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INSTRUCTIVO PARA LA RENOVACIÓN DEL REGISTRO CALIFICADO DE UN PROGRAMA ACADÉMICO

Código: I-DC-568
Versión: 5
Emisión: 2019-12-11

PROCESO DOCENCIA

OBJETIVO
Describir las actividades que deben desarrollarse para renovar el registro calificado de un programa de pregrado o posgrado ante el Ministerio de Educación Nacional.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Según lo establecido por el Decreto 1075 de 2015, así como en sus decretos y normas reglamentarias, para ofrecer y desarrollar un programa académico de educación superior, en el domicilio de una institución de educación superior, o en otro lugar, se requiere contar previamente con el registro calificado del mismo.

 

Para la renovación del Registro Calificado se requiere que la solicitud sea formulada en debida forma por el representante legal de la institución de la institución de educación superior a través del Sistema de Aseguramiento de la Calidad en Educación Superior - SACES, o cualquier otra herramienta que prevea el Ministerio de Educación Nacional para el efecto, diligenciando la información requerida en los formatos dispuestos por este y adjuntando los anexos que la soportan.

 

La institución debe aportar con la solicitud, cuando se trate de programas del área de la salud que requieran de formación en el campo asistencial, los documentos que permitan verificar la relación docencia - servicio.

 

En caso de que al programa le hayan sido aprobadas modificaciones que incidan en las condiciones de calidad con proximidad a la fecha de renovación del registro calificado, estas serán informadas en la solicitud respectiva.  

 

Ampliación del Registro Calificado:

 

La institución de educación superior podrá solicitar en igual forma la ampliación del lugar de desarrollo de los programas con registro calificado a municipios con las características enunciadas, con por lo menos doce (12) meses de antelación al vencimiento del registro calificado. Tal ampliación modificará únicamente el lugar de desarrollo, pero no la vigencia del correspondiente registro calificado.


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Descripción
1 Inicio    
2 Enviar, con la debida anticipación, el cronograma y la relación de los programas que deben renovar sus registros calificados, a Decanos y Directores de los programas académicos. Oficina de Evaluación y Calidad Académica Con base en la fecha de vencimiento del registro calificado del programa, reportada en la plataforma SACES, se informa la relación de los programas que deben realizar proceso de renovación de sus registros calificados.

La renovación del Registro Calificado debe sujetarse a los plazos establecidos por el MEN.

Tiempo: 14 meses de antelación a la fecha de vencimiento del registro calificado del programa académico - Para los programas en el área de la salud, se recomienda iniciar dicho trámite con 16 meses de antelación debido a la evaluación que debe hacerse por parte del Ministerio de Salud de los espacios de práctica formativa.

Registro: Oficios enviados a las Decanaturas y Direcciones de Programa.
3 Sustentar decisión de no renovar registro calificado de un programa académico. Consejo de Facultad Consejo Académico Consejo Superior Cuando por condiciones de demanda o por no cumplimiento de condiciones mínimas de calidad, el Consejo de Facultad podrá solicitar la inactivación de un registro calificado, mediante oficio dirigido a la Vicerrectoría Académica, la cual a su vez llevará y expondrá la solicitud ante el Consejo Académico. En caso de avalarla, será el Consejo Superior quien expida el correspondiente Acuerdo mediante el cual se inactiva un registro calificado.

Tiempo: cuando aplique.

Registro: oficio del Consejo de Facultad, Acuerdo del Consejo Superior.
4 Diligenciar la documentación con fines de renovación del registro calificado. Directores de Programa El director o coordinador de programa diligencia la información correspondiente del programa en la plantilla de Documento Maestro, provista por la Vicerrectoría Académica, siguiendo las instrucciones establecidas para su diligenciamiento.

A este documento se deben anexar, además, las evidencias de al menos dos (2) procesos de autoevaluación realizados durante la vigencia del registro calificado, de tal forma que entre la realización de cada proceso exista por lo menos un intervalo de dos años.

Todo lo anterior, en concordancia con lo establecido en el Decreto 1075 de 2015, así como en sus decretos y normas reglamentarias.

Tiempo: según cronograma establecido por la Oficina de Evaluación y Calidad Académica y socializado con las Decanaturas y Direcciones de Programa.

Registro: documento maestro y anexos, diligenciados.
5 Revisar la información con base en los requisitos establecidos en la normatividad vigente. Vicerrectoría Académica - Oficina de Evaluación y Calidad Académica. Revisa la documentación para la renovación del registro calificado, a la luz de la Política Curricular Institucional vigente y lo estipulado por el Decreto 1075 de 2015, así como en sus decretos y normas reglamentarias. En caso de completitud, se da continuidad al proceso; en caso contrario, la documentación se regresa al director o coordinador de programa para la realización de los ajustes correspondientes.

Tiempo: 15 días hábiles para revisar la documentación. Este periodo de tiempo incluye el término para subsanar, ajustar o aportar la información faltante por parte del coordinador o director.

Registro: documento maestro y anexos, revisados y aprobados.
6 Registrar la información del programa académico en la plataforma SACES, de conformidad con el Decreto 1075 de 2015, así como en sus decretos y normas reglamentarias. Programa Oficina de Evaluación y Calidad Académica Una vez se tenga la documentación completa y con los ajustes respectivos, se registra la solicitud ante el MEN a través de la plataforma SACES.

Tiempo: 15 días hábiles después de haber recibido los documentos debidamente aprobados, incluyendo: plan de estudios, presupuesto aprobado (cuando aplique), Acuerdo de aprobación de los ajustes al programa por parte del CA.

Registro: registro de carga en plataforma SACES.
7 Devolución por completitud. Ministerio de Educación Nacional La devolución por completitud ocurre cuando el MEN revisa la información del programa radicada por parte de la Universidad y encuentra que se hace necesario complementarla o aclararla.

Tiempo: 10 días hábiles después de haber sido informado por el funcionario de la Oficina de Evaluación y Calidad sobre la devolución por completitud, el coordinador o director de programa debe aportar la información complementaria solicitada por el MEN.

Registro: registro de devolución en plataforma SACES.
8 Radicación en debida forma. Ministerio de Educación Nacional La radicación en debida forma se da cuando la información del programa académico, radicada por la Universidad, cumple con los requisitos para iniciar proceso de revisión por parte de la respectiva sala CONACES, la cual eventualmente puede requerir información adicional.

Tiempo: según tiempos del MEN.

Registro: registro de cambio en el estado del trámite en plataforma SACES.
9 Devolución por traslado de concepto. Ministerio de Educación Nacional Oficina de Evaluación y Calidad Académica Directores de Programa Al identificar en la plataforma SACES que la solicitud para renovación de registro calificado de un programa ha sido objeto de traslado, la Oficina de Evaluación y Calidad Académica notifica de inmediato al respectivo programa para que desde allí se proceda a construir la respuesta al requerimiento.

Tiempo: treinta (30) días calendario para dar respuesta a este tipo de requerimientos.

Registro: documento de respuesta al auto de traslado.
10 Aprobar o negar la expedición o renovación del registro calificado. Ministerio de Educación Nacional El MEN notifica a la institución sobre la aprobación o negación en la renovación del registro calificado para un programa académico.

En caso de negación, el Programa podrá instaurar el respectivo recurso de reposición.

Tiempo: en caso de negación del registro calificado, el Programa cuenta con diez (10) días calendario, posteriores a la notificación del MEN, para instaurar recurso de reposición.

Registros: resolución de registro calificado (en caso de aprobación) – recurso de reposición (en caso de negación).
11 Informar decisión del MEN Oficina de Evaluación y Calidad Académica Envía las resoluciones, notificaciones, y demás información proveniente del MEN, a las diferentes unidades académicas, de acuerdo con las solicitudes realizadas.

Tiempo: inmediatamente luego de recibir las notificaciones oficiales del MEN.

Registro: resolución de registro calificado.
12 FIN    

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro Resp. Almacena. Cod.Registro SIG Serie Archivo
Documento consolidado
SEGUN DEPENDENCIA PRODUCTORA
-ASUNTO

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
JEFE DE OFICINA - VICERRECTORÍA ACADÉMICA JEFE DE OFICINA - VICERRECTORÍA ACADÉMICA VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD - VICERRECTORÍA ACADÉMICA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ORIGEN DE LOS CAMBIOS
FECHA
5Se modifica el nombre del instructivo, con el fin de adaptarlo exclusivamente para el proceso de renovación de registro calificado.2019-12-11
4Actualización del instructivo en virtud de la promulgación del nuevo decreto 1330 de 2019 del Ministerio de Educación Nacional.

Modernización de la imagen del SIG.
2019-10-21
3Se modifica el flujograma en el paso 2, encuanto se solicitaba información relacionada con: matrícula, permanencia, grado y resultados de los exámenes de calidad para la educación superior, información que no es pertinente por cuanto ésta se recoge en el documento maestro.

En cuanto a la discripción no es necesario involucrar al equipo directivo en este proceso, ya que es una actividad de la vicerrectoría acádemica.

EL paso N° 3 no es procedente y se reorienta esta función a los decanos respectivos.

El paso N° 4 se elimina, éste está involucrado en el paso N°3

Lo demás sigue igual
2012-10-16
2Se requiere agregar un paso adicional, en el cual se relacione el diligenciamiento del documento maestro de aspectos institucionales - decreto 1295, con fines de renovación del registro calificado.2011-03-18
1Versión inicial2011-03-07



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