La Rendición de Cuentas debe realizarse anualmente de acuerdo al artículo 32 de la Ley 489 de 1998 sobre Democratización y Control social a la Gestión Pública. Esta actividad estimula la trasparencia, porque permite que cualquier persona se entere de los actos de gobierno. Además, promueve la participación de la ciudadanía en los asuntos públicos, al invitarla a ser parte de la solución y ejercer el control social que le corresponde. De igual forma, la ley 1474 de 2011, en su artículo 78 manifiesta la "democratización de la Administración Pública", en donde una de sus principales características es la Audiencia Pública de Rendición de cuentas a la ciudadanía y el manual de rendición de cuentas del DAFP del 14 de julio del 2014, el cual tiene en cuenta como justificación el proceso de rendición de cuentas por parte de las entidades que conforman la estructura de cualquier estado, las cuales traen consigo beneficios y oportunidades de mejora en la gestión pública.

Las audiencias públicas son concebidas como una de las acciones necesarias para involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública. 

El Equipo de Trabajo está conformado, entre otros por: 

• La oficina asesora de planeación y Sistemas, quien coordina toda la actividad, suministra la información requerida y responde por la veracidad de la misma.

• Prensa y Comunicación, quien coordina toda la visibilidad de la rendición de cuentas (administra el link), responde por el manejo de medios requeridos. 
  

• Mercadeo, quien coordina el diseño del material publicitario requerido, responde por la base de datos de los invitados y su correspondiente convocatoria y difusión, y del formato de inscripción y evaluación de la actividad. 
  

• Extensión Cultural, quien gestiona el sitio, sonido y protocolo. 
  

Teniendo en cuenta el manual de rendición de cuentas del DAFP, las entidades deben comunicar temas, aspectos y contenidos relevantes de la siguiente forma:

Para lograr éxito en la Rendición de Cuentas de la Universidad de Caldas, se deben agotar los siguientes pasos para cumplir el objetivo de la misma: 

1. La Universidad debe prepararse para la rendición de cuentas: Esta preparación empieza por la sensibilización a todo el equipo de la Alta Dirección sobre la necesidad e importancia del proceso de rendición de cuentas, sobre el papel que juegan como facilitadores de la participación ciudadana y la responsabilidad en la conformación del equipo encargado de dinamizarla. Este paso incluye las siguientes fases: 

1.1. Conformar el Equipo de Trabajo 
1.2. Definir Responsabilidades 
1.3. Tener en cuenta las plataformas de información académica - administrativa para extraer información. 


2. Convocar a la comunidad: académica, estamentos de la vida universitaria, organizaciones no gubernamentales, sociedad civil, universidades, instituciones públicas y privadas, comunidad en general. Este paso involucra: 

2.1. Realizar la convocatoria: Consultar los temas sobre los que se hará rendición de cuentas. 
2.2. Definir los temas a ser informados en la Audiencia. 
2.3. Definir los mecanismos para la rendición. 
2.4. Definir sitio, fecha, hora. 
2.5. Publicar con anterioridad a la realización de la audiencia el Informe de Rendición de Cuentas en la página Web de la Universidad. 

3. Realización de la Audiencia. Se deberá nombrar un Coordinador General, un maestro de ceremonias, un espacio para preguntas e intercambios de información con la Audiencia, además, con anterioridad se indaga con la comunidad en general, de manera virtual, las preguntas a realizar para ser respondidas durante la rendición de cuentas. Las preguntas que no se son respondidas durante la audiencia se dará respuesta en un informe posterior agrupadas por temas y serán publicadas en la página web.

4. Evaluación de la Audiencia: Se entrega el formato de evaluación de la rendición de cuentas en físico durante la audiencia, además se da a conocer de manera virtual para que sea diligenciado por asistentes presenciales y virtuales. Los resultados serán tabulados y puestos en la página web de la Universidad.  

5. Posterior a la audiencia se elabora un informe ejecutivo donde se identifica la planeación, ejecución y evaluación de la audiencia conforme a los aportes de la ciudadanía, para establecer correctivos que fortalezcan la gestión y permitan alcanzar las metas de la Institución.