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INSTRUCTIVO PARA LA RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS |
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PROCESO | PLANIFICACIóN |
OBJETIVO |
Planificar y organizar de manera sistemática la Rendición Pública Anual de Cuentas que debe realizar la Universidad de Caldas, ante la comunidad universitaria y ciudadanía en general, con el fin de brindar información pertinente que permita evaluar por parte de la comunidad la gestión realizada. |
POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |||||||||||||||
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio | ||||
2 | Conformar el Equipo de Trabajo Multidisciplinario. | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
Se conformará con funcionarios de la Rectoría, Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Oficina de Prensa, Oficina de Mercadeo y demás funcionarios que se requieran.
Se definen los roles y responsabilidades de cada una de las dependencias participantes y se establece el plan de trabajo con el respectivo cronograma. TIEMPO: 3 meses antes de realizarse la audiencia. |
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3 | Proponer enfoque temático y contenido temático | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
A partir del análisis técnico realizado frente a la realidad de la Universidad, se propone el enfoque temático, contenido temático y metodología para el desarrollo de la audiencia pública de rendición de cuentas.
Se identifica la información necesaria para abordar la temática planteada y se define la fuente de la misma, para que sea requerida a las unidades correspondientes. TIEMPO: De acuerdo a lo establecido en el cronograma |
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4 | Inscribir Propuestas | Comunidad Universitaria, Grupos de interés |
Antes de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, se indaga de manera virtual a través del formato publicado en la página web, los temas o propuestas de información que la comunidad académica, los grupos de interés y la comunidad en general, desean que estén inmersos en el informe.
La información obtenida, será insumo para complementar o modificar el contenido temático previamente definido. TIEMPO: Según el cronograma Registro(link formato de inscripción de propuestas) |
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5 | Recoger y consolidar información | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
Los insumos para realizar la rendición de cuentas son:
1. Enfoque temático establecido a partir de las prioridades institucionales. 2. Propuestas presentadas por la comunidad. 3. Presupuesto 4. Cumplimiento de metas 5. Gestión 6. Contratación 7. Impactos de la gestión 8. Acciones de mejoramiento de la entidad La información abordada en la rendición de cuentas es extraída de las plataformas de información académico - administrativas y también solicitada a las diferentes dependencias y consolidada en la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. TIEMPO: Según cronograma |
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6 | Realizar Preguntas | Comunidad Universitaria y Ciudadanía en general |
Antes, durante y después de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, la comunidad académica, los grupos de interés y sociedad en general, pueden participar en la misma, a través de sus preguntas.
TIEMPO: Según el cronograma Registro(link formato de inscripción de propuestas) |
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7 |
Elaborar documento con el contenido de la Rendición Pública de Cuentas.
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Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
El documento de Audiencia Pública de Rendición de la Cuenta debe contener como mínimo: Ejecución presupuestal y estados financieros, Plan de Acción, programas y proyectos en ejecución, informes de gestión, metas e indicadores de gestión, informes de los entes de control que vigilan la entidad, procesos contractuales, gestión contractual, cambios en el sector o en la población beneficiada y planes de mejora.
TIEMPO: Según el cronograma Registro(Informe de Rendición de Cuentas publicado) |
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8 | Convocar a la comunidad en general y organizaciones sociales a participar y asistir a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. | Profesional Especializado Oficina de Prensa y Líder de la Unidad de Servicios y Mercadeo |
La Unidad de Servicios y Mercadeo y la Oficina de Prensa, definen la forma de realizar la convocatoria para la participación de la comunidad en la audiencia pública y coordinan los medios a utilizar y la publicidad requerida para llevarla a cabo.
TIEMPO: Según cronograma |
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9 | Coordinar apoyo logístico, para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. | Oficina de prensa - Unidad de Servicios y Mercadeo |
La Unidad de Servicios y Mercadeo, en conjunto con la Oficina de Prensa, deben coordinar los aspectos logísticos como: Adecuación del sitio asignado, sonido, video beam, mesa principal, protocolo, entrega de documentación a los asistentes y forma de presentación de la información. Además de nombrar un maestro de ceremonias que dirigirá el desarrollo de la sesión.
TIEMPO: Según cronograma |
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10 | Preparar Agenda de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas. | Oficina Asesora de Rectoría -Oficina Asesora de Planeación y Sistemas – Oficina de prensa |
A partir de la metodología a utilizar para la presentación de la información, las dependencias responsables apoyan al Rector en la elaboración de la agenda para el día de la Audiencia, con los temas y los tiempos asignados para su desarrollo. Se establecen los periodos de presentación de la información y de formulación de preguntas.
Tiempo: Según cronograma |
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11 | Evaluar audiencia | Comunidad universitaria, Grupos sociales y demás organizaciones |
La evaluación se realizará en un formato creado para tal fin que se entregará el mismo día del evento a los asistentes presenciales y se publica el link de la evaluación en el momento de la transmisión virtual.
Cuando finaliza el evento el grupo de apoyo logístico, recogerá los formatos de evaluación del evento debidamente firmados y el web master recopila las evaluaciones realizadas vía virtual. TIEMPO: Según cronograma Ver Registro(Formato para evaluación de audiencia pública de rendición de cuentas) |
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12 | Realizar informe de evaluación consolidado | Oficina Asesora de Planeación y Sistemas |
La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas tabula la información sobre la evaluación realizada a la audiencia pública y entrega los resultados al Equipo Directivo y Alta Dirección para su análisis y decisiones pertinentes. El documento del informe debe consolidar las recomendaciones de mejora al proceso y propuestas de temas a desarrollar en la siguiente vigencia. De igual manera, deben presentarse sugerencias de acciones y políticas institucionales a considerar en la siguiente vigencia a partir de la participación de la comunidad.
TIEMPO: 15 días después de la audiencia. Registro(Informe de Rendición de Cuentas publicado) |
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13 | Fin |
REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
Formato para evaluación de audiencia pública de rendición de cuentas | OFICINA DE PLANEACION | R-3234-I-PL-466 | - |
Informe de Rendición de Cuentas publicado | OFICINA DE PLANEACION | - | C-REC-003.1 |
link formato de inscripción de propuestas | OFICINA DE PLANEACION | - | - |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS |
HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
9 | Se actualiza el formato del paso 11 relacionado con la evaluación de la audiencia pública. | 2024-06-12 |
8 | Ingreso de un nuevo Formato para evaluar audiencia pública de rendición de cuentas - paso 11 del flujograma. | 2023-06-23 |
7 | Se realizan ajustes a las políticas y condiciones de operación, se actualizan las actividades en el flujograma y se elimina el formato para la inscripción de propuestas para la audiencia, puesto que se habilita en la web, 3 meses antes de la audiencia, el link para la inscripción de propuestas. | 2022-06-07 |
6 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-15 |
5 | Se ingresa formato actualizado FORMATO PARA LA EVALUACIÓN DE LA AUDIENCIA PÚBLICA. | 2019-04-01 |
4 | Se modifica el documento de procedimiento a instructivo como parte de la actividad de comunicación pública. | 2015-04-13 |
3 | Se cambia la responsabilidad del proceso, antes por la oficina de Control Interno y queda a cargo de la oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Se amplia la definición de Audiencia Pública. Se ajusta el paso No. 6 Se elimina paso No. 8 | 2013-11-06 |
2 | Se modifica el formato para presentar propuestas para la audiencia pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía y se incluye el paso 5 con el formato para formular preguntas. Se incluye en normatividad, la Guía para la presentación de audiencias públicas del DAFP y de la CGR. | 2012-12-11 |
1 | Versión inicial | 2009-09-18 |
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