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INSTRUCTIVO PARA LA SUSCRIPCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL CON LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA |
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| PROCESO | CONTROL Y SEGUIMIENTO |
| OBJETIVO |
| Preparar, suscribir y realizar el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional establecido con la Contraloría General de la República, como resultado del ejercicio auditor con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad. |
| POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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| DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
| No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
| 1 | Inicio | ||||
| 2 |
Recibir informe definitivo de la auditoria gubernamental realizada por la Controlaría General de la República y remitir a la Oficina de Control Interno de Gestión
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Rector |
El informe final identifica los hallazgos remitidos por la Controlaría General de la República, como resultado de la auditoria gubernamental de control fiscal.
TIEMPO: Con radicado de Rectoría se da traslado a la Oficina de Control Interno, máximo al día siguiente del recibo del informe por parte de la Controlaría General. Registro(Oficio remisorio de la CGR) |
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| 3 |
Definir los responsables de cada hallazgo
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Jefe Oficina Asesora de Control Interno de Gestión |
Se define los responsables de la elaboración de las acciones que se incluirán en el plan de mejoramiento con base en los requerimientos de la CGR. Se remite a los responsables la matríz de hallazgos detectados por el ente de control externo.
TIEMPO: 3 días. Registro(Oficio remisorio) |
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| 4 | Concertar con los responsables de los hallazgos el diligenciamiento del plan de mejoramiento en donde se incluyan las acciones de mejora. | Jefe Oficina Asesora de Control Interno de Gestión |
Se realizan reuniones con los responsables de los hallazgos para explicar los lineamientos establecidos por la CGR en relación con el diligenciamiento del plan de mejoramiento.
TIEMPO: Máximo 3 días después de remitido el oficio con la matriz de hallazgos. |
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| 5 | Definir las actividades de mejora que constituyen el plan de mejoramiento institucional | Funcionarios responsables |
Se realiza la construcción del plan de mejoramiento institucional por parte de los funcionarios responsables de los hallazgos identificando las actividades de mejora y las unidades de medida a comprometer con la Contraloría General de la República. Este proceso se realiza con acompañamiento de la Oficina de Control Interno.
TIEMPO: 3 días. Ver Registro(Formato para Elaborar el Plan de Mejoramiento Institucional) |
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| 6 |
Consolidar el plan de mejoramiento institucional en la matriz de la Contraloría General de la República
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Jefe Oficina Asesora de Control Interno de Gestión y Profesional Especializado de la OCI |
De acuerdo a los documentos remitidos por los funcionarios responsables de los hallazgos, se realiza la revisión y consolidación de la información.
TIEMPO: 5 días. |
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| 7 | Ingresar el plan de mejoramiento institucional a la plataforma del SIRECI. | Profesional Especializado Oficina Asesora de Control Interno de Gestión y Profesional Especializado líder del grupo interno de sistemas |
Se registra el plan de mejoramiento institucional debidamente diligenciado, a través de la plataforma del SIRECI mediante el acceso autorizado que posee por delegación del Rector.
El Profesional Especializado de la Oficina de Control Interno realiza acompañamiento en el proceso de transmisión electrónica de la información a la CGR, con el fin de verificar el adecuado envío del informe. TIEMPO: De conformidad con la Ley. Registro(Certificado de transmisión del reporte a la CGR) |
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| 8 | Ejecutar plan de mejoramiento | Responsable del hallazgo de auditoría de la CGR |
Durante la vigencia, el responsable de los hallazgos deberá ejecutar las actividades propuestas en el plan de mejoramiento, conforme a las fechas y especificaciones allí establecidas, consolidando las evidencias de su ejecución para ser enviadas a la Oficina de Control Interno de Gestión.
Tiempo: Según las fechas definidas en el Plan de Mejoramiento. |
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| 9 | Realizar seguimiento en forma trimestral y semestral a la ejecución del Plan de Mejoramiento | Profesional Especializado de la Oficina de Control Interno de Gestión |
El profesional especializado de Control Interno, solicita a los responsables de los hallazgos, las evidencias en medio físico o electrónico de la ejecución de las acciones propuestas en el Plan de Mejoramiento, las cuales serán revisadas en su pertinencia con relación a los hallazgos y su contribución al cumplimiento de la meta. Se conceptúa frente a las mismas y se solicita ajustes de ser del caso para cargar los resultados del seguimiento a la plataforma del SIRECI.
La actividad se realiza en forma trimestral para efectos de control y seguimiento por parte de la OCI. La actividad semestral se realiza con el fin de reportar a la CGR las evidencias acopiadas del plan de mejoramiento. Tiempo: Trimestral y semestral. Registro(Informe de Control Interno) |
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| 10 | Socializar informe de seguimiento ante Equipo Directivo | Asesor de Control Interno de Gestión |
Anualmente, se realiza socialización de los resultados del seguimiento ante el Equipo Directivo, con el propósito presentar los compromisos adquiridos en el Plan de Mejoramiento Institucional y para retroalimentar las lecciones aprendidas del proceso de auditoría recibida.
Tiempo: Anual Registro(Informe de seguimiento de la OCI) |
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| 11 | Fin | ||||
| REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
| Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
| Certificado de transmisión del reporte a la CGR | CONTROL INTERNO | - | - |
| Formato para Elaborar el Plan de Mejoramiento Institucional | CONTROL INTERNO | R-2629-P-CS-471 | - |
| Informe de Control Interno | SECRETARIA GENERAL | - | F-SEG-003.3 |
| Informe de seguimiento de la OCI | CONTROL INTERNO | - | - |
| Oficio remisorio | SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA | - | ASUNTO |
| Oficio remisorio de la CGR | CONTROL INTERNO | - | ASUNTO |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| AUXILIAR ADMINISTRATIVO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | ASESOR - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS |
| HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
| 4 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-15 |
| 3 | Ajustes en definiciones y términos con el fin de pasarlo a Instructivo. | 2019-02-19 |
| 2 | Se modifica el procedimiento a partir de la Resolución 7350 del 29 de noviembre de 2013. | 2017-08-13 |
| 1 | Versión inicial | 2009-09-18 |
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