GENERALIDADES:

Reunión del comité de crisis constituido por miembros permanentes de la Alta dirección (Equipo Directivo)

El comité de crisis valorará y evaluará el alcance de la crisis y sobre todo detectará el origen y el motivo de esta. Inmediatamente se pasará a la comunicación dando respuestas y evitando las especulaciones y los rumores. La elaboración de los mensajes es algo que se debe trabajar de manera detenida teniendo en cuenta el  canal y el público al que se dirige.

Durante la crisis solo establecen comunicación con las autoridades: Rector, Vicerrector Administrativo, Vicerrector Académico, Secretario General, siempre teniendo en cuenta que el vocero deberá ser delegado por el Rector.

Flujo de Instrucciones:

1.  Rector
2.  Vice. Administrativo
3.  Vice Académico
4.  Vice de Investigaciones
5.  Vice de Proyección
6.  Secretario General
7.  Decanos

Las instrucciones se impartirán por escrito en la medida de lo posible o verbalmente si así se requiere desde el nivel central (Rector) a cada área:

•  Del Rector al Equipo directivo.
•  Del Vicerrector académico a Decanos, registro académico y demás de su área que se vean afectados.
•  De los Decanos a los estudiantes y profesores.
•  Del Vicerrector de Investigaciones y Posgrados a Investigadores y demás de su área que se vean afectados en sus labores.
•  Del Vicerrector Administrativo a Jefe de Gestión Humana y la Brigada de emergencia.
•  Del Vicerrector de Proyección a la Unidad de Servicios y mercadeo y demás responsables de labores de extensión que puedan ser afectados.

RECOMENDACIONES PARA LA COMUNICACIÓN EN SITUACIÓN DE CRISIS: 

1.  Emplear de preferencia un lenguaje descriptivo, lo que se sabe, lo que está haciendo para responder oportunamente a la situación, evitando siempre en las declaraciones y pronunciamientos públicos, las especulaciones, hipótesis preliminares, opiniones y juicios de valor apresurados y personales. 
2. La oficina de comunicaciones debe mantener un contacto efectivo, respetuoso y abierto con los medios de comunicación y los periodistas. Ser cooperativos con la información y las fuentes evitando al máximo la implicación de fuentes no oficiales.
3. Velar por la buena reputación de la Universidad, su buen nombre. No quebrantar la confianza, esto quiere decir no mentir en ningún caso. Si, inadvertida o accidentalmente, se ha dado una información errónea, se deben tomar de manera rápida y oportuna las medidas indicadas.
4. Asumir el Humanismo como Eje Transformador, demostrando sensibilidad y compromiso. Los afectados - y los medios y públicos de interés -  exigen ver ello transmitiendo la preocupación, interés y solidaridad ante los diferentes conflictos que se presentan, sean del orden ambiental, social o personal.
5. El Coordinador de Comunicaciones facilitará el acceso de los medios de comunicación, los guiará, acompañará y apoyará en su trabajo permanente, guardando siempre el respeto a la libertad de prensa, su libre acceso a la información y las fuentes.
6.  El Coordinador de Comunicaciones deberá manejar la situación cuando por motivos de seguridad en procesos se deba impedir el acceso a la información, velando siempre por la integridad de los periodistas y sus equipos.
7. El Coordinador de Comunicaciones deberá establecer contacto directo con el periodista y conocer su interés sobre el caso, antes de establecer contacto con el portavoz. (ficha). De igual manera el portavoz de la institución deberá establecer contacto con el Coordinador de  Comunicaciones con el fin de enterarlo y estar preparados.
8.  Asumir responsabilidades y en caso de que estas requieran señalar a otros, velar por   un lenguaje siempre respetuoso, amable y responsable siempre sobre hechos válidos y demostrables.
9. El esfuerzo no se debe limitar a atender fase “activa” de la crisis. Post Crisis, el equipo asesor debe emprender acciones inmediatas para recuperar la confianza entre los grupos de interés internos y externos.

IMPORTANTE:

Aquellos pronunciamientos públicos que realicen los integrantes de la comunidad universitaria a título personal o en representación de sus agremiaciones, NO representan la posición institucional. Cuando no se haga está aclaración pública, los miembros de la comunidad universitaria podrán ser objeto de procesos disciplinarios.