los docentes con dedicación de medio tiempo o tiempo completo, para la solicitud y otorgamiento de una comisión de estudios.

DESARROLLO:

Docente de carrera: Son servidores públicos amparados por régimen especial; no son de libre nombramiento y remoción y se rigen por el estatuto docente de la Universidad.

Comisión de estudios: Un docente se encuentra en comisión de estudios, cuando la Universidad lo autoriza para separarse total o parcialmente de sus funciones para adelantar estudios de postgrado en las condiciones y modalidades que estipulan los reglamentos. En el caso de los docentes expertos podrá concederse comisión para adelantar estudios de pregrado en su área de desempeño docente (Artículo 63, literal b del Estatuto Docente).

Postgrado: Los estudios de postgrado se dividen en tres tipos de programas:

1. Programa de Especialización: son aquellos que se desarrollan con posterioridad a un programa de pregrado y posibilitan el perfeccionamiento en la misma ocupación, profesión, disciplina o áreas afines o complementarias y tiene como propósito la calificación del servicio profesional y el desarrollo de las competencias.

2. Programa de Maestría: son aquellos que buscan ampliar y desarrollar los conocimientos para la solución de problemas disciplinarios, interdisciplinarios o profesionales y dotar a la persona de los instrumentos básicos que la habilitan como investigador en un área específica de las ciencias o de las tecnologías.

3. Programa de Doctorado: son aquellos que tienen como objetivo la formación de investigadores con capacidad de realizar y orientar en forma autónoma procesos académicos e investigativos en el área específica de un campo del conocimiento.

Programa de pregrado o profesional: Son aquellos que preparan para el desempeño de ocupaciones, para el ejercicio de una profesión o disciplina determinada, de naturaleza tecnológica o científica o en el área de las humanidades, las artes y la filosofía. También son programas de pregrado aquellos de naturaleza multidisciplinaria conocidos también como estudios de artes liberales, entendiéndose como los estudios generales en ciencias, artes o humanidades, con énfasis en algunas de las disciplinas que hacen parte de dichos campos.

Docente experto: Es aquella persona sin título profesional, que debido a su preparación especial en un área del arte o la técnica, puede prestar colaboración en las actividades académicas específicas de la Universidad.

Toda solicitud de comisión de estudios deberá iniciarse con un mínimo de tres (3) meses de antelación a la fecha prevista para iniciación de Estudios. Toda solicitud de comisión de estudios deberá evidenciar completitud en los requisitos exigidos. Ante la falta de alguno de ellos, la solicitud será devuelta. Ningún docente puede iniciar una comisión de estudios hasta tanto la garantía constituida se encuentre aprobada por parte de la Secretaría General de la Universidad de Caldas.

Finalidad de las comisiones de estudio: Se otorgarán comisiones de estudio para realizar estudios de posgrado a nivel de maestría y doctorado. A nivel de especialización sólo si existe una manifestación expresa de la necesidad por parte del departamento.

Duración de las comisiones de estudio: La duración de la comisión será por el tiempo de duración del programa  certificado por la institución oferente y se tendrán en cuenta las condiciones especiales tales como el perfeccionamiento del idioma en el que se adelantan los estudios. Se podrá otorgar una prórroga excepcional, por recomendación del Departamento, el Consejo de Facultad, el Consejo Académico y autorizada por el Rector, con la posterior proyección del acto administrativo por parte de la Secretaría General y la elaboración de la modificación del contrato (adición o prórroga). Cuando se trate de prórrogas, la misma no podrá superar 1 año y será otorgada por una sola vez. Su trámite deberá realizarse como mínimo con 2 meses de antelación a la fecha de vencimiento de la comisión.

Dedicación para las comisiones de estudio: las comisiones de estudio podrán ser de tiempo completo o medio tiempo según las necesidades del programa respectivo.

Compromisos adquiridos por el docente:

1) Firmar el contrato.

2) Constitución de la garantía correspondiente: debe garantizar el 50% del valor del contrato y puede ser:

Póliza: debe constituirse ante compañía aseguradora reconocida legalmente en Colombia y a favor de entidades estatales.

Pagaré: debe suscribirse por parte del docente y su codeudor, el cual debe tener bien inmueble libre de cualquier tipo de gravamen y percibir ingresos mensuales. Para acreditar lo anterior, debe allegarse:

a)     Certificado de libertad y tradición, con fecha de expedición no superior a 1 mes.

b)    Fotocopia del recibo de predial correspondiente al bien inmueble o certificado del IGAC o avalúo comercial con fecha de expedición no superior a 1 mes.

c)     Certificado de ingresos con fecha de expedición no superior a 1 mes o los dos últimos desprendibles de pago o certificación por parte de contador público titulado no superior a 1 mes.

d)    Fotocopia del documento de identidad del codeudor.

3) Presentar la solicitud de apoyo económico para matrícula, si la requiere, con la debida antelación adjuntando la documentación solicitada en el formato respectivo. La solicitud se hará por cada período académico que vaya a iniciar.

4) Presentar al director del departamento, al que se encuentra adscrito, la certificación de matrícula académica a más tardar un mes después de iniciado el periodo académico, con copia al Grupo Interno de Trabajo de Desarrollo Docente.

5) Presentar al director del departamento los informes o requerimientos establecidos por éste, para el seguimiento de la comisión.

6) Obtener el título correspondiente en un tiempo acorde a la legislación del país donde realizó sus estudios, siempre y cuando el programa se concluya de conformidad con los plazos establecidos por el organismo oferente.

7) Entregar informe final de la comisión y notificar por escrito al director del departamento respectivo sobre el reintegro a las labores académicas, una vez terminada la comisión.

Situaciones de incumplimiento: Se generará suspensión inmediata de la comisión de estudios cuando ocurran una de las siguientes situaciones:

·         El bajo rendimiento académico o asistencia no satisfactoria, según los estándares de la institución donde se adelantan los estudios.

·         No presentar los informes respectivos en los tiempos estipulados en el seguimiento.

·         La no renovación del contrato o de la póliza o la no actualización de los documentos del codeudor, a más tardar durante el mes de junio de cada vigencia.

El acto administrativo mediante el cual se suspende o termina la comisión ordenará el reintegro inmediato del docente a la actividad académica regular, se envía copia del mismo a la Oficina de Gestión Humana y se informa sobre la situación al Grupo Interno de Trabajo de Control Disciplinario. Así mismo, se harán efectivas la garantía y las cláusulas penales del contrato.

Consecuencias del incumplimiento:

Si el docente decide no continuar con sus estudios de postgrado, se retira de la Universidad mientras se encuentra adelantando lo mismo o antes de cumplir con el término de contraprestación, deberá reembolsar el equivalente, en pesos constantes IPC, de los salarios y prestaciones recibidos de la Universidad de Caldas durante el periodo de comisión de estudios.

Derechos del docente en comisión:

·         Percibirá la totalidad del sueldo y sus prestaciones sociales.

·         Percibirá los reajustes salariales y prestacionales sociales.

·         Reconocimiento por productividad según lo establecido por el Decreto 1279 de 2002.

Puede recibir apoyo económico por concepto de matrícula en los términos establecidos en el Acuerdo 007 de 2010 del Consejo Académico o el Acuerdo que lo modifique. El porcentaje de apoyo estará supeditado a la disponibilidad presupuestal y al número de docentes de la institución que cursan estudios de posgrado.

Si el docente ha accedido a beca de cofinanciación tales como la establecida por Colciencias u otras entidades similares, recibirá por parte de la Universidad de Caldas, al menos los aportes estipulados por el convenio entre la Universidad y la entidad otorgante de la beca.

Finalización de la comisión de estudios:

Una comisión de estudios se considera finalizada cuando termina el plazo de duración establecido en el acto administrativo que la concede.

Cuando por decisión unilateral o por fuerza mayor, el docente comunica y justifica su decisión de interrumpir sus estudios de posgrado. En este caso reintegrará los dineros invertidos por la Universidad en el tiempo que estuvo en comisión.

NOTA: Para la concesión de una nueva comisión de estudios es indispensable acreditar el cumplimiento de contratos derivados de comisiones de estudio previas, excepto lo dispuesto por el parágrafo 1 del Artículo 71B del Estatuto Docente.


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio 0    
2 Realizar solicitud de comisión de estudios al Departamento respectivo. 1 Docente Luego de ser admitido en el programa de postgrado o pregrado, el docente diligencia el paso 1 del formato, adjuntando el documento de aceptación de la institución de educación superior en el que conste la duración del Programa (Anexo 10 del "Formato para solicitud y trámite de una comisión de estudios").

TIEMPO: En cualquier momento.

Ver Registro(FORMATO PARA LA SOLICITUD Y TRÁMITE DE UNA COMISIÓN DE ESTUDIOS)
3 Emitir concepto y recomendar la concesión de la comisión de estudios. 2 Director de Departamento y Consejo de Facultad El Director del Departamento analiza la conveniencia de la solicitud y en caso de darse el visto bueno, se envía la solicitud al Consejo de Facultad para su estudio y posterior aprobación. Se remite la documentación a Secretaria General para los trámites pertinentes.

TIEMPO: Dentro de las 2 sesiones del Consejo de Facultad, posteriores a la radicación de la solicitud
4 Consolidar y validar la conformidad de los requisitos para la comisión de estudios. 3 Secretaria General y Comisión Asesora Cuando se trata de comisiones de estudio para cursar doctorados se envía oficio a la comisión asesora, la cual analiza y evalúa la pertinencia de la comisión de estudios solicitada y recomienda al Rector, mediante acta, su otorgamiento o modificación. Para el caso de las especializaciones o maestrías se remite el oficio al Rector.

TIEMPO: 3 días hábiles.
5 Formalizar el otorgamiento de la comisión de estudios mediante resolución. 2 Rector y Secretaria General El Rector determina el otorgamiento o la negación de la comisión de estudios. En caso de otorgamiento, informa a la Secretaría General para la proyección del acto administrativo. La Secretaría General proyecta la resolución mediante la cual el Rector otorga la comisión de estudios.

TIEMPO: 3 días hábiles después de la radicación de la recomendación.

Registro(Resolución de Rectoría para otorgamiento de una comisión de estudios)
6 Notificar al docente del otorgamiento 5 Secretaria General y Oficina de Gestión Humana Se procede a la notificación personal del docente y se solicita a la Oficina de Gestión Humana, mediante oficio, la proyección de salarios para determinar el valor del contrato.

TIEMPO: 5 días hábiles posteriores a la firma de la resolución por parte del Rector.

Registro(Oficio de solicitud - proyección de salarios)
7 Legalizar el contrato de comisión de estudios. 6 Docente y Secretaria General Una vez firmado el contrato, el docente constituye la garantía respectiva para respaldar el mismo, la cual será aprobada por la Secretaría General. Surtido este requisito, el contrato de comisión de estudios se considera legalizado y se notifica al docente la fecha de aprobación de la garantía y, por lo tanto, de iniciación de la comisión de estudios.

Se envía copia de la resolución a: Oficina de Gestión Humana, Grupo Interno de Trabajo de Desarrollo Docente, Facultad y Departamento respectivos y al Director de Departamento para los fines pertinentes.

TIEMPO: 10 días hábiles.

Registro(Contrato de comisión de estudios)
8 Realizar seguimiento a las comisiones de estudios. 7 Director de Departamento y Vicerrectoría Académica Se solicita a los docentes en comisión de estudios un informe de seguimiento de las actividades y compromisos, según lo determinado en el contrato. La
Vicerrectoría Académica solicitará anualmente a los Departamentos copias de dichos informes para su propio seguimiento.

TIEMPO: Según condiciones del contrato.

Registro(Informes sobre comisiones de estudios)
9 Tramitar solicitudes de prórroga a comisiones de estudio (cuando aplique). 8 Docente, Departamentos, Consejos de Facultad, Consejo Académico, Rector El docente solicita prórroga de la comisión de estudios mediante oficio, el cual deberá contar con el aval del director de tesis respectivo. Esta solicitud será sometida a recomendación por parte del Departamento, Consejo de Facultad y Consejo Académico. Si el rector autoriza dicha prórroga, se proyecta una nueva resolución y se elabora la respectiva modificación al contrato inicial.

TIEMPO: Deberá tramitarse, como mínimo, con dos (2) meses de antelación a la fecha de vencimiento de la comisión de estudios.
10 Verificar el cumplimiento de los compromisos establecidos en el contrato. 9 Director de Departamento Se deberá verificar el cumplimiento de las condiciones contractuales, incluyendo los soportes que evidencien, según el caso: depósito de la tesis, certificado de terminación de estudios o acta de graduación y diploma del título obtenido. Así mismo, el informe final de la comisión de estudios.
En todo caso, las funciones de supervisión por parte del Director de Departamento se extienden hasta el cumplimiento total de las obligaciones pactadas en el contrato.

TIEMPO: Al finalizar la comisión de estudios.

Registro(Soportes de título obtenido, notas e informe final de comisión de estudios)
11 Fin 10    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Contrato de comisión de estudios
SECRETARIA GENERAL
-F-SEG-083.1
FORMATO PARA LA SOLICITUD Y TRÁMITE DE UNA COMISIÓN DE ESTUDIOS
OFICINA DE DESARROLLO DOCENTE
R-2753-I-DC-39-
Informes sobre comisiones de estudios
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO
Oficio de solicitud - proyección de salarios
SECRETARIA GENERAL
-ASUNTO
Resolución de Rectoría para otorgamiento de una comisión de estudios
RECTORIA
-C-REC-001.1
Soportes de título obtenido, notas e informe final de comisión de estudios
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO
 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Paula Andrea Valencia Santa

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Julian Orozco Ospina

JEFE DE OFICINA
ORLANDO LONDOÑO BETANCOURT

VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD

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