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INSTRUCTIVO PARA EL RETIRO DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE PLANTA DOCENTE, ADMINISTRATIVA, TEMPORAL Y TRABAJADORES OFICIALES DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS |
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PROCESO | GESTIóN HUMANA |
OBJETIVO |
Orientar a los servidores públicos de la Universidad de Caldas de planta docente, administrativa, temporal y trabajadores oficiales, sobre el proceso de retiro de la institución acorde con la normatividad vigente. |
POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN | |
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | |||||
No. | Actividad | Responsable | Descripción | ||
1 | Inicio | ||||
2 | Entregar la renuncia | Servidor público |
Para la renuncia regularmente aceptada, y jubilación el funcionario envía el oficio al Rector.
Tiempo: 5 días hábiles ante de la fecha de retiro. Registro(Carta de renuncia) |
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3 | Aceptar y tramitar renuncia | Rector Auxiliar administrativo de la Oficina de Gestión Humana |
El rector analiza la solicitud y aprueba o no, la renuncia.
Después de aceptada la renuncia por parte del rector, se envía la solicitud a la oficina de gestión humana para realizar el respectivo acto administrativo de aceptación. Tiempo: aceptación de renuncia 30 días después de presentada. |
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4 | Renuncia protocolaria | Rector |
El rector entrante tendrá la facultad de definir la fecha para la solicitud de la misma.
Registro: Carta de renuncia protocolaria |
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5 | Elaborar y firmar el acto administrativo de retiro | Auxiliar Administrativo Oficina de Gestión Humana |
El Auxiliar Administrativo elabora el acto administrativo que define el retiro definitivo del servidor público de la Institución, para posterior firma por parte del Rector.
TIEMPO: 3 días después de recibir la carta de renuncia con su respectiva aceptación. Registro(Resolución de aceptación de renuncia) |
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6 | Notificar el acto administrativo de desvinculación | Auxiliar Administrativo de la Oficina de Gestión Humana |
Se notifica al servidor público de manera personal o a través de medios electrónicos, el acto administrativo de retiro.
Registro: Formato de notificación y correo electrónico enviado. Ver Registro(Formato de notificación.) |
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7 | Informar la novedad | Profesional Universitario de la Oficina de Gestión Humana |
Informar la novedad de retiro a:
• Grupo interno de Nómina. • Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo, • Área de inventarios • Grupo interno de trabajo de gestión documental • Grupo interno de trabajo de sistemas Registro: Correo electrónico, Resolución de retiro. |
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8 | Elaborar acta de entrega del cargo y devolución de carné institucional | Servidor público |
Diligenciar el Formato para acta de entrenamiento y entrega en el cargo para funcionarios administrativos de acuerdo al nivel y entregarla en la oficina de Gestión Humana
Registro: Formato acta de entrega para cargos directivos Formato para acta de entrenamiento y entrega en el cargo para funcionarios de los niveles técnico y profesional Formato para acta de entrenamiento y entrega en el cargo para funcionarios administrativos del nivel asistencial. Carné Institucional |
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9 | Tramitar Paz y Salvo | Servidor público |
Los funcionarios que se retiren de la Institución deben entregar su puesto de trabajo y de todos los bienes y valores que le fueron encomendados para el buen funcionamiento de su labor, así como la documentación e información que por razón de su cargo conserve bajo su custodia.
Para tal fin debe realizar el trámite de firmas de paz y salvo de las siguientes dependencia: • Grupo interno Servicios Generales (inventarios) • Grupo interno Gestión Documental (Secretaría General) • Oficina de Gestión Humana Ver Registro(Formato de paz y salvo para trámite de retiro de la institución) |
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10 | Liquidar salario y prestaciones sociales al servidor público | Grupo interno de nómina de la Oficina de Gestión Humana |
El área de nómina realiza la liquidación del salario y prestaciones sociales del empleado público, de acuerdo a los parámetros establecidos en la Ley.
Tiempo: En los 15 días siguientes a la fecha de retiro. Registro: Liquidación suscrita por el profesional especializado Formato de solicitud retiro de cesantías |
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11 | Fin |
REGISTROS DEL DOCUMENTO | |||
Nombre del Registro | Resp. Almacena. | Cod.Registro SIG | Serie Archivo |
Carta de renuncia | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | - | ASUNTO |
Formato de notificación. | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | R-3181-P-GH-36 | - |
Formato de paz y salvo para trámite de retiro de la institución | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | R-2300-I-GH-514 | - |
Resolución de aceptación de renuncia | OFICINA DE GESTIÓN HUMANA | - | G1-OGH-067 |
ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS | JEFE DE OFICINA - OFICINA GESTIÓN HUMANA |
HISTORIAL DE CAMBIOS | ||
5 | Se cambia el nombre, se ajusta la descripción de las políticas y condiciones de operación en lo relacionado a las causales de retiro, se modifican actividades en el flujograma . En la parte de DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES, se modificó el flujo de la actividad para darle alcance a todas las causales de retiro y se eliminó la siguientes actividades (Presenta documentación para retiro) Se incluye en el paso 6, un formato de notificación (ver anexo 1) Se modifica el formato de paz y salvo para tramites de retiro (ver anexo 5) | 2022-10-13 |
4 | Modernización de la imagen del SIG. | 2019-10-17 |
3 | Se modifica el formato de paz y salvo para incorporar un control a realizar por parte de Administración de Documentos frente a la entrega de archivos por parte de los funcionarios y docentes que se retira o trasladan de cargo o de dependencia. | 2017-07-10 |
2 | Se modifica la normatividad del documento y se actualizan los pasos del flujograma de acuerdo a la misma. | 2014-07-28 |
1 | Versión inicial | 2010-08-08 |
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