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INSTRUCTIVO PARA SOLICITAR AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR RECAUDO DE DINERO

GESTIóN FINANCIERA

I-GF-520
Rige a partir de:
2011-05-06

Versión: 1

 

OBJETIVO:
Describir los pasos a traves de los cuales se tramita una solicitud de autorizacion para recaudar y movilizar dineros (titulos valores, CDT`s, efectivo, cheques) en el cumplimiento de la mision de la Universidad de Caldas; estableciendo la mecánica para el recibo de dineros en efectivo y/o cheques de gerencia, o cheques de pensiones y cesantias, en diferentes sedes de la Universidad de Caldas y fuera de la sede.

DESARROLLO:

DE CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEFINIDOS EN ESTE INSTRUCTIVO, EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS, ES RESPONSABLE DE:

1.  Autorizar un funcionario adscrito a la Oficina Financiera para recoger dineros en cheques, titulos valores, CDT`s a favor de la Universidad de Caldas.

2.  Autorizar mediante Poder a un funcionario, Abogado, para recoger cheque en la DIAN por concepto de devolucion IVA, segun Decreto 2627 del 28 de diciembre de 1993.

3.  Conceder o negar solicitud de autorización de recaudo y traslado de dineros y determinar la vigencia de dicha autorización. 

CONDICIONES GENERALES PARA AUTORIZAR RECAUDO Y TRASLADO DE DINEROS:

Se considera la autorización de recaudo de dinero a funcionarios de Carrera Administrativa, Libre Nombramiento y Remociòn, Provisionales y/o Contratistas, autorizados por el Rector de la Universidad de Caldas, en los siguientes casos:

- Recoger, trasladar y llevar, titulos valores (cheques, efectivo, Cdt`s, entre otros) de terceros a favor de la Universidad de Caldas por descuentos y pagos a Proveedores y Entidades Financieras.

 - Cuando se desarrollen actividades que requieran recaudo de dinero en lugares u horarios que impidan o dificulten la realización del recaudo por consignación bancaria.

- Cuando el recaudo lo hace un funcionario de la Oficina Financiera, utilizando como medio el Sistema de Gestion Financiero.

- Cuando los usuarios de las actividades y/o servicios no puedan o se les dificulte hacer pago electrónico o acercarse a una entidad bancaria.

- Cuando la Oficina Financiera declare no contar con personal humano, ni recursos técnicos para hacer el recaudo.

- Cuando el recaudo se deba hacer en el sitio de prestacion del Servicio (Granjas, Laboratorios, Clinica Veterinaria, Tienda Universitaria, Biblioteca,Gimnasio, entre otros)

PARA SOLICITAR LA AUTORIZACION DE RECAUDO DE DINEROS, SE DEBE CUMPLIR LOS SIGUIENTES REQUISITOS:

a) Que la actividad para la que se esté solicitando la autorización de recaudo de dinero sea un proyecto de investigación o proyección debidamente inscrito en un Fondo de Facultad, en una Vicerrectoría, o en una Oficina, asi como Cursos de Extension, Ingresos por Operaciones Comerciales

b) Contar con una tarifa oficializada en la resolucion de tarifas institucionales y de no contar con ella, tramitar su autorización ante la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DEL ORDENADOR DEL GASTO (DECANO, VICERRECTOR, JEFE DE OFICINA) FRENTE A LA LABOR DEL RECAUDO:

a) Contar con una caja registradora, si se trata de una actividad permanente.

b) Solicitar la expedición y numero de recibos de caja numerados para realizar los recaudos cuando éstos se inicien o se agoten, si no hubiese en el sitio caja registradora.

c) Llevar control de los consecutivos y velar por mantener la existencia suficiente de recibos de caja para atender los recaudos autorizados.

d) Consignar los dineros recaudados el día habil siguiente realizando el depósito en la cuenta bancaria  que le pertenezca al Centro de Gastos y de manera simultánea enviar relación y soportes (desprendible de los recibos de caja y consignacion) a la Oficina Financiera con copia al Fondo de Facultad o Vicerrectoria u Oficina y Control Interno.

e) El Fondo de Facultad o Vicerrectoria u Oficina, al que pertenece el proyecto, es responsable de las condiciones de seguridad y salvaguarda de los recaudos realizados y tomara las medidas que considere necesarias para el cumplimiento del proceso.

f) El funcionario o persona autorizada por el Rector, podra delegar en un Contratista el recaudo de dineros para actividades Permanentes o No Permanentes, debiendo èste firmar un Pagare y/o solicitar a la Vicerrectoria Administrativa la inclusion del mismo en la Poliza de Manejo de Dinero.

g) Informar a la Vicerrectoria Administrativa los datos  basicos de la persona que va a manejar dicha caja:  nombres y apellidos, identificacion, direccion, telefono de contacto, asi como la ubicacion de la caja, monto maximo que manjara, conceptos, entre otros, asi como cualquier novedad con relacion al cambio de personas autorizadas para dicha labor; lo anterior con el fin de cumplir con la obligacion que tiene el asegurado de informar las condiciones que impliquen modificacion del riesgo.

OBLIGACIONES DE LA OFICINA FINANCIERA FRENTE A LAS AUTORIZACIONES DE RECAUDO DE DINERO:

a) Autorizar los consecutivos de recibos de caja, cuando se trate de una actividad No Permanente

b) Verificar periodicamente que los proyectos y Otros, estèn realizando el recaudo y la consignacion oportuna.

c) Realizar arqueos a los dineros recaudados y consecutivo de Recibos, cuando lo considere.

d) Una vez autorizado el funcionario para el recaudo de dinero, capacitarlo en los requisitos, responsabilidades y demás asuntos relacionados con la labor que de manera temporal o permanente va a realizar.

OBLIGACIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO:

a) Realizar control y seguimiento al correcto recaudo autorizado de dineros provenientes de la ejecución de los proyectos y demas recaudos, asi como del manejo de consecutivos de Recibos de Caja.

b) Realizar arqueos a los dineros recaudados y consecutivo de Recibos, cuando lo considere.

OBLIGACIONES DE LA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA:

a) Realizar el afianzamiento del funcionario autorizado

b) Informar a la compañía de seguros la apertura de dichas cajas, su ubicación y los montos máximos que manejaran, con el fin de cumplir con la obligación que tiene el asegurado de informar las condicions que impliquen modificación del riesgo.

c) Cuando  se trate de un contratista, este debera firmar pagare y/o incluirlo en la poliza de manejo.


FLUJOGRAMA
PASO ACTIVIDAD PRECEDE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 INICIO 0    
2 Identifica la necesidad de solicitar autorización para recaudar dinero proveniente de la ejecución de un proyecto u otra actividad. 1 Ordenador de Gasto TIEMPO: En cualquier momento
3 Va a paso 6 2 Ordenador de Gasto  
4 Solicita autorizacion a Rectoria para recoger y movilizar titulos valores a favor de la Universidad de Caldas 3 Jefe Oficina Financiera Tiempo: En el momento que lo requiera la Oficina Financiera.
Registro(Oficio para la solicitud de definición y autorización de tarifa para la prestación de un servicio)
5 Una vez autorizado el Funcionario o Contratista, Va al paso 18 y finaliza el proceso 4 Jefe Oficina Financiera  
6 Determina si existe tarifa definida para la actividad (servicio) a desarrollar y que será objeto de recaudo de dinero. 5 Ordenador de Gasto Consulta la Resolución vigente de tarifas de servicios institucionales en el Normograma Institucional y verifica si la actividad a desarrollar tiene tarifa establecida.

El Ordenador del Gasto puede confirmar o aclarar esta información en la Oficina de Planeación y Sistemas

TIEMPO: En cualquier momento
7 Si existe tarifa aprobada: Va al paso 8 6 Ordenador de Gasto  
8 No existe tarifa aprobada: Solicita la definición y aprobación de la tarifa para la actividad a desarrollar 6 Ordenador de Gasto La solicitud se envía a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas para su análisis trámite

Registro(Oficio para la solicitud de definición y autorización de tarifa para la prestación de un servicio)
9 Realiza los estudios y análisis de la actividad a desarrollar para fijar la tarifa y proyecta resolución a rectoría 8 Jefe Oficina Asesora Planeación y Sistemas La definición de la tarifa se puede basar en estudio de costos, estudio del mercado, análisis de recurrentes, o la aplicación de otros instrumentos.

TIEMPO: Dentro de los 5 días hábiles posteriores al recibo de la solicitud.
10 Aprueba la resolución que define la tarifa para el servicio 9 Rector TIEMPO: Dentro de los 2 días habiles posteriores al recibo de la solicitud
11 Solicita al Rector autorización para recaudar dinero proveniente del desarrollo de actividades misionales 10 Ordenador de Gasto El Ordenador del Gasto diligencia la primera parte del formato denominado "Solicitud de Autorización" y lo envía a la Jefatura de Oficina Financiera para inciar el trámite correspondiente.

TIEMPO: En cualquier momento

Ver Registro(FORMATO PARA LA SOLICITUD Y TRAMITE DE UNA AUTORIZACION PARA RECAUDAR DINERO PROVENIENTE DEL DESARROLLO DE ACTIVIDADES MISIONALES)
12 Verifica el cumplimiento de requisitos y decide su viabilidad 11 Jefe Oficina Financiera Registra la segunda parte del formato "Verificación de requisitos y visto bueno de la Oficina Financiera"

TIEMPO: Dentro de los 5 días habiles posteriores al recibo de la solicitud y sus anexos.

Ver Registro(FORMATO PARA LA SOLICITUD Y TRAMITE DE UNA AUTORIZACION PARA RECAUDAR DINERO PROVENIENTE DEL DESARROLLO DE ACTIVIDADES MISIONALES)
13 Niega la solicitud 12 Jefe Oficina Financiera Justifica los motivos de la negación y finaliza el procedimiento.
14 Viabiliza la solicitud 12 Jefe Oficina Financiera Define el consecutivo autorizado para la boletería y envía el formato registrado al Rector para su revisión y aprobación
15 Verifica el cumplimiento de requisitos y decide su aprobación 14 Rector TIEMPO: Dentro de los 3 dias habiles posteriores al recibo de la solicitud

Ver Registro(FORMATO PARA LA SOLICITUD Y TRAMITE DE UNA AUTORIZACION PARA RECAUDAR DINERO PROVENIENTE DEL DESARROLLO DE ACTIVIDADES MISIONALES)
16 Niega la solicitud 15 Rector Justifica los motivos de la negación y finaliza el procedimiento.
Registro(Oficio de Rectoría)
17 Aprueba la solicitud 15 Rector Emite Resolución por la cual se autoriza a un funcionario el recaudo de dinero y estable la duración de la autorización.
18 Reportar oficio a Vicerrectoria Administrativa, para solicitar Afianzamiento ante la Aseguradora y Poliza o Pagare, si se trata de un Contratista. 17 Centro de Gastos y Oficina Financiera Registra la cuarta parte del formato "Afianzamiento del funcionario autorizado"

TIEMPO: Mínimo 10 dias habiles antes de inciar las actividades de recaudo de dinero.
19 Capacita al responsable autorizado para realizar recaudos 18 Profesional Especializado Oficina Financiera TIEMPO: Mínimo 10 días habiles antes de iniciar la actividad de recaudo de dinero
20 Recibe dinero de un tercero 19 Funcionario autorizado por el Rector Cuenta dinero y diligencia Recibo de Caja, si es actividad No permanente, de lo contrario realiza proceso segun SIG: Procedimiento para Recaudo (P-GF-240) y/o registra en Maquina Registradora

TIEMPO: En el momento que se presente el recaudo
21 Diligencia Recibo de Caja 20 Funcionario autorizado por el Rector Diligencia todos los campos del Recibo de Caja: nombre del beneficiario, documento de identidad, valor recibido en numeros y letras, concepto de recaudo, Codigo del Recaudo y firma como responsable del Recaudo.

TIEMPO: En el momento que se presente el recaudo
22 Entrega Recibo de Caja Original al Beneficiario del pago 21 Funcionario autorizado por el Rector Entrega Recibo de Caja Original al Beneficiario del Pago, primera copia para Oficina Financiera, segunda copia para Centro de Gastos.

TIEMPO: En el momento que se presente el recaudo
23 Realiza cuadre del dinero recibido y consignacion en Entidad Bancaria 22 Funcionario autorizado por el Rector Una vez realizado cuadre del dinero recibido en el dia, procede a realizar consignacion el mismo dia o el dia habil siguiente, en la cuenta y entidad bancaria correspondiente al Centro de Gastos.

TIEMPO: dia habil siguiente al dia del recaudo
Registro(Recibo de Consignación)
24 Enviar Consignacion y Soportes 23 Funcionario autorizado por el Rector Una vez realizada la consignacion en la cuenta bancaria, procede a enviar: relacion, copia de la consignacion y copias Recibos de Caja o o tirilla de la maquina registradora: Oficina Financiera, Centro de Gastos y Control Interno.

TIEMPO: Dentro de los 3 dias habiles posteriores a la consignacion.
Registro(Oficio remisorio)
25 Fin 24    

Registros del Documento:
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
FORMATO PARA LA SOLICITUD Y TRAMITE DE UNA AUTORIZACION PARA RECAUDAR DINERO PROVENIENTE DEL DESARROLLO DE ACTIVIDADES MISIONALES
DIVISION FINANCIERA
R-1507-I-GF-520ASUNTO
Oficio de Rectoría
RECTORIA
-ASUNTO
Oficio para la solicitud de definición y autorización de tarifa para la prestación de un servicio
FACULTADES
-E-OPS-011
Oficio remisorio
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO
Recibo de Consignación
OFICINA PROGRAMA DE EGRESADOS
-J-UEG-054
 

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:
Sonia Imelda Vallejo Rivera

PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Mauricio Arbelaez Rendon

JEFE DE OFICINA
AURA LILIANA GAVIRIA GIRALDO

JEFE DE OFICINA

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