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INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Código: I-PL-482
Versión: 14
Emisión: 2020-03-12

PROCESO PLANIFICACIóN

OBJETIVO
Planificar la adquisición de bienes, obras y servicios, debidamente identificados en los Gastos de funcionamiento (excepto los gastos de personal constitutivos de la nómina), proyectos de los fondos especiales, proyectos estratégicos de inversión de las Vicerrectorías, de acuerdo a las necesidades de las unidades ejecutoras y en concordancia con el presupuesto institucional de cada vigencia, a fin de propender por la eficiencia en el uso de recursos y la correcta operación de los procesos.



POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

El Plan de Anual de Adquisición es una herramienta de planificación de las adquisiciones de bienes, obras y servicios, que contribuye a realizar una oportuna programación, elaboración, ejecución y control del presupuesto institucional durante la vigencia fiscal, de conformidad con las disposiciones consagradas en el Acuerdo 08 de 2017 del Consejo Superior y la Resolución 000666 del 30 de junio de 2017 de Rectoría.


En el marco de ejecución del procedimiento para la elaboración del Proyecto de Presupuesto institucional para la siguiente vigencia, cada unidad ejecutora elaborará los Planes anuales de adquisiciones, con la relación de bienes, obras y servicios que su centro de gasto pretenden adquirir, con base en las apropiaciones, que el proyecto de presupuesto institucional asigne a cada uno de ellos.


De conformidad con el Acuerdo 08 de 2017 del Consejo Superior y la Resolución 000666 del 30 de junio de 2017 de Rectoría, cada centro de gastos deberá elaborar los planes anuales de adquisiciones de acuerdo a su naturaleza así:

 

TIPO DE GASTO

 

UNIDAD EJECUTORA

 

PLAN ANUAL DE ADQUISICIÓN  (PAA) POR ELABORAR:

 

FUNCIONAMIENTO

Gestión Humana

1 PAA (no incluye gastos de personal constitutivos de nómina)

Servicios Generales

1 PAA  

Bienestar

1 PAA  

 

PROYECTOS ESTRATÉGICOS

Vicerrectoría Académica

1 PAA  para todos los proyectos estratégicos de la Vicerrectoría

Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados

1 PAA  para todos los proyectos estratégicos de la Vicerrectoría

Vicerrectoría de Proyección

1 PAA  para todos los proyectos estratégicos de la Vicerrectoría

Vicerrectoría Administrativa

1 PAA  para todos los proyectos estratégicos de la Vicerrectoría

 

PROYECTOS ESPECIALES

Fondos del Nivel Central:

 

Vicerrectoría Académica

1 PAA por cada proyecto especial

Vicerrectoría de Investigaciones y Posgrados

1 PAA por cada proyecto especial

Vicerrectoría de Proyección

1 PAA por cada proyecto especial

Vicerrectoría Administrativa

1 PAA por cada proyecto especial

Fondos de Facultad:

 

Facultad de Artes y Humanidades

1 PAA para el Fondo de Facultad + 1 PAA por cada proyecto especial

Facultad de Ciencias Agropecuarias

1 PAA para el Fondo de Facultad + 1 PAA por cada proyecto especial

Facultad de Ciencias para la Salud

1 PAA para el Fondo de Facultad + 1 PAA por cada proyecto especial

Facultad de Ciencias Exactas y Naturales

1 PAA para el Fondo de Facultad + 1 PAA por cada proyecto especial

Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales

1 PAA para el Fondo de Facultad + 1 PAA por cada proyecto especial

Facultad de Ingenierías

1 PAA para el Fondo de Facultad + 1 PAA por cada proyecto especial


 

GUIA PARA CENTROS DE GASTO

 

1.      CÓDIGO UNSPSC

 

Código UNSPSC (cada código separado por ;)

Descripción

NIVEL

10000000

Material vivo Vegetal y Animal, Accesorios y Suministros

2

26121600

Cables eléctricos y accesorios

2

41100000

Equipo de laboratorio y científico

2

41120000

Suministros y accesorios de laboratorio

2

42120000

Equipos y suministros veterinarios

2

42121600

Productos Veterinarios

 

42121700

Mobiliarios clínico veterinario

3

43190000

Dispositivos de comunicaciones y accesorios

2

43210000

Equipo informático y accesorios

2

43230000

Software

2

44120000

Suministros de oficina

2

47130000

suministros de aseo y limpieza

3

49000000

Equipos, Suministros y accesorios para deportes y recreación

1

51000000

Medicamentos y productos farmacéuticos

1

55000000

Publicaciones impresas, publicaciones electrónicas y accesorios

1

56120000

Mobiliarios institucional, escolar y educativo y accesorios

2

72100000

Servicios de mantenimiento y reparaciones de construcciones e instalaciones

3

72101516

Servicio de inspección, mantenimiento o reparación de extinguidores de fuego

4

72103302

Mantenimiento o soporte de equipo de telecomunicaciones

1

72140000

Servicios de construcción pesada

2

72151511

Servicio de mantenimiento o reparación de sistemas de iluminación

4

72154010

Servicio de instalación, mantenimiento y reparación de ascensores

4

72154066

Mantenimiento general de equipos de oficina

4

76111500

Servicios de limpieza y mantenimiento de edificios generales y de oficinas

3

78000000

Servicios de Transporte, Almacenaje y Correo

1

78110000

Transporte de pasajeros

3

78181500

Servicios de mantenimiento y reparación de vehículos

3

80111600

Servicios de personal temporal

3

80121604

Derecho de patentes, marcas o derechos de autor

4

80161504

Servicio profesionales de apoyo a la Gestión

4

80161800

Servicios de alquiler o arrendamiento de equipo de oficina

3

81101703

Servicios de pruebas técnicas

4

81101706

Mantenimiento de equipos de laboratorio

4

81110000

Servicios Informáticos

2

81112105

Servicios de hospedaje de operación de sitios web

4

81112200

Mantenimiento y soporte de software

4

81112300

Mantenimiento y soporte de Hardware de computador

4

81112306

Mantenimiento de impresoras

4

82100000

Publicidad

2

83100000

Servicios Públicos

2

83111603

Servicios de Telefonía Celular

4

83121703

Internet

4

84131500

Servicios de seguros para estructuras y propiedades y posesiones

3

85000000

Servicios de Salud

1

85150000

Servicios alimenticios y de nutrición

2

85160000

Servicios de mantenimiento, renovación y reparación de equipo médico quirúrgico

2

86101705

Capacitación Administrativa

4

86101800

Entrenamiento en servicio y desarrollo de mano de obra

3

86132000

Servicios de educación y capacitación en administración

3

90000000

Servicios de viajes, alimentación, alojamiento y entretenimiento

1

90110000

Instalaciones hoteleras, alojamientos y centros de encuentros

2

90121502

Agencias de viajes

3

92121500

Servicios de guardias

3

94101800

Sindicatos

3

84111800

Asuntos y preparación de impuestos

3

84131600

Seguros de vida, salud y accidentes

3

91111501

Alquiler Uniformes (Implementos para grados)

4

93131608

Servicios de suministro de alimentos

4

39120000

Equipos, Suministros y componentes eléctricos

2

52151500

Utensilios de cocina desechables domésticos

3

42290000

Productos quirúrgicos

3

46180000

Seguridad y protección personal

2

80111600

Servicios de recursos humanos

2

93141808

Servicios de seguridad o salud ocupacional

4

82121801

Publicación de libros de texto o de investigación

4

60102300

Libros de lectura y recursos

4

60100000

Materiales didácticos profesionales y de desarrollo y accesorios y suministros

2

80131502

Arrendamiento de instalaciones comerciales o industriales

4

22000000

Maquinaria y accesorios para construcción y edificación

2

 

 

  1. FECHA ESTIMADA DE INICIO DE PROCESO DE SELECCIÓN (MES) Seleccionar el mes de acuerdo al inicio del proceso contractual
  2. DURACION ESTIMADA DEL CONTRATO (NUMERO) Indicar cuanto durara el contrato (En número)
  3. DURACION ESTIMADA DEL CONTRATO (INTERVALO: DIAS, MESES AÑOS): Indicar si la duración estimada del contrato es en Días, Meses o Años
  4. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA

 

 

 

Código

Modalidad de selección

 

CCE-11||03

Contratación régimen especial - Régimen especial

DIRECTA

CCE-15||03

Contratación régimen especial (con ofertas) - Régimen especial

PUBLICA

 

 

  

Para la elaboración y registro de los planes anuales de compras se cuenta con un formato formalmente establecido en el presente instructivo, el cual es aplicable a todos los tipos de plan descritos en el cuadro anterior.


La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, es la encargada de recopilar, consolidar y publicar el Plan Anual de Adquisiciones y sus actualizaciones en la página web institucional y en el SECOP dentro de los tres (3) días siguientes a su aprobación. Las actividades relacionadas con el control seguimiento y administración del Plan de adquisiciones son descritas en el flujograma del presente instructivo.

 

 

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Planificar y elaborar el Plan de Adquisiciones Ordenadores del Gasto y Profesionales de apoyo Cada ordenador del gasto deberá identificar las necesidades, según corresponda a la naturaleza de su unidad ejecutora y definirá la relación de bienes, obras y servicios que se pretende adquirir para la siguiente vigencia, con base en las apropiaciones de gastos asignadas en el proyecto de Presupuesto Institucional.
Para tal efecto, se deben diligenciar completamente cada uno de los ítems constitutivos del formato para la elaboración de PAA
Cada centro de gasto debe enviar a la oficina de planeación hasta el día 15 de noviembre de cada vigencia.

TIEMPO: de julio a noviembre de cada vigencia

Ver Registro(FORMATO PARA LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES)
3 Revisar y consolidar el Plan Anual de Adquisiciones Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, verificará que las adquisiciones registradas en el plan ejecuten la misión y los proyectos de la Universidad al igual que la atención a la apropiación presupuestal de gastos definida en el proyecto de Presupuesto institucional.

TIEMPO: entre el 15 y el 30 de noviembre de cada vigencia.
4 Proyectar Resolución para aprobación Plan Anual de Adquisiciones Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas,Secretario General y Rector El Proyecto de resolución detalla la totalización de los rubros y sus valores correspondientes.
El proyecto de acto administrativo se radica en Secretaría General para su revisión y trámite de firma del rector.
Con la aprobación del plan se realiza la publicación en la página web institucional y en el SECOP máximo dentro de los tres días siguientes.

TIEMPO: del primero al 15 de diciembre de cada vigencia


Registro(Resolución de Rectoría.)
5 Ejecutar compras del Plan Anual de Adquisiciones (PAA) Ordenadores de Gasto y Profesionales de apoyo. Grupo interno de contratación. A partir de las solicitudes de
compras de bienes, obras y servicios, con su respectivo CDP, el Grupo Interno de Contratación procede a realizar los trámites contractuales respectivos, siempre y cuando el bien, obra o servicio requeridos estén debidamente registrados en el Plan Anual de Adquisiciones de la Unidad Ejecutora solicitante. (Ver Procedimientos de Contratación).

Las Unidades Ejecutoras deberán registrar cada una de las adquisiciones de bienes, obras y servicios, en el formato del Plan Anual de Adquisiciones.

TIEMPO: Permanente, durante la vigencia del Plan Anual de Adquisiciones.
6 Revisar ejecución del Plan Anual de Adquisiciones (PAA) Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, Oficina de Contratación La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y la Oficina de Contratación hacen seguimiento a la ejecución del Plan anual de adquisiciones, a través del formato del paso 2, el cual se encuentra compartido en Google Drive para facilitar la actualización de la ejecución por parte de los Centros de Gastos.

Tiempo: Permanente.
7 Realizar seguimiento a la ejecución del plan anual de adquisiciones Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y Ordenadores del Gasto Para realizar seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones, el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas deberá reunirse por lo menos cuatro veces al año con los Ordenadores del Gasto, de conformidad con lo estipulado en el Manual de Contratación de la Universidad.

Tiempo: 15 días siguientes al vencimiento de cada trimestre, con excepción del último trimestre, cuya sesión se convocará por tardar dentro de los primeros 15 días del mes de diciembre del año en curso.
8 Presentar informe de seguimiento del PAA Jefe Oficina de Planeación y Sistemas. De conformidad señalado en la normativa deberá rendirse informe al rector acerca de las modificaciones al PAA cuando sean consecuencia de la realización de las sesiones trimestrales ordinarias de seguimiento a los centros de gasto y de cualquier anomalía derivada de este

TIEMPO: dentro de los primeros 15 días del trimestre siguiente al seguimiento.
9 Modificar Plan Anual de adquisiciones Ordenadores de Gasto Las modificaciones al PAA deberán sujetarse a las causales establecidas en el Acuerdo 08 de 2017 del Consejo Superior y la Resolución 000666 del 30 de junio de 2017 de Rectoría.

Para realizar la modificación de un PAA, se debe enviar a la oficina de planeación un oficio firmado por el ordenador del gasto, justificando la modificación, el cual será revisado y avalado por la Jefe de dicho despacho, para la posterior actualización del Plan en la página web institucional y en el SECOP.

El ordenador deberá anexar copia de este oficio avalado a la documentación de la contratación que desea tramitar.

Con la certificación de los recursos del balance por parte de la oficina financiera cada centro de gastos, según corresponda, deberá tramitar las modificaciones a los PAA, que en consecuencia se vean afectados, por adición de bienes y servicios a adquirir.

TIEMPO: Durante la vigencia
10 Elaborar un nuevo Plan de Adquisiciones Ordenador de Gasto El inicio de un nuevo proyecto especial tanto de los fondos de las facultades como del nivel central, implica la elaboración y presentación a la oficina de planeación del correspondiente Plan de Adquisiciones del Proyecto.

TIEMPO: Durante la vigencia
11
Consolidar y enviar reporte de ejecución del Plan Anual de Adquisiciones.
Ordenadores del gasto, Profesional Universitario Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y Asesor Oficina de Control Interno de Gestión Anualmente, las Unidades
Ejecutoras, deben consolidar la relación de bienes y servicios adquiridos durante la vigencia.

Dicha información consolidada en la parte final del mismo formato de elaboración del PAA, deberá ser enviada a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, consolida y envía a la oficina de control interno el reporte para su posterior rendición a la contraloría general de la República – SIRECI.

Tiempo: En el mes de enero del año siguiente.
12 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
FORMATO PARA LA ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
OFICINA DE PLANEACION
R-2672-I-PL-482-
Resolución de Rectoría.
OFICINA DE PLANEACION
-ASUNTO

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
14Ingreso guía para los centros de gasto.2020-03-12
13Modernización de la imagen del SIG.2019-10-16
12Se actualiza el formato de plan de adquisiciones y se modifica el paso 6 del instructivo referente al seguimiento. 2019-04-09
11Se realizan ajustes en el objetivo especificando el alcance según los lineamientos del nuevo estatuto de contratación.

Se realizan ajustes en el desarrollo del procedimiento donde se especifica que cada centro de gastos debe elaborar su plan anual de adquisiciones de conformidad con el acuerdo 08 de 2017 del Consejo Superior y la resolución 000666 del 30 de junio de 2017 de Rectoria.

Se realizan cambios en el flujograma para guardar relación con la nueva normativa.
Se ingresa nueva versión de formato de plan anual de adquisiciones en el paso 1 del flujograma.
2017-11-03
10Se actualiza formato para que sea concordante con las normas que le preceden.2016-11-04
9Se cambia el procedimiento a instructivo, por lo cual no se registra alcance, responsabilidad y definiciones y términos.2014-10-31
8Se modifica el presente documento con el fin de optimizar las actividades a desarrollarse en él.

Se modifica el objetivo, el alcance, se especifican las responsabilidades y la definición de términos.

Se ajusta el Desarrollo.

Se organiza el frujograma con base en el ciclo PHVA.

Se actualiza el formato para la elaboración del plan general de compras.
2013-08-28
7Se ajusta documento con base en las indicaciones del nuevo formato del SIRECI enviado por la Contraloría General de la República.

2012-08-15
6En el desarrollo se incluyo unos pasos para el diligenciamiento del formato unico para la elaboración y ejecución del del plan general de compras .

En el paso 6 se incluyó el tiempo para el diligenciamiento del formato unico para la elaboración y ejecucion del plan de compras

Se requiere modificar el paso 10 del flujograma ya que los encargados de realizar el informe de ejecución es cada ordenador del gasto y no la oficina financiera.

En el tiempo de la actividad, se requiere cambiar la periodicidad de los informes presentados de trimestral a mensual por parte de los ordenadores del gasto.

Se incluyo en los pasos 4 y 10 del flujograma el formato único para la elaboración y ejecución del Plan de Compras, el cual deberá ser enviado mensual y semestralmente a la Oficina de Planeación.

Se incluye en normatividad externa la resolución 5544 de 2003.

Se agregó la palabra "ejecución" en el nombre del procedimiento.
2011-09-20
5- En el paso 4 se cambio la fecha del primer dia habil de septiembre por antes de finalizar el mes de septiembre. Se agrega como registro el Formato 2 de la Contralaoria General de la Nación.

- En el paso 5 se cambio la fecha de septiembre por mes de octubre y se modifio la descripcion en el sentido de que se elabora la resolución de aprobación del Plan General de Compras con los formatos enviados por cada ordenador.

- En el paso 6 se cambio: ultima semana de septiembre por mes de noviembre.

- En el paso 7 se ajusto la descripción y se cambio primera semana de octubre por mes de diciembre.

- En el paso 8 se cambio primera semana de octubre por mes de diciembre.


2011-06-28
4- Se hizo alusion a la relacion de este procedimiento con el del Banco de proyectos. .

Al formato se le adicionan 2 columnas, una para el precio unitario y otra para el valor total promedio.
2010-09-21
3Se anexa el paso 6 relacionado con el ajuste en el tope de gastos.

Se cambia el tiempo de aprobación por la ultima semana de Octubre
2009-11-20
2Se ajusta el formato para requerimientos del plan general de compras2009-10-16
1Versión inicial2009-10-07



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