DE CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEFINIDOS EN ESTE INSTRUCTIVO, EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS, ES RESPONSABLE DE:

1.  Autorizar un funcionario adscrito a la Oficina Financiera para recoger dineros en cheques, titulos valores, CDT`s a favor de la Universidad de Caldas.

2.  Autorizar mediante Poder a un funcionario, Abogado, para recoger cheque en la DIAN por concepto de devolucion IVA, segun Decreto 2627 del 28 de diciembre de 1993.

3.  Conceder o negar solicitud de autorización de recaudo y traslado de dineros y determinar la vigencia de dicha autorización. 

CONDICIONES GENERALES PARA AUTORIZAR RECAUDO Y TRASLADO DE DINEROS:

Se considera la autorización de recaudo de dinero a funcionarios de Carrera Administrativa, Libre Nombramiento y Remociòn, Provisionales y/o Contratistas, autorizados por el Rector de la Universidad de Caldas, en los siguientes casos:

- Recoger, trasladar y llevar, titulos valores (cheques, efectivo, Cdt`s, entre otros) de terceros a favor de la Universidad de Caldas por descuentos y pagos a Proveedores y Entidades Financieras.

 - Cuando se desarrollen actividades que requieran recaudo de dinero en lugares u horarios que impidan o dificulten la realización del recaudo por consignación bancaria.

- Cuando el recaudo lo hace un funcionario de la Oficina Financiera, utilizando como medio el Sistema de Gestion Financiero.

- Cuando los usuarios de las actividades y/o servicios no puedan o se les dificulte hacer pago electrónico o acercarse a una entidad bancaria.

- Cuando la Oficina Financiera declare no contar con personal humano, ni recursos técnicos para hacer el recaudo.

- Cuando el recaudo se deba hacer en el sitio de prestacion del Servicio (Granjas, Laboratorios, Clinica Veterinaria, Tienda Universitaria, Biblioteca,Gimnasio, entre otros)

PARA SOLICITAR LA AUTORIZACION DE RECAUDO DE DINEROS, SE DEBE CUMPLIR LOS SIGUIENTES REQUISITOS:

a) Que la actividad para la que se esté solicitando la autorización de recaudo de dinero sea un proyecto de investigación o proyección debidamente inscrito en un Fondo de Facultad, en una Vicerrectoría, o en una Oficina, asi como Cursos de Extension, Ingresos por Operaciones Comerciales

b) Contar con una tarifa oficializada en la resolucion de tarifas institucionales y de no contar con ella, tramitar su autorización ante la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DEL ORDENADOR DEL GASTO (DECANO, VICERRECTOR, JEFE DE OFICINA) FRENTE A LA LABOR DEL RECAUDO:

a) Contar con una caja registradora, si se trata de una actividad permanente.

b) Solicitar la expedición y numero de recibos de caja numerados para realizar los recaudos cuando éstos se inicien o se agoten, si no hubiese en el sitio caja registradora.

c) Llevar control de los consecutivos y velar por mantener la existencia suficiente de recibos de caja para atender los recaudos autorizados.

d) Consignar los dineros recaudados el día habil siguiente realizando el depósito en la cuenta bancaria  que le pertenezca al Centro de Gastos y de manera simultánea enviar relación y soportes (desprendible de los recibos de caja y consignacion) a la Oficina Financiera con copia al Fondo de Facultad o Vicerrectoria u Oficina y Control Interno.

e) El Fondo de Facultad o Vicerrectoria u Oficina, al que pertenece el proyecto, es responsable de las condiciones de seguridad y salvaguarda de los recaudos realizados y tomara las medidas que considere necesarias para el cumplimiento del proceso.

f) El funcionario o persona autorizada por el Rector, podra delegar en un Contratista el recaudo de dineros para actividades Permanentes o No Permanentes, debiendo èste firmar un Pagare y/o solicitar a la Vicerrectoria Administrativa la inclusion del mismo en la Poliza de Manejo de Dinero.

g) Informar a la Vicerrectoria Administrativa los datos  basicos de la persona que va a manejar dicha caja:  nombres y apellidos, identificacion, direccion, telefono de contacto, asi como la ubicacion de la caja, monto maximo que manjara, conceptos, entre otros, asi como cualquier novedad con relacion al cambio de personas autorizadas para dicha labor; lo anterior con el fin de cumplir con la obligacion que tiene el asegurado de informar las condiciones que impliquen modificacion del riesgo.

OBLIGACIONES DE LA OFICINA FINANCIERA FRENTE A LAS AUTORIZACIONES DE RECAUDO DE DINERO:

a) Autorizar los consecutivos de recibos de caja, cuando se trate de una actividad No Permanente

b) Verificar periodicamente que los proyectos y Otros, estèn realizando el recaudo y la consignacion oportuna.

c) Realizar arqueos a los dineros recaudados y consecutivo de Recibos, cuando lo considere.

d) Una vez autorizado el funcionario para el recaudo de dinero, capacitarlo en los requisitos, responsabilidades y demás asuntos relacionados con la labor que de manera temporal o permanente va a realizar.

OBLIGACIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO:

a) Realizar control y seguimiento al correcto recaudo autorizado de dineros provenientes de la ejecución de los proyectos y demas recaudos, asi como del manejo de consecutivos de Recibos de Caja.

b) Realizar arqueos a los dineros recaudados y consecutivo de Recibos, cuando lo considere.

OBLIGACIONES DE LA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA:

a) Realizar el afianzamiento del funcionario autorizado

b) Informar a la compañía de seguros la apertura de dichas cajas, su ubicación y los montos máximos que manejaran, con el fin de cumplir con la obligación que tiene el asegurado de informar las condicions que impliquen modificación del riesgo.

c) Cuando  se trate de un contratista, este debera firmar pagare y/o incluirlo en la poliza de manejo.