·        DEFINICIONES Y TÉRMINOS:

La Historia Laboral: La historia laboral es una serie documental de manejo y acceso reservado por parte  del proceso de Gestión Humana, en donde se conservan cronológicamente todos los documentos que se producen sobre la vinculación y trayectoria  laboral de los servidores públicos. (Archivo General de la Nación)

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística, por el cual se establece que la disposición física de los documentos, debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.

Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística.

Listado Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 

Custodia de Documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

Hoja de Control: Es el mecanismo de control de las tipologías documentales de los expedientes de archivo

• RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS:

Según lo dispuesto en la Circular Nro. 004 del 2003 del DAFP (Departamento Administrativo de la Función Pública) y del Archivo General de la Nación, se da a conocer la organización de las historias laborales como principal mecanismo para un  adecuado manejo documental los siguientes son los documentos mínimos que debe contener una hoja de vida:

• Acto administrativo de nombramiento o vinculación
• Oficio de notificación del nombramiento de la vinculación
• Documentos de identificación
• Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
• Hoja de vida presentada por el servidor público con soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
• Acta de posesión
• Certificado de Antecedentes Judiciales
• Certificado de Antecedentes Fiscales
• Certificado de Antecedentes Disciplinarios
• Declaración juramentada de Bienes y Rentas
• Formato registro de conflictos de interés nivel directivo
• Rut
• Libreta militar, para hombres menores de 50 años
• Tarjeta Profesional (según el caso)
• Formato de entidades externas
• Certificados de cuenta bancaria
• Certificados de afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
• Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del servidor público: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.
• Evaluación del Desempeño o evaluación y análisis de gestión
• Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

Notas:

1. El listado de registros descrito anteriormente no corresponde al orden que debe llevar el expediente de historia laboral pero sí corresponde a los documentos indispensables de acuerdo a la naturaleza de vinculación, que deben contener cada historia laboral.

2.   La evaluación del desempeño solo aplicará al personal adscrito en carrera administrativa, la evaluación  y análisis de gestión solo aplicará al personal en provisionalidad y libre nombramiento y remoción. La evaluación del personal docente reposa en la Vicerrectoría Académica, Oficina de Desarrollo Docente respectivamente. 

• HOJA DE CONTROL:

Formato en el cual se registra de manera individual los tipos documentales que lo conforman, obedeciendo al principio archivístico de orden original.

• BASE DE DATOS DOCUMENTAL:

Se realiza  base de datos en Excel con el objeto de identificar la ubicación de la historia laboral dentro del archivo físico del proceso, esto con el fin de llevar un control permanente y organizado de las historias laborales, facilitando la búsqueda y disponibilidad de manera oportuna.

• GESTIÓN PARA PRÉSTAMO INTERNO:

Para la consulta y copia de documentos de las Historias Laborales que reposan en la oficina de Gestión Humana, el funcionario encargado de archivo realizará la recepción y atención de las solicitudes para los funcionarios autorizados a acceder  a dichos expedientes, de acuerdo a las siguientes indicaciones: 

1. El funcionario interesado debe realizar la solicitud por correo electrónico a historiaslaborales@ucaldas.edu.co

2. El funcionario encargado de archivo procede a realizar la búsqueda de la historia laboral para su respectivo préstamo.

3. Se relaciona el préstamo en el formato  “Control de préstamo de documentos  de archivo de gestión, central e histórico código: R-1138-P-GD-103"

4. Se entrega la historia laboral al funcionario que la solicita, bajo la supervisión del área de archivo. 

5. Se recibe la Historia Laboral después de realizada la consulta pertinente, se verifica que los documentos de la historia laboral estén completos, ordenados y en buen estado para archivarla  y se procede a firmar la devolución en el formato “Control de préstamo de documentos  de archivo de gestión, central e histórico código: R-1138P-GP-103”.  

Dado el carácter de reserva de la historia laboral, el préstamo para consulta solo está permitido para el funcionario a quien pertenece la historia laboral y excepcionalmente para las siguientes dependencias: Rectoría, Secretaría General, Área de Pensiones, Oficina Asesora de Control Interno de Gestión. En el caso de ser requerida por dependencias diferentes a las mencionadas con anterioridad, el préstamo se realiza mediante correo electrónico que justifique la solicitud y el tipo de documentación requerida, dicha solicitud se debe realizar ante el jefe de la oficina de gestión Humana. 

•  GESTIÓN PARA ENTREGA DE INFORMACIÓN DE HISTORIAS LABORALES A ENTES EXTERNOS Y DE CONTROL

Cuando se requiera por parte un  ente de control (Fiscalía, contraloría, procuraduría, etc.), externos (jubilados, funcionarios retirados etc.), el préstamo se realizará mediante oficio o correo electrónico justificando la solicitud y  con autorización por correo electrónico del Líder del Proceso de Gestión Humana.

El responsable del archivo y custodia de las historias laborales de la oficina de gestión humana debe controlar que durante la consulta no se retiren folios de las carpetas, que no se mutilen o cualquier otra anomalía en los documentos.  De igual forma cuando se termine la consulta, debe verificar el estado y cantidad de los documentos devueltos y retornarlas inmediatamente al archivo.

• CUSTODIA DE LAS HISTORIAS LABORALES

Las historias laborales de los funcionarios estarán siempre ubicadas en la oficina de gestión humana, el acceso al archivo físico de las historias laborales es restringido.

El carácter de reserva constitucional o legal, se encuentra reglamentado por la Ley 1437 de 2011 en su artículo 24 numeral 4  “Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas”.

Esta gestión, aplica para la totalidad de Historias Laborales.