1.  OBJETIVO: 

Describir los pasos a través de los cuales se tramita una solicitud de autorización para recaudar y movilizar dineros (títulos valores, CDT`s, efectivo, cheques) en el cumplimiento de la mision de la Universidad de Caldas; estableciendo la mecánica para el recibo de dineros en efectivo y/o cheques de gerencia, o cheques de pensiones y cesantías, en diferentes sedes de la Universidad de Caldas y fuera de la sede. 

 

2. DESARROLLO

 

ALCANCE: El alcance de esta política contable, abarca las cuentas que se clasifican como: Efectivo y equivalentes de efectivo.

 

Bajo ésta denominación se agrupan las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata con los que cuenta la Universidad de Caldas y que puede utilizar para el cumplimiento de su Misión, dentro de los cuales encontramos las Cajas Satélites.

SUMINISTRO DE INFORMACIÓN: Información Generada desde los Consejos Superior y Académico, Secretaria General, Vicerrectoría Administrativa, Oficina de Planeación y Sistemas, Oficina de Gestión Financiera, Centros de Gastos

RESPONSABLES: La responsabilidad de las actividades de este procedimiento es competencia del Rector, Secretaria General, Vicerrector Administrativo, Ordenadores del Gastos, Jefe Oficina Financiera, Control Interno y personal autorizado para el manejo de la Caja Satélite.

DE CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEFINIDOS EN ESTE INSTRUCTIVO, EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS, ES RESPONSABLE DE:

 

1.  Autorizar un funcionario adscrito a la Oficina Financiera para recoger dineros en cheques, títulos valores, CDT`s a favor de la Universidad de Caldas, así como funcionarios o contratistas recomendados por los diferentes centros de gastos.

2.  Autorizar mediante Poder a un funcionario, Abogado, para recoger cheque en la DIAN por concepto de devolución IVA, según normatividad vigente

3.  Conceder o negar solicitud de autorización de recaudo y traslado de dineros y determinar la vigencia de dicha autorización. 

CONDICIONES GENERALES PARA AUTORIZAR RECAUDO Y TRASLADO DE DINEROS:

Se considera Asegurados: todos los cargos de la Universidad de Caldas, vinculados mediante contrato de trabajo, orden de trabajo, o nombramiento por decreto o resolución.  Incluyendo empleados de firmas especializadas, empleados ocasionales, temporales y transitorios, autorizados por el Rector de la Institución, en los siguientes casos:

 

PARA SOLICITAR LA AUTORIZACION DE RECAUDO DE DINEROS, SE DEBE CUMPLIR LOS SIGUIENTES REQUISITOS:

a) Que la actividad para la que se esté solicitando la autorización de recaudo de dinero sea un proyecto de investigación o proyección debidamente inscrito en un Fondo de Facultad, en una Vicerrectoría, o en una Oficina, así como Cursos de Extensión, Ingresos por Operaciones Comerciales.

b) Contar con una tarifa oficializada en la resolución de tarifas institucionales y de no contar con ella, tramitar su autorización ante la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

c)  actividades diferentes al literal a), como son:  Donaciones, venta de libros, entre otros.

 

 

OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES DEL ORDENADOR DEL GASTO (RECTOR, DECANO, VICERRECTOR, JEFE DE OFICINA) FRENTE A LA LABOR DEL RECAUDO:

a) Contar con una caja registradora, si se trata de una actividad permanente.

b) Solicitar la expedición y número de recibos de caja numerados para realizar los recaudos cuando éstos se inicien o se agoten, si no hubiese en el sitio caja registradora.

c) Llevar control de los consecutivos y velar por mantener la existencia suficiente de recibos de caja para atender los recaudos autorizados.

d) Velar porque los dineros recaudados, sean consignados al día hábil siguiente en la cuenta bancaria respectiva y que se envíe relación y soportes (desprendible de los recibos de caja y consignación) a la| Oficina Financiera, para el ingreso al Proyecto correspondiente.

e) El Fondo de Facultad o Vicerrectoría u Oficina, al que pertenece el proyecto, es responsable de las condiciones de seguridad y salvaguarda de los recaudos realizados y tomará las medidas que considere necesarias para el cumplimiento del proceso.

f)  Sugerir al funcionario o contratista para el recaudo de dinero.

g) El funcionario o persona autorizada por el Rector, deberá estar incluido en la Póliza de Manejo Global.

 

OBLIGACIONES DE LA OFICINA FINANCIERA FRENTE A LAS AUTORIZACIONES DE RECAUDO DE DINERO:

a) Autorizar cuando sea el caso, los consecutivos de recibos de caja, cuando se trate de una actividad No Permanente.

b) Realizar arqueos periódicos a los dineros recaudados por manejo de la Caja Satélite.

c) Una vez autorizado el funcionario para el recaudo de dinero, capacitarlo en los requisitos, responsabilidades y demás asuntos relacionados con la labor que de manera temporal o permanente va a realizar.

OBLIGACIONES DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO:

a) Realizar arqueos y seguimiento al correcto recaudo autorizado de dineros provenientes de la ejecución de los proyectos y demás recaudos, así como del manejo de consecutivos de Recibos de Caja cuando aplique.

 

OBLIGACIONES DE LA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA:

a) Realizar el afianzamiento del funcionario autorizado, vinculado mediante contrato de trabajo, ordenes de trabajo o mediante nombramiento por decreto o resolución, así como los empleados de firmas especializadas, empleados ocasionales, temporales y transitorios. de acuerdo al cargo que desempeña.