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Las situaciones administrativas son aquellos estados en los que se puede encontrar un servidor público en el ejercicio de su función.
Las situaciones administrativas se legalizan por medio de un acto administrativo y los requisitos para la realizaciòn de cada solicitud.
DEFINICIONES Y TÉRMINOS
Servicio activo: el servidor público se encuentra en servicio activo cuando ejerce las funciones del cargo para el cual ha tomado posesión.
Encargo: Hay encargo cuando se designa temporalmente a un empleado para asumir, total o parcialmente las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo.
Licencia: Situación que permite que el empleado público se separe de sus funciones sin romper el vínculo con la entidad.
Permiso: Este se presenta cuando un empleado se retira temporalmente y con justa causa del ejercicio del cargo, entre una (1) hora y hasta tres (3) días hábiles (Decreto 1083 de 2015, modificado por el artículo 1 del Decreto 648 de 2017)
Situación Administrativa: Posición en que se encuentran los empleados públicos frente a la administración en un tiempo específico y que afecta la relación laboral existente entre los mismos.
Licencia por Maternidad: Situación administrativa en virtud de la cual se brinda a la madre un receso remunerado para que se recupere del parto y le dedique al recién llegado el cuidado y la atención requerida, son (18) semanas remuneradas con el salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso.
Licencia de Paternidad: Situación administrativa que le permite al padre compartir con su recién nacido, el esposo o compañero permanente tendrá derecho a dos (02) semanas (14 días calendario) licencia remunerada de paternidad.
El servidor público vinculado regularmente a la Universidad, puede encontrarse en una de las siguientes situaciones administrativas, artículo 36 Acuerdo Nº 014 del 2010 y articulo 48 Acuerdo N° 21 del 2002.
Un servidor público administrativo o docente tendrá derecho a solicitar licencia ordinaria hasta por sesenta (60) días al año, continuos o discontinuos. Si ocurriere justa causa, a juicio de la autoridad competente, la licencia podrá prorrogarse hasta por 30 días más.
Para la concesión de la licencia ordinaria, se deberá realizar un oficio dirigido a Rectoría, previo visto bueno del Jefe Inmediato, exponiendo los motivos para hacer uso de la misma, especificando los días exactos que durara la licencia. Solicitud que debe realizarse con quince (15) días de anticipación.
El Rector estudia la solicitud de licencia y envía a la Oficina de Gestión Humana el documento con los soportes, donde se proyecta la resolución conceptuando sobre la licencia; previas instrucciones de la Rectoría. La autoridad competente decidirá sobre la fecha de su iniciación teniendo en cuenta las necesidades del servicio.
Firmada por la Rectoría la resolución que concede o no la licencia se remite a la Oficina de Gestión Humana, para que notifique la decisión al interesado, se procede al Registro del Sistema de Información de nómina SARA si se concede y al archivo del acto administrativo en la historia laboral de vida del servidor público administrativo o docente.
Durante las licencias el empleado conserva su calidad de servidor público y, por lo tanto, no podrá desempeñar otro cargo en entidades del Estado, ni celebrar contratos con el Estado, ni participar en actividades que impliquen intervención en política, ni ejercer la profesión de abogado, salvo las excepciones que contemple la ley.
El tiempo que duren las licencias no remuneradas no es computable como tiempo de servicio activo y durante el mismo no se pagará la remuneración fijada para el servidor público administrativo o docente. No obstante, durante el tiempo de la licencia no remunerada la entidad deberá seguir pagando los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde.
La ley 1280 de 2009 se creó la licencia remunerada por luto en Colombia, una licencia obligatoria que el empleador debe otorgar al trabajador en caso del fallecimiento de algún familiar cercano a este.
La licencia por luto es de 5 días hábiles, tal como lo señala el inciso primero del numeral 10 del artículo 57 del código sustantivo del trabajo adicionado por la ley 1280 de 2009. Al ser días hábiles se descuentan domingos y festivos, y aplica para todos los trabajadores, incluso aquellos con un contrato de prestación de servicios.
La licencia por luto no se otorga cuando fallece cualquier familiar sino aquellos que están dentro del grado de parentesco señalado por la ley.
La licencia por luto se concede en caso del fallecimiento de su cónyuge, compañero (a) permanente o de un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, hermanos, abuelos y nietos), primero de afinidad (suegros) y segundo civil (padre adoptante, hijo adoptivo, hermano adoptivo).
Por las circunstancias de los hechos que rodean el fallecimiento de una persona, para otorgar la licencia por luto no se exige ningún requisito o documento previo, de modo que es suficiente con la comunicación escrita o verbal del trabajador para que se le otorgue la licencia.
El servidor público o jefe inmediato deberán informar el mismo día del fallecimiento del familiar a la Oficina de Gestión Humana, para proceder con la elaboración del acto administrativo. Por la ausencia del empleado deberá presentarse ante la Oficina de Gestión Humana dentro de los treinta (30) días siguientes a la ocurrencia del hecho, copia del certificado de defunción expedido por la autoridad competente, además de los siguientes documentos:
- En caso de parentesco por consanguinidad, una copia del certificado de registro civil en donde constate la relación vinculante entre el empleado y el fallecido.
- En caso de relación cónyuge, copia del registro civil de matrimonio o partida eclesiástica
- En caso de compañera o compañero permanente: declaración que haga el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, donde se manifieste la convivencia que tenían el empleado con la persona fallecida, según la normatividad vigente.
- En caso de parentesco por afinidad: copia del certificado de matrimonio civil o religioso (cónyuges), o por declaración que haga el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento (compañeros(as) permanentes) y copia del Registro Civil en la que conste la relación del cónyuge, compañero o compañera permanente con la persona fallecida.
- En caso de parentesco civil: copia del Registro Civil donde conste el parentesco del empleado con la persona adoptada fallecida.
Si el servidor público administrativo o docente no adjunta los documentos señalados o no cumple los requisitos que la ley exige, la licencia remunerada por luto no procede, y como ya ha sido tomada por el servidor público administrativo o docente, el empleador queda facultado para descontar del salario los días de licencia otorgados sin derecho.
Si el servidor público administrativo o docente al empleador al tomarse una licencia por la muerte de una persona que no le daba ese derecho, podrá ser objeto de una sanción disciplinaria.
Como se trata de una licencia remunerada, un permiso, durante esos días el servidor público administrativo o docente sigue recibiendo la remuneración que normalmente recibe, y se pagará junto con el salario en los periodos de pago acordados.
En razón a la naturaleza de las vacaciones, la licencia por luto tiene la virtualidad de interrumpir o suspenderlas.
La solicitud de licencia por luto es incompatible con el permiso por calamidad doméstica.
Aplica sólo para servidores públicos administrativos se podrá conceder un permiso académico hasta por dos (2) horas diarias para adelantar programas académicos en instituciones educativas legalmente reconocidas, siempre y cuando los estudios guarden relación con las funciones del cargo y no haya cruce de horarios entre la jornada académica y el horario laboral.
Con el ánimo de no entorpecer las labores normales de la Universidad, se evitara concentrar en una misma dependencia este tipo de permisos
Para hacer uso de este permiso se debe enviar oficio solicitando el permiso el cual debe especificar el programa y la entidad donde va a realizar el estudio, se debe adjuntar la evidencia de la institución educativa donde indique el horario y cronograma de las actividades académicas.
Este oficio debe ir dirigido a la Oficina de Gestión Humana con el visto bueno del Jefe inmediato. La Oficina de Gestión Humana, realiza un acta de compromiso que debe ir firmada por el Jefe inmediato, el jefe de la Oficina de Gestión Humana y el beneficiario.
Un servidor público administrativo o docente se encuentra en comisión de servicio cuando ejerce las funciones propias de su cargo en otra institución, cumple misiones especiales asignadas por el Rector, participa en reuniones, programas de educación continuada no formal, conferencias, seminarios, congresos, realiza pasantías, entrenamientos o realizar visitas de observación que interesen a la Universidad y otras actividades que se relacionan con el área en que presta sus servicios.
- COMISIÓN DE SERVICIOS PARA DOCENTES:
La comisión de servicio hará parte de los deberes de todo docente, y en el acto administrativo que la confiera deberá fijarse su duración, prorrogable por razones del servicio, y su forma de remuneración. La comisión de servicio no constituirá modo de provisión de empleo y podrá dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte, de acuerdo con las normas de la universidad.
Cuando se solicite comisión para la participación en reuniones, conferencias, congresos o eventos similares; el docente deberá aportar acta de concertación con los estudiantes, en la que se establezca el plan de recuperación de actividades dejadas de orientar durante tiempo en el cual se concede la comisión. Formato para la concertación de compromisos con estudiantes.
- Requisitos para solicitar y conceder comisión de servicio:
Solicitud de la comisión de servicio.
Para el caso de los docentes de planta: deberán remitir solicitud de comisión de servicio al Decano, Vicerrector Académico o Rector dependiendo del tiempo de duración de la comisión, la cual deberá llevar el visto bueno del director del Departamento al cual está adscrito.
- Elaboración, firma y notificación del acto administrativo que concede la comisión de servicio:
- Cuando la comisión de servicio es hasta por cinco (5) días hábiles el acto administrativo debe ser elaborado y notificado por la facultad correspondiente, previo análisis de la pertinencia de la solicitud y se deberá remitir copia de este a la Oficina de Gestión de Humana para efectos del registro en el sistema de información SARA y el archivo en la historia laboral.
- Cuando la comisión de servicio sea de 6 a 30 días hábiles el acto administrativo debe ser elaborado y notificado por la vicerrectoría académica; y se deberá remitir copia a la Oficina de Gestión de Humana para efectos del registro en el sistema de información SARA y el archivo en la historia laboral.
- Cuando la comisión de servicio sea mayor a los 30 días el acto administrativo, deberá ser analizado y autorizado por el Rector, elaborado por la oficina de Gestión Humana para la posterior firma del Rector.
Para el caso de los Docentes ocasionales: Para solicitar comisión de servicios deberán cumplir con los mismos requisitos establecidos frente al docente de planta; En todo caso, la competencia para analizar, autorizar y tramitar la comisión de servicio será de la Vicerrectoría Académica y el acto administrativo que concede la misma será elaborado por dicha dependencia y se deberá remitir copia de este a la Oficina de Gestión de Humana para del registro en el sistema de información SARA y el archivo en la historia laboral.
- COMISIÓN DE SERVICIOS PARA ADMINISTRATIVOS
- Requisitos para solicitar y conceder comisión de servicio:
Toda solicitud de comisión de servicios del personal administrativo deberá elevarse ante la Vicerrectoría Administrativa con el visto bueno del jefe inmediato, con un término de antelación no menor a siete (7) días hábiles.
- Elaboración, firma y notificación del acto administrativo que concede la comisión de servicio:
En el acto administrativo que confiera la comisión debe ser elaborado y notificado por Vicerrectoría Administrativa, en cual deberá expresarse su duración que podrá ser hasta por treinta (30) días, prorrogables por razones del servicio y por una sola vez hasta por treinta (30) días más y se enviará copia de la resolución a la Oficina de Gestión de Humana para efectos del registro en el sistema de información SARA y el archivo en la historia laboral.
Dentro de los ocho (8) días siguientes al vencimiento de toda comisión de servicios deberá rendir informe sobre su cumplimiento.
- COMISIÓN DE ESTUDIO PARA ADMINISTRATIVOS:
Un servidor público administrativo se encuentra en comisión de estudios, cuando la Universidad lo autoriza para separarse total o parcialmente de sus funciones para adelantar estudios de postgrado en las condiciones y modalidades que estipulan los reglamentos.
El Rector, o el funcionario en quien él delegue, de conformidad con el plan de capacitación adoptado por la Universidad, podrá conceder comisión de estudio por el término de un (1) año para capacitación, adiestramiento perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo de que se es titular, prorrogable por un término igual, a los empleados que estén prestando servicios con antigüedad no inferior a tres (3) año sin solución de continuidad y que durante el mismo hayan obtenido calificación satisfactoria de servicios y no hubiesen sido sancionados disciplinariamente con suspensión en el cargo.
Todo empleado a quien se confiera comisión de estudios en el interior o en el exterior del país, que implique separación total o de medio tiempo en el ejercicio de sus funciones, por seis (6) o más meses calendario, suscribirá un convenio, en virtud del cual se obliga a prestar sus servicios a la Universidad en el cargo de que es titular, o en otro de igual o superior jerarquía, por un tiempo correspondiente al doble del que dure la comisión, término éste que en ningún caso podrá ser inferior a un (1) año.
Toda solicitud de comisión de estudios deberá iniciarse con un mínimo de tres (3) meses de antelación a la fecha prevista para iniciación de Estudio y completitud en los requisitos exigidos. Ante la falta de alguno de ellos, la solicitud será devuelta. Ningún funcionario administrativo puede iniciar una comisión de estudios hasta tanto la garantía constituida se encuentre aprobada por parte de la Secretaría General de la Universidad de Caldas.
Dedicación para las comisiones de estudio: las comisiones de estudio podrán ser de tiempo completo o medio tiempo según las necesidades del programa respectivo
Derechos del funcionario administrativo en comisión: Todo el tiempo de comisión de estudio se entenderá como de servicio activo para todos los efectos legales, percibirá la totalidad del sueldo y sus prestaciones sociales, los reajustes salariales y prestacionales sociales, afiliación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social.
La comisión de estudios para funcionarios administrativos será otorgada una sola vez.
COMISIÓN DE ESTUDIO PARA DOCENTES:
Un docente se encuentra en comisión de estudios cuando la Universidad lo autoriza para separarse total o parcialmente de sus funciones para adelantar estudios de posgrado, en las condiciones y modalidades que estipulan los reglamentos.
Podrá solicitar comisión de estudios por el término de un año para capacitación, adiestramiento o perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo del que es titular.
El Rector, o el servidor público en quien el delegue, de conformidad con el plan de capacitación adoptado por la Universidad, podrá conceder comisión de estudio por el término de un (1) año para capacitación, adiestramiento o perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo del que se es titular, prorrogable por un término igual. A los empleados de carrera y de libre nombramiento y remoción que estén prestando servicios con antigüedad no inferior a tres (3) años sin solución de continuidad y que durante el mismo hayan obtenido calificación satisfactoria de servicios y no hubiesen sido sancionados disciplinariamente con suspensión del cargo, podrán gozar de éste derecho.
En caso de docentes expertos, podrá concederse la comisión para adelantar sus estudios de pregrado en su área de desempeño docente.
La comisión es elaborada y tramitada por la Secretaria General de la Universidad.
Ver I-DC-39 INSTRUCTIVO PARA LA SOLICITUD, TRÁMITE Y CUMPLIMIENTO DE COMISIONES DE ESTUDIOS.
Aplica solo para docentes: Un profesor se encuentra en comisión administrativa cuando desempeña un cargo administrativo en la universidad, o fuera de ella en función o empleo público de elección popular, de período o de libre nombramiento y remoción, o para cumplir un contrato administrativo de prestación de servicios
La comisión administrativa se podrá conceder para desempeñar cargos en entidades privadas o mixtas, siempre para fines que directamente interesen a la universidad. Para disfrutar de una comisión administrativa el profesor debe estar escalafonado.
- Requisitos para solicitar y conceder comisión administrativa:
El docente debe enviar oficio al Rector solicitando la comisión administrativa indicando los motivos, con el visto bueno del Director del Departamento y del Decano, al Rector quien revisara si es viable o no conceder la comisión.
- Elaboración, firma y notificación del acto administrativo que concede la comisión administrativa:
Una vez realizada la revisión de la solicitud por parte de la Rectoría y determinada la viabilidad o no de conceder de la comisión se remitirá el documento a la Oficina de Gestión Humana para que se procede a la elaboración del acto administrativo, con la decisión que el Rector adopte.
Una vez elaborado el acto administrativo se devolverá a la Rectoría para la firma.
La Oficina de Gestión Humana será la encargada de notificar el acto administrativo a través del cual se concede o se niega la comisión administrativa, además del registro en el sistema de información SARA y el archivo en la historia laboral.
- COMISIÓN PARA DESEMPEÑAR UN CARGO DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN
Aplica solo para servidores públicos administrativos, el Rector, o quien él delegue podrá conceder comisión a un empleado que esté escalafonado en carrera administrativa para desempeñar cargos de libre nombramiento y remoción dentro o fuera de la Universidad.
Las comisiones por fuera de la Universidad serán hasta por un término de cuatro (4) años, por períodos continuos o discontinuos, pudiendo ser prorrogado por un término de (2) años.
Al concluir el término de la comisión o cuando el funcionario comisionado haya renunciado a la misma, deberá reintegrarse al empleo de carrera del cual es titular. Si no lo hiciera incurrirá en abandono de cargo.
Una vez realizada la revisión de la solicitud por parte de la Rectoría y determinada la viabilidad o no de conceder de la comisión se remitirá el documento a la Oficina de Gestión Humana para que se procede a la elaboración del acto administrativo, con la decisión que el Rector adopte.
Una vez elaborado el acto administrativo se devolverá a la Rectoría para la firma.
Aplica solo para servidores públicos administrativo, se podrá otorgar comisión docente a un funcionario para desempeñarse como docente en la Universidad siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos en el estatuto de personal docente.
- Elaboración, firma y notificación del acto administrativo que concede la comisión administrativa:
La Oficina de Gestión Humana previa aprobación del Rector, proyecta el respectivo acto administrativo para ser revisado y firmado por el Rector.
La Oficina de Gestión Humana será la encargada de notificar el acto administrativo a través del cual se concede o se niega la comisión docente, además del registro en el sistema de información SARA y el archivo en la historia laboral.
Cuando se designa temporalmente a un empleado, para asumir total o parcialmente las funciones de otro cargo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias y previo el lleno de los requisitos exigidos para aquel.
El encargo no interrumpe el tiempo de servicio para efectos de la antigüedad en el empleo del cual es titular, ni afecta los derechos de carrera del empleado. El encargo deberá recaer en un servidor público docente y/o administrativo que exista en la planta de personal de la entidad. Éste deberá demostrar las competencias y reunir las condiciones.
- Requisitos para solicitar y conceder el encargo
- Identificación del (de los) empleo(s) a proveer mediante encargo: denominación, nivel y grado, asignación básica, número de vacantes a proveer, descripción del perfil del rol y funciones a desarrollar, de conformidad con el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales vigente.
- El tipo de vacante, si es una vacante temporal o definitiva
- Considerando los principios de eficiencia y celeridad como rectores de la función pública, la Oficina de Gestión Humana desarrollará la verificación de los requisitos establecidos en el Manual de Funciones y competencias laborales, el Acuerdo 47 de 2017 y el Acuerdo 21 de 2002.
- Elaboración, firma y notificación del acto administrativo que concede el encargo:
Previo el estudio de los requisitos, el Rector en uso de sus facultades podrá adelantar las acciones tendientes a concretar la provisión transitoria por encargo.
La Oficina de Gestión Humana elaborará el acto administrativo de encargo, para ser enviado a la Rector para su revisión y firma.
La Oficina de Gestión Humana será la encargada de notificar el acto administrativo a través del cual se concede el encargo, además del registro en el sistema de información SARA y el archivo en la historia laboral.
ENCARGO ADMINISTRATIVO
Cuando se trate de vacancia temporal, el encargado de otro cargo sólo podrá desempeñarlo durante el término de ésta y en el caso de vacancia definitiva por el término consagrado en las normas de Carrera Administrativa, vencido el cual el empleo deberá ser provisto en forma definitiva
El encargo no interrumpe el tiempo para efectos de la antigüedad en el empleo de que se es titular, ni afecta la situación del funcionario de carrera , El empleado encargado tendrá derecho al salario señalado para el empleo que desempeña temporalmente, siempre que no deba ser percibido por su titular.
ENCARGO DOCENTE
En caso de vacancia definitiva el encargado podrá desempeñarse hasta por el termino de seis meses, vencido este término, el cargo deberá ser provisto en forma definitiva, de lo contrario se deberá realizar una resolución de prórroga.
El docente encargado podrá escoger entre su remuneración o el salario que correspondiere al cargo a desempeñar temporalmente.
Las vacaciones son una situación administrativa, constituyen un derecho del que gozan todos los empleados públicos y es una prestación social; Implica una separación transitoria de las funciones propias del empleo, y en consecuencia cuando el empleado disfruta de vacaciones, en el empleo del cual es titular se genera una vacancia temporal.
VACACIONES ADMINISTRATIVOS:
Los servidores públicos Administrativos tendrán derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones cada vez que cumplan un año de servicio. Tendrán derecho, asimismo, a disfrutar de cinco (5) días hábiles de descanso adicionales no acumulables que corresponde a tres (3) días en periodo de semana santa y dos (2) días a mitad de año durante el periodo de vacaciones académicas.
VACACIONES DOCENTES:
Los docentes tendrán derecho a treinta (30) días de vacaciones al año, quince (15) días hábiles y quince (15) días calendario en el periodo de vacaciones de los estudiantes, es decir, que coincidan con el calendario académico.
En caso de que al servidor público administrativo y/o docente no le sea posible disfrutar de sus vacaciones, estas se podrán convertir en vacaciones individuales, las cuales deberán esperar un año para para disfrutar de ellas (son acumulables y prescribe en cuatro años).
Las solicitudes de vacaciones que no lleguen con mínimo treinta (30) días calendario de anticipación son devueltas sin tramitar para que éstas sean acordadas en un mes posterior. Todo trámite de vacaciones en fechas diferentes a vacaciones colectivas tiene como requisito previo haber cumplido un año de servicio.
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