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INSTRUCTIVO PARA EL RETIRO DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE PLANTA DOCENTE, ADMINISTRATIVA, TEMPORAL Y TRABAJADORES OFICIALES DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS

Código: I-GH-514
Versión: 5
Emisión: 2022-10-13

PROCESO GESTIóN HUMANA

OBJETIVO
Orientar a los servidores públicos de la Universidad de Caldas de planta docente, administrativa, temporal y trabajadores oficiales, sobre el proceso de retiro de la institución acorde con la normatividad vigente.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

 

El retiro de los servidores públicos docentes se darán bajo las circunstancias establecidas en el artículo 86 del Acuerdo  21 del 2002 del Consejo Superior, Estatuto de Personal Docente de la Universidad de Caldas.

 

El retiro de los servidores públicos administrativos de planta temporal se dará bajo las circunstancias establecidas en el artículo 45 del Acuerdo  014 del Consejo Superior Estatuto Administrativo y de Carrera de la Universidad de Caldas.

 

El retiro de los trabajadores oficiales de dará bajo las circunstancias establecidas en la convención colectiva vigente y el código sustantivo del trabajo.


  

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:

 

·         Renuncia Regularmente aceptada:

La renuncia se produce cuando el servidor público ya sea docente o administrativo manifiesta por escrito ante el Rector de forma espontánea e inequívoca, su decisión de separarse del servicio; en la solicitud deberá determinar claramente la fecha a partir de la cual presenta su renuncia.

 

·         Renuncia protocolaria:

 

La renuncia obedece a la llegada de un nuevo Jefe y tiene por objeto “dejarlo en libertad para reorganizar la respectiva entidad, de manera que por razones administrativas pueda aceptar las que estime convenientes e inadmitir la de los funcionarios que considere le puedan colaborar adecuadamente en su gestión”. (Rad. 00260 de 2008 del Consejo de Estado; Rad. 04308 de 2011 del Consejo de Estado).  Será el Rector entrante, quien tenga la facultad que la ley le otorga a los nominadores de reorganizar el servicio mediante el cambio de sus subalternos.

 

·         Declaratoria de vacancia del cargo por abandono:

El abandono del cargo constituye una causal de retiro del servicio autónoma por cuanto el empleado presenta una ausencia voluntaria e injustificada al trabajo que pone en riesgo la prestación eficiente y continuada de la función pública que desarrolla y en consecuencia, la materialización de los objetivos estatales.

 

ü  Para los casos de docentes se declarará vacancia en las circunstancias estipuladas en el artículo 92 del Acuerdo  21 del 2002 del Consejo Superior, Estatuto de Personal Docente de la Universidad de Caldas

 

ü  Para los casos de  los funcionarios administrativos se declarará vacancia en las circunstancias estipuladas en el literal h- artículo 45 del Acuerdo 014 del 2010 del Consejo Superior Estatuto Administrativo y de Carrera de la Universidad de Caldas.

 

·         Declaratoria de insubsistencia:

La insubsistencia es una causal autónoma de retiro del servicio  y es producto de la facultad discrecional de remoción de la cual están investidas las autoridades nominadoras, con el propósito de hacer cesar la vinculación con el empleo para el cual un servidor fue designado.

 

·         Destitución:

El retiro del servicio de un servidor público por destitución se produce cuando realizada la respectiva investigación disciplinaria, como consecuencia de un procedimiento que demuestra una grave responsabilidad disciplinaria y el resultado de la misma es la sanción de destitución.

 

·         Invalidez Absoluta:

 

El retiro se produce cuando al servidor público se le ha reconocido su pensión de invalidez absoluta mediante resolución expedida por la autoridad competente, la Junta Regional de Calificación de Invalidez, la entidad procede a desvincular el funcionario a partir de la fecha de la estructuración.

 

·         Jubilación:

Retiro que se produce cuando el empleado al reunir los requisitos pensionales cesa definitivamente en sus funciones y es retirado del servicio una vez se registre el ingreso a la nómina de pensionados. En tal sentido, el funcionario podrá ser retirado únicamente cuando se garantice el pago de la mesada pensional con la inclusión en la correspondiente nómina.

 

·         Retiro forzoso para Administrativos:

Retiro que se da cuando el empleado cumpla la edad de setenta (70) años según lo establecido en la Ley 1821 de 2016,  una vez cumplidos, el retiro será inmediato sin que puedan ser reintegrados bajo ninguna circunstancia.

 

·         Retiro forzoso para Docentes:

 

De acuerdo con lo previsto en el artículo 19 de la Ley 344 de 1996, el retiro forzoso de los docentes universitarios se producirá hasta por diez (10) más que el que rige para los demás servidores públicos.

 

·         Fallecimiento.

El artículo 41 de la Ley 909 de 2004, prevé como causal de retiro del servicio la muerte del empleado. El retiro del empleado público fallecido se hace con base en el registro civil de defunción.



Nota: para los casos de Declaratoria de vacancia del cargo, destitución y declaratoria de insubsistencia del cargo, la Oficina de Control Disciplinario es la encargada de notificar el fallo al interesado.

 

Acuerdo 014 de 2010 del Consejo Superior "Estatuto Personal Administrativo"

Acuerdo 021 de 2002 del Consejo Superior "Estatuto Docente"

 


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Entregar la renuncia Servidor público Para la renuncia regularmente aceptada, y jubilación el funcionario envía el oficio al Rector.

Tiempo: 5 días hábiles ante de la fecha de retiro.

Registro(Carta de renuncia)
3 Aceptar y tramitar renuncia Rector Auxiliar administrativo de la Oficina de Gestión Humana El rector analiza la solicitud y aprueba o no, la renuncia.

Después de aceptada la renuncia por parte del rector, se envía la solicitud a la oficina de gestión humana para realizar el respectivo acto administrativo de aceptación.

Tiempo: aceptación de renuncia 30 días después de presentada.
4 Renuncia protocolaria Rector El rector entrante tendrá la facultad de definir la fecha para la solicitud de la misma.

Registro: Carta de renuncia protocolaria
5 Elaborar y firmar el acto administrativo de retiro Auxiliar Administrativo Oficina de Gestión Humana El Auxiliar Administrativo elabora el acto administrativo que define el retiro definitivo del servidor público de la Institución, para posterior firma por parte del Rector.

TIEMPO: 3 días después de recibir la carta de renuncia con su respectiva aceptación.

Registro(Resolución de aceptación de renuncia)
6 Notificar el acto administrativo de desvinculación Auxiliar Administrativo de la Oficina de Gestión Humana Se notifica al servidor público de manera personal o a través de medios electrónicos, el acto administrativo de retiro.

Registro: Formato de notificación y correo electrónico enviado.

Ver Registro(Formato de notificación.)
7 Informar la novedad Profesional Universitario de la Oficina de Gestión Humana Informar la novedad de retiro a:

• Grupo interno de Nómina.
• Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo,
• Área de inventarios
• Grupo interno de trabajo de gestión documental
• Grupo interno de trabajo de sistemas

Registro: Correo electrónico, Resolución de retiro.
8 Elaborar acta de entrega del cargo y devolución de carné institucional Servidor público Diligenciar el Formato para acta de entrenamiento y entrega en el cargo para funcionarios administrativos de acuerdo al nivel y entregarla en la oficina de Gestión Humana

Registro:

Formato acta de entrega para cargos directivos

Formato para acta de entrenamiento y entrega en el cargo para funcionarios de los niveles técnico y profesional

Formato para acta de entrenamiento y entrega en el cargo para funcionarios administrativos del nivel asistencial.


Carné Institucional
9 Tramitar Paz y Salvo Servidor público Los funcionarios que se retiren de la Institución deben entregar su puesto de trabajo y de todos los bienes y valores que le fueron encomendados para el buen funcionamiento de su labor, así como la documentación e información que por razón de su cargo conserve bajo su custodia.

Para tal fin debe realizar el trámite de firmas de paz y salvo de las siguientes dependencia:

• Grupo interno Servicios Generales (inventarios)
• Grupo interno Gestión Documental (Secretaría General)
• Oficina de Gestión Humana

Ver Registro(Formato de paz y salvo para trámite de retiro de la institución)
10 Liquidar salario y prestaciones sociales al servidor público Grupo interno de nómina de la Oficina de Gestión Humana El área de nómina realiza la liquidación del salario y prestaciones sociales del empleado público, de acuerdo a los parámetros establecidos en la Ley.

Tiempo: En los 15 días siguientes a la fecha de retiro.

Registro: Liquidación suscrita por el profesional especializado
Formato de solicitud retiro de cesantías
11 Fin    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Carta de renuncia
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
-ASUNTO
Formato de notificación.
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
R-3181-P-GH-36-
Formato de paz y salvo para trámite de retiro de la institución
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
R-2300-I-GH-514-
Resolución de aceptación de renuncia
OFICINA DE GESTIÓN HUMANA
-G1-OGH-067

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS JEFE DE OFICINA - OFICINA GESTIÓN HUMANA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
5Se cambia el nombre, se ajusta la descripción de las políticas y condiciones de operación en lo relacionado a las causales de retiro, se modifican actividades en el flujograma .
En la parte de DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES, se modificó el flujo de la actividad para darle alcance a todas las causales de retiro y se eliminó la siguientes actividades (Presenta documentación para retiro)
Se incluye en el paso 6, un formato de notificación (ver anexo 1)
Se modifica el formato de paz y salvo para tramites de retiro (ver anexo 5)
2022-10-13
4Modernización de la imagen del SIG.2019-10-17
3Se modifica el formato de paz y salvo para incorporar un control a realizar por parte de Administración de Documentos frente a la entrega de archivos por parte de los funcionarios y docentes que se retira o trasladan de cargo o de dependencia. 2017-07-10
2Se modifica la normatividad del documento y se actualizan los pasos del flujograma de acuerdo a la misma. 2014-07-28
1Versión inicial2010-08-08



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