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INSTRUCTIVO PARA LA RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS

INFORMACIóN Y COMUNICACIóN

I-IC-466
Rige a partir de:
2015-04-13

Versión: 4

 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12009-09-18
22012-12-11
32013-11-06
42015-04-13

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores

OBJETIVO:
Planificar y organizar de manera sistemática la Rendición Pública Anual de Cuentas que debe realizar la Universidad de Caldas, ante la comunidad universitaria y ciudadanía en general, con el fin de brindar información pertinente que permita evaluar por parte de la comunidad la gestión realizada.

DESARROLLO:

La Rendición de Cuentas debe realizarse anualmente de acuerdo al artículo 32 de la Ley 489 de 1998 sobre Democratización y Control social a la Gestión Pública. Esta actividad estimula la trasparencia, porque permite que cualquier persona se entere de los actos de gobierno. Además, promueve la participación de la ciudadanía en los asuntos públicos, al invitarla a ser parte de la solución y ejercer el control social que le corresponde. De igual forma, la ley 1474 de 2011, en su artículo 78 manifiesta la "democratización de la Administración Pública", en donde una de sus principales características es la Audiencia Pública de Rendición de cuentas a la ciudadanía.

Las audiencias públicas son concebidas como una de las acciones necesarias para involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública.

El Equipo de Trabajo está conformado, entre otros por:

La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, quien coordina toda la actividad,  suministra la información requerida y responde por la veracidad de la misma. 
Prensa y Comunicación, quien coordina toda la visibilidad de la rendición de cuentas (administra el link), responde por el manejo de medios requeridos.
Mercadeo, quien coordina el diseño del material publicitario requerido, responde por la base de datos de los invitados y su correspondiente convocatorio y difusión, y del formato de inscripción y evaluación de la actividad.
Servicios Generales, quien coordina aspectos logísticos relacionados con el aseo, ornato, seguridad, vigilancia y adecuación del sitio.
Extensión Cultural, quien gestiona el sitio, sonido y protocolo.

El documento de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas debe contener: 1) Rendición de la cuenta financiera. 2) Rendición de la cuenta de gestión 3) Presentar el plan y el presupuesto para la siguiente vigencia.

Para lograr éxito en la Rendición de Cuentas de la Universidad de Caldas, se deben agotar los siguientes pasos para cumplir el objetivo de la misma:

1. La Universidad debe prepararse para la rendición de cuentas: Esta preparación empieza por la sensibilización a todo el equipo de la Alta Dirección sobre la necesidad e importancia del proceso de rendición de cuentas, sobre el papel que juegan como facilitadores de la participación ciudadana y la responsabilidad en la conformación del equipo encargado de dinamizarla. Este paso incluye las siguientes fases:

1.1. Conformar el Equipo de Trabajo
1.2. Definir Responsabilidades
1.3. Seleccionar Sistemas de Información Estándar Compatibles.
1.4. Actualizar directorios de la comunidad.
1.5. Socializar el equipo de trabajo a la administración.

2. Convocar a la comunidad: académica, estamentos de la vida universitaria, organizaciones no gubernamentales, sociedad civil, universidades, instituciones públicas y privadas, comunidad en general. Este paso involucra:

2.1. Realizar la convocatoria: Consultar los temas sobre los que se hará rendición de cuentas.
2.2. Definir los temas a ser informados en la Audiencia.
2.3. Definir los mecanismos para la rendición.
2.4. Definir sitio, fecha, hora.
2.5. Publicar el Informe de Rendición de Cuentas en la página Web de la Universidad, 30 días antes de la realización de la Audiencia.

3. Realización de la Audiencia. Se deberá nombrar un Coordinador General, un maestro de ceremonias, un espacio para preguntas e intercambios de información con la Audiencia, un formato de evaluación.

4. Evaluación de la Audiencia: Se realizará mediante un registro que será distribuido a todos los asistentes al momento de ingresar al sitio de la Audiencia. Los resultados serán tabulados y puestos en la página web de la Universidad.

5. Valorar los aportes de la ciudadanía para establecer correctivos que fortalezcan la gestión y permitan alcanzar las metas de la Institución. En este paso es necesario hacer un registro detallado de todo lo acontecido en el momento de la Audiencia, para que el Equipo Directivo y la Alta Dirección puedan analizar la información, la pertinencia de las sugerencias y aplicar los correctivos necesarios.


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio 0    
2 Conformar el Equipo de Trabajo Multidisciplinario. 1 Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Se conformará con funcionarios de la Rectoría, Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Oficina de Prensa, Vicerrectoría de Proyección - Mercadeo, Área Administrativa.

Se definen los roles y responsabilidades de cada una de las dependencias participantes y se establece el plan de trabajo con el respectivo cronograma.

TIEMPO: 1 semana

Registro(Cronograma)
3 Proponer enfoque temático y contenido temático 0 Oficina Asesora de Planeación y Sistemas A partir del análisis técnico realizado frente a la realidad de la universidad, se propone el enfoque temático, contenido temático y metodología para el desarrollo de la audiencia pública de rendición de cuentas.

Se identifica la información necesaria para abordar la temática planteada y se define la fuente de la misma, para que sea requerida a las unidades correspondientes.

TIEMPO: De acuerdo a lo establecido en el cronograma
4 Inscribir Propuestas 3 Comunidad Universitaria, Grupos de interés Antes de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, la comunidad académica, los grupos de interés y la comunidad en general, pueden participar en la misma, enviando sus propuestas. Se llevará un registro detallado de dicha participación.

La información obtenida, será insumo para complementar o modificar el contenido temático previamente definido, a través de la caracterización de la información prioritaria presentada por la comunidad.

TIEMPO: 1 mes y medio antes de la realización de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.

Ver Registro(Formato para la inscripción de propuestas u observaciones para la rendición pública de cuentas)
5 Recoger y consolidar información 0 Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Los insumos para realizar la rendición de cuentas son:

1. Enfoque temático establecido a partir de las prioridades institucionales.
2. Propuestas presentadas por la comunidad.
3. Informes de PQRS.
4. Entradas de Revisión por la Dirección, en caso de unificar ambas actividades de seguimiento.
5. Ejecución presupuestal de la vigencia anterior.
6. Conformación de la contratación.
7. Responsabilidad social universitaria.

La información abordada en la rendición de cuentas es solicitada a las diferentes dependencias y consolidada en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, diseñando el documento y metodología de presentación durante la audiencia.

TIEMPO: Según cronograma
6 Realizar Preguntas 5 Comunidad Universitaria y Ciudadanía en general Antes, durante y después de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, la comunidad académica, los grupos de intéres y sociedad en general, pueden participar en la misma, a través de sus preguntas. Se llevará un registro detallado de dicha participación.

TIEMPO: 1 mes antes, durante y un mes después de la realización de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.

Ver Registro(Formato para la formulación de preguntas para la audiencia pública de Rendición de Cuentas)
7 Elaborar documento con el contenido de la Rendición Pública de Cuentas.
6 Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas El documento de Audiencia Pública de Rendición de la Cuenta debe contener como mínimo, la rendición de la cuenta financiera (presupuesto, ejecución, inversión, contratación), la rendición de la cuenta de Gestión (explica el Objeto social de la entidad) y el contenido temático propuesto, describiendo la gestión realizada alrededor en cada punto, medido a través de metas, indicadores, coberturas, programas y proyectos.

TIEMPO: El informe preliminar debe ser publicado en la Web 30 días antes de la Audiencia y actualizado una vez sea realizada.

Registro(Informe de Rendiciòn de Cuentas)
8 Convocar a la comunidad en general y organizaciones sociales a participar y asistir a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. 7 Profesional Especializado Oficina de Prensa y Líder de la Unidad de Servicios y Mercadeo La Unidad de Servicios y Mercadeo y la Oficina de Prensa, definen la forma de realizar la convocatoria para la participación de la comunidad en la audiencia pública y coordinan los medios a utilizar y la publicidad requerida para llevarla a cabo.

TIEMPO: Según cronograma
9 Coordinar apoyo logístico, para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. 8 Unidad de Servicios y Mercadeo - Servicios Generales La Unidad de Servicios y Mercadeo, en conjunto con la oficina de Servicios Generales, deben coordinar los aspectos logísticos como: Aseo y adecuación del sitio asignado, sonido, video beam, mesa principal, protocolo, entrega de documentación a los asistentes y forma de presentación de la información. Además de nombrar un maestro de ceremonias que dirigirá el desarrollo de la sesión.

TIEMPO: 1 día
10 Preparar Agenda de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. 9 Oficina Asesora de Planeación y Sistemas A partir de la metodología a utilizar para al presentación de la información, la oficina Asesora de Planeación apoya al Rector en la elaboración de la agenda para el día de la Audiencia, con los temas y los tiempos asignados para su desarrollo. Se establecen los periodos de presentación de la información y de formulación de preguntas.

Tiempo: 2 días
11 Evaluar audiencia 10 Comunidad universitaria, Grupos sociales y demás organizaciones La evaluación se realizará en un formato creado para tal fin que se entregará el mismo dia del evento a los actores participantes.

Cuando finaliza el evento el grupo de apoyo logístico, recogerá los formatos de evaluación del evento debidamente firmados.

TIEMPO: Inmediatamente

Ver Registro(Formato para la evaluación de la audiencia pública)
12 Realizar informe de evaluación consolidado 11 Oficina Asesora de Planeación y Sistemas La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas tabula la información sobre la evaluación realizada a la audiencia pública y entrega los resultados al Equipo Directivo y Alta Dirección para su análisis y decisiones pertinentes. El documento del informe debe consolidar las recomendaciones de mejora al proceso y propuestas de temas a desarrollar en la siguiente vigencia. De igual manera, deben presentarse sugerencias de acciones y políticas institucionales a considerar en la siguiente vigencia a partir de la participación de la comunidad.

TIEMPO: 15 días después de la audiencia.

Registro(Informe de Rendiciòn de Cuentas)
13 Fin 12    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Cronograma
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
-ASUNTO
Formato para la evaluación de la audiencia pública
CONTROL INTERNO
R-1019-P-IC-466C-REC-003.1
Formato para la formulación de preguntas para la audiencia pública de Rendición de Cuentas
CONTROL INTERNO
R-2014-P-IC-466ASUNTO
Formato para la inscripción de propuestas u observaciones para la rendición pública de cuentas
CONTROL INTERNO
R-1018-P-IC-466C-REC-003.1
Informe de Rendiciòn de Cuentas
OFICINA DE PLANEACION
-C-REC-003.1
 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Wilson IvÁn RamÍrez Murcia

PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Yorlady Medina GÓmez

JEFE DE OFICINA
FELIPE CÉSAR LONDOÑO LÓPEZ

RECTOR UNIVERSIDAD

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