Confidential
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

PLANIFICACIóN

I-PL-482
Rige a partir de:
2017-11-03

Versión: 11

 
Historial de Versiones
Versión DocumentoRige a partir de
12009-10-07
22009-10-16
32009-11-20
42010-09-21
52011-06-28
62011-09-20
72012-08-15
82013-08-28
92014-10-31
102016-11-04
112017-11-03

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores

OBJETIVO:
Planificar la adquisición de bienes, obras y servicios, debidamente identificados en los Gastos de funcionamiento (excepto los gastos de personal constitutivos de la nómina), proyectos de los fondos especiales, proyectos estratégicos de inversión de las Vicerrectorías, de acuerdo a las necesidades de las unidades ejecutoras y en concordancia con el presupuesto institucional de cada vigencia, a fin de propender por la eficiencia en el uso de recursos y la correcta operación de los procesos.



DESARROLLO:

 

El Plan de Anual de Adquisición es una herramienta de planificación de las adquisiciones de bienes, obras y servicios, que contribuye a realizar una oportuna programación, elaboración, ejecución y control del presupuesto institucional durante la vigencia fiscal, de conformidad con las disposiciones consagradas en el Acuerdo 08 de 2017 del Consejo Superior y la Resolución 000666 del 30 de junio de 2017 de Rectoría.

 

En el marco de ejecución del procedimiento para la elaboración del Proyecto de Presupuesto institucional para la siguiente vigencia, cada unidad ejecutora elaborará los Planes anuales de adquisiciones, con la relación de bienes, obras y servicios que su centro de gasto pretenden adquirir, con base en las apropiaciones, que el proyecto de presupuesto institucional asigne a cada uno de ellos.

 

De conformidad con el Acuerdo 08 de 2017 del Consejo Superior y la Resolución 000666 del 30 de junio de 2017 de Rectoría, cada centro de gastos deberá elaborar los planes anuales de adquisiciones de acuerdo a su naturaleza así:

 


TIPO DE GASTO


UNIDAD EJECUTORA


PLAN ANUAL DE ADQUISICIÓN  (PAA) POR ELABORAR:


FUNCIONAMIENTO


Gestión Humana


1 PAA (no incluye gastos de personal constitutivos de nómina)


Servicios Generales


1 PAA  


Bienestar


1 PAA  


PROYECTOS ESTRATÉGICOS


Vicerrectoría Académica


1 PAA  para todos los proyectos estratégicos de la Vicerrectoría


Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados


1 PAA  para todos los proyectos estratégicos de la Vicerrectoría


Vicerrectoría de Proyección


1 PAA  para todos los proyectos estratégicos de la Vicerrectoría


Vicerrectoría Administrativa


1 PAA  para todos los proyectos estratégicos de la Vicerrectoría


PROYECTOS ESPECIALES


Fondos del Nivel Central:


 


Vicerrectoría Académica


1 PAA por cada proyecto especial


Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados


1 PAA por cada proyecto especial


Vicerrectoría de Proyección


1 PAA por cada proyecto especial


Vicerrectoría Administrativa


1 PAA por cada proyecto especial


Fondos de Facultad:


 


Facultad de Artes y Humanidades


1 PAA para el Fondo de Facultad + 1 PAA por cada proyecto especial


Facultad de Ciencias Agropecuarias


1 PAA para el Fondo de Facultad + 1 PAA por cada proyecto especial


Facultad de Ciencias para la Salud


1 PAA para el Fondo de Facultad + 1 PAA por cada proyecto especial


Facultad de Ciencias Exactas y Naturales


1 PAA para el Fondo de Facultad + 1 PAA por cada proyecto especial


Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales


1 PAA para el Fondo de Facultad + 1 PAA por cada proyecto especial


Facultad de Ingenierías


1 PAA para el Fondo de Facultad + 1 PAA por cada proyecto especial

 

 Para la elaboración y registro de los planes anuales de compras se cuenta con un formato formalmente establecido en el presente instructivo, el cual es aplicable a todos los tipos de plan descritos en el cuadro anterior.

 

La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, es la encargada de recopilar, consolidar y publicar el Plan Anual de Adquisiciones y sus actualizaciones en la página web institucional y en el SECOP dentro de los tres (3) días siguientes a su aprobación. Las actividades relacionadas con el control seguimiento y administración del Plan de adquisiciones son descritas en el flujograma del presente instructivo.


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Inicio 0    
2 Planificar y elaborar el Plan de Adquisiciones 1 Ordenadores del Gasto y Profesionales de apoyo Cada ordenador del gasto deberá identificar las necesidades, según corresponda a la naturaleza de su unidad ejecutora y definirá la relación de bienes, obras y servicios que se pretende adquirir para la siguiente vigencia, con base en las apropiaciones de gastos asignadas en el proyecto de Presupuesto Institucional.
Para tal efecto, se deben diligenciar completamente cada uno de los ítems constitutivos del formato para la elaboración de PAA
Cada centro de gasto debe enviar a la oficina de planeación hasta el día 15 de noviembre de cada vigencia.

TIEMPO: de julio a noviembre de cada vigencia

Ver Registro(FORMATO PARA LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES)
3 Revisar y consolidar el Plan Anual de Adquisiciones 2 Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, verificará que las adquisiciones registradas en el plan ejecuten la misión y los proyectos de la Universidad al igual que la atención a la apropiación presupuestal de gastos definida en el proyecto de Presupuesto institucional.

TIEMPO: entre el 15 y el 30 de noviembre de cada vigencia.
4 Proyectar Resolución para aprobación Plan Anual de Adquisiciones 3 Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas,Secretario General y Rector El Proyecto de resolución detalla la totalización de los rubros y sus valores correspondientes.
El proyecto de acto administrativo se radica en Secretaría General para su revisión y trámite de firma del rector.
Con la aprobación del plan se realiza la publicación en la página web institucional y en el SECOP máximo dentro de los tres días siguientes.

TIEMPO: del primero al 15 de diciembre de cada vigencia


Registro(Resolución de Rectoría.)
5 Ejecutar compras del Plan Anual de Adquisiciones (PAA) 4 Ordenadores de Gasto y Profesionales de apoyo. Grupo interno de contratación. A partir de las solicitudes de
compras de bienes, obras y servicios, con su respectivo CDP, el Grupo Interno de Contratación procede a realizar los trámites contractuales respectivos, siempre y cuando el bien, obra o servicio requeridos estén debidamente registrados en el Plan Anual de Adquisiciones de la Unidad Ejecutora solicitante. (Ver Procedimientos de Contratación).

Las Unidades Ejecutoras deberán registrar cada una de las adquisiciones de bienes, obras y servicios, en el formato del Plan Anual de Adquisiciones.

TIEMPO: Permanente, durante la vigencia del Plan Anual de Adquisiciones.
6 Seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones (PAA) 5 Jefe Oficina De Planeación y Sistemas y Ordenadores de gasto de cada unidad Ejecutora. El jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, debe reunirse con cada ordenador del gasto para realizar seguimiento específico a la ejecución del Plan.

TIEMPO: dentro de 15 días siguientes al vencimiento de cada trimestre, con excepción del último trimestre, cuya sesión se convocará por tardar dentro de los primeros 15 días del mes de diciembre.
7 Presentar informe de seguimiento del PAA 6 Jefe Oficina de Planeación y Sistemas. De conformidad señalado en la normativa deberá rendirse informe al rector acerca de las modificaciones al PAA cuando sean consecuencia de la realización de las sesiones trimestrales ordinarias de seguimiento a los centros de gasto y de cualquier anomalía derivada de este

TIEMPO: dentro de los primeros 15 días del trimestre siguiente al seguimiento.
8 Modificar Plan Anual de adquisiciones 7 Ordenadores de Gasto Las modificaciones al PAA deberán sujetarse a las causales establecidas en el Acuerdo 08 de 2017 del Consejo Superior y la Resolución 000666 del 30 de junio de 2017 de Rectoría.

Para realizar la modificación de un PAA, se debe enviar a la oficina de planeación un oficio firmado por el ordenador del gasto, justificando la modificación, el cual será revisado y avalado por la Jefe de dicho despacho, para la posterior actualización del Plan en la página web institucional y en el SECOP.

El ordenador deberá anexar copia de este oficio avalado a la documentación de la contratación que desea tramitar.

Con la certificación de los recursos del balance por parte de la oficina financiera cada centro de gastos, según corresponda, deberá tramitar las modificaciones a los PAA, que en consecuencia se vean afectados, por adición de bienes y servicios a adquirir.

TIEMPO: Durante la vigencia
9 Elaborar un nuevo Plan de Adquisiciones 8 Ordenador de Gasto El inicio de un nuevo proyecto especial tanto de los fondos de las facultades como del nivel central, implica la elaboración y presentación a la oficina de planeación del correspondiente Plan de Adquisiciones del Proyecto.

TIEMPO: Durante la vigencia
10
Consolidar y enviar reporte de ejecución del Plan Anual de Adquisiciones.
9 Ordenadores del gasto, Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y Asesor Oficina de Control Interno de Gestión Anualmente, las Unidades
Ejecutoras, deben consolidar la relación de bienes y servicios adquiridos durante la vigencia.

Dicha información consolidada en la parte final del mismo formato de elaboración del PAA, deberá ser enviada a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, consolida y envía a la oficina de control interno el reporte para su posterior rendición a la contraloría general de la República – SIRECI.

Tiempo: En el mes de enero del año siguiente.
11 Fin 10    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
FORMATO PARA LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
OFICINA DE PLANEACION
R-2672-I-PL-482-
Resolución de Rectoría.
OFICINA DE PLANEACION
-ASUNTO
 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Hilda Mery MuÑoz Henao

PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Paula Andrea Chica CortÉs

JEFE DE OFICINA
PAULA ANDREA CHICA CORTÉS

JEFE DE OFICINA

Documento Controlado
Si usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.
Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG