Sistema Integrado de Gestión

	INSTRUCTIVO PARA LA CONTRATACION DE DOCENTES TUTORES CATEDRATICOS
Código: I-GH-671	Versión: 6	Emisión: 2024-05-10

PROCESO

GESTIóN HUMANA

OBJETIVO

Establecer los lineamientos y condiciones para la vinculación de docentes tutores para Programas en metodología a distancia y tecnologías, de acuerdo con la normativa de la Universidad y las necesidades identificadas.

POLÍTICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN

Los docentes tutores adelantaran la atención y desarrollo de las actividades académicas de los programas a distancia con base al número de horas presenciales correspondientes a cada actividad académica. Para desempeñar dicha labor, los tutores susceptibles a ser contratados deberán estar inscritos en la base de datos de tutores del respectivo departamento (Acuerdo 020-1 de 2010 y Acuerdo 026 de 2012 del Consejo Superior).

Para la contratación de docentes tutores en conformidad con el Artículo mencionado, se debe cumplir con:
1. Poseer título concomitante con la formación que se va a ofrecer y el área de conocimiento respectivo
2. Diploma de docencia universitaria con énfasis en educación a distancia

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA

• DOCENTES NUEVOS:

1. Hoja de vida completa: Además de los soportes de ley se exige:
 Anexar certificados de estudios realizados en instituciones reconocidas. En caso de tratarse de docentes extranjeros se deberá anexar la convalidación del título expedida por el Ministerio de Educación Nacional.
2. Registro único tributario (RUT).
3. Foto tamaño cedula.
4. Fotocopia de la libreta militar y cedula de ciudadanía.
5. Fotocopia de la tarjeta profesional.
6. Registro civil de nacimiento.
7. Diligenciar formato único de hoja de vida y formato de declaración juramentada.
8. Certificado No. de Cuenta Bancaria

• DOCENTES ANTIGUOS:

1. Actualización de la hoja de vida (anexar documentos nuevos, si los tiene).

• DOCUMENTOS QUE SON RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO. (DOCENTES NUEVOS Y ANTIGUOS):

1. Antecedentes de responsabilidad fiscal
2. Antecedentes disciplinarios
3. Formato de labor académica
4. Consolidado de labor académica firmado por el decano y el coordinador del programa

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.	Actividad	Responsable	Descripción
1	Inicio
2	Crear base de datos	Directores de programas y directores de departamento ofertante.	El director del programa organizará con los respectivos departamentos la creación y actualización de la base de datos de los tutores catedráticos susceptibles de ser contratados y que cumplan con los requisitos expuestos en el acuerdo 026 de 2012. Tiempo: De acuerdo a la programación de los módulos
3	Seleccionar docentes	Directores de Programas Especiales	La Secretaria del Programa Especial organiza la base de datos de docentes tutores, con la información reportada por el director de programa y los departamentos. El director del programa selecciona al docente de acuerdo a la necesidad del programa y solicita al director del departamento que oferte a este docente en la labor académica respectiva en el SIA. Tiempo: De acuerdo a la programación de los módulos
4	Solicitar y recepcionar los documentos para la contratación	Secretaria del programa	Una vez cargada la labor docente, la Secretaria de cada programa, solicita al docente tutor catedrático a contratar, los documentos requeridos para su vinculación dependiendo si es nuevo o antiguo. Envía la documentación requerida, el consolidado debidamente firmado por el Decano y por el Coordinador del programa, incluyendo la labor académica evidenciada en el SIA, y adjunta los certificados de antecedentes fiscales y disciplinarios y formato de entidades externas diligenciado, para la solicitud formal de vinculación a la Oficina de Gestión humana. Si requiere solicitar la contratación de un docente para realizar un recuperatorio, se debe anexar además la lista de estudiantes y copia de las respectivas consignaciones, y en el consolidado de labor académica debe estar especificado que esta contratación es para un recuperatorio. En la verificación de antecedentes se solicita la autorización para consultar inhabilidades por delitos sexuales contra niños, niñas y adolescentes en el formato respectivo, dando cumplimiento a la ley 1918 de 2018. Tiempo: De acuerdo a la programación de los módulos Ver Registro(Formato para solicitar autorización para consultar inhabilidades por delitos sexuales contra niños, niños y adolescentes)
5	Recepcionar la solicitud de contratación	Secretaria de Oficina de Gestión Humana	La Secretaria de la Oficina de Gestión Humana recibe y verifica que la documentación este completa, de lo contrario le informa a la secretaria del programa para que proceda a completar la documentación ya que si esta no esta completa no se le hará apertura de historia laboral. En la revisión se debe constatar: • Que cumpla con los requisitos para ser contratado como docente tutor catedrático. • Que no este en contravía con el parágrafo 2 del Articulo 7 del Acuerdo 026 de 2012. Consejo Superior. Tiempo: Quince (15) días calendario previos a la iniciación de labor académica de los docentes
6	Ingresar hojas de vida al sistema SARA	Auxiliar administrativo de la Oficina de Gestión Humana del área de Hojas de Vida	Cuando el docente tutor catedrático a contratar es nuevo se le pasa la Historia Laboral al Área de Hojas de Vida de la Oficina de Gestión Humana para que procedan a ingresar los datos al sistema SARA. Tiempo: Durante los Quince (15) días calendario previos a la iniciación de labor académica de los docentes
7	Generar base de datos	Secretaria de la Oficina de Gestión Humana	La secretaria de la Oficina de Gestión Humana genera una base de datos con la información pertinente de cada uno de los docentes a contratar, en la cual se especifican los módulos que va a dictar, la intensidad horaria, el departamento al que pertenecen, entre otras. Tiempo: Durante los Quince (15) días calendario previos a la iniciación de labor académica de los docentes
8	Alimentar el sistema SARA	Secretaria de la Oficina de Gestión Humana	La secretaria de la Oficina de Gestión Humana, de acuerdo con la información registrada en la base de datos, alimenta el sistema SARA el cual arroja como resultado la resolución de vinculación, de cada uno de los docentes tutores catedráticos a contratar. Tiempo: Durante los Quince (15) días calendario previos a la iniciación de labor académica de los docentes
9	Revisar y firmar las resoluciones de vinculación	Jefe de la Oficina de Gestión Humana y Decano de la respectiva Facultad	El Jefe de la Oficina de Gestión Humana y Decano de la Facultad que solicita la vinculación del tutor catedrático, firman la resolución de contratación del docente. Tiempo: Durante los Quince (15) días calendario previos a la iniciación de labor académica de los docentes
10	Informa y notificar a los docentes	Secretaria de la Oficina de Gestión Humana, secretaria de cada programa y Auxiliar de Nomina de la Oficina de Gestión Humana	La secretaria de la Oficina de Gestión Humana informa a las secretarias de cada programa que las resoluciones de vinculación están listas. Las secretarias de cada programa informan a los docentes para que se acerquen a la Oficina de Gestión Humana para ser notificados de su vinculación. El auxiliar de Nomina de la Oficina de Gestión Humana notifica de su vinculación a los docentes que se acercan a la Oficina de Gestión Humana, haciendo entrega de un original de la resolución de vinculación informándole que deben entregar copia de ésta al programa. Una vez notificado de su vinculación, si es nuevo se procede a efectuar la afiliación a seguridad social (salud, pensión y ARP). Y si es antiguo en el formato de notificación tiene la opción de confirmar o modificar las entidades externas. Si los docentes no se encuentran en la ciudad de Manizales, el auxiliar de Nómina de la Oficina de Gestión Humana envía por correo electrónico la resolución de vinculación escaneada para su notificación y procede conforme, si el docente es nuevo o antiguo. Tiempo: Durante los Quince (15) días calendario previos a la iniciación de labor académica de los docentes Ver Registro(Formato autorización notificación resolución de vinculación por medios electrónicos e información sobre entidades externas)
11	Legalizar vinculación de docentes tutores catedráticos	Auxiliar administrativo de la Oficina de Gestión Humana del área de Hojas de Vida	Una vez notificados y afiliados a seguridad social los docentes tutores, el Auxiliar administrativo de la Oficina de Gestión Humana del área de Hojas de Vida procede a legalizar la vinculación en el sistema SARA. Tiempo: Durante los Quince (15) días calendario previos a la iniciación de labor académica de los docentes.
12	Archivar documentación	Secretaria de la Oficina de Gestión Humana	Legalizada la resolución de vinculación, la Secretaria de la Oficina de Gestión Humana dispone de éstas con la información relacionada, se radica y pasa al área de Hojas de Vida para su respectivo trámite y custodia. Tiempo: Durante los Quince (15) días calendario previos a la iniciación de labor académica de los docentes
13	Fin.

REGISTROS DEL DOCUMENTO
Nombre del Registro	Resp. Almacena.	Cod.Registro SIG	Serie Archivo
Formato Consolidado de Labor Académica para vinculación de docentes Tutor - Catedrático	OFICINA DE GESTIÓN HUMANA	R-2244-I-GH-671	ASUNTO
Formato autorización notificación resolución de vinculación por medios electrónicos e información sobre entidades externas	OFICINA DE GESTIÓN HUMANA	R-3226-I-GH-672	-
Formato para solicitar autorización para consultar inhabilidades por delitos sexuales contra niños, niños y adolescentes	OFICINA DE GESTIÓN HUMANA	R-3192-P-GH-36	-
Resolución de contratación de docentes tutores catedráticos	OFICINA DE GESTIÓN HUMANA	-	ASUNTO
SARA	OFICINA DE GESTIÓN HUMANA	-	ASUNTO
SARAWEB	OFICINA DE GESTIÓN HUMANA	-	ASUNTO

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
PROFESIONAL ESPECIALIZADO - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS	JEFE DE OFICINA - OFICINA GESTIÓN HUMANA

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN	ORIGEN DE LOS CAMBIOS	FECHA
6	Se solicita cambiar en el paso 10 el formato para notificar la vinculación de los docentes ocasionales y catedráticos, e ingresar en este paso formato actualizado a versión 3. “Formato Autorización Notificación Resolución de Vinculación por Medios Electrónicos e Información Sobre Entidades Externas	2024-05-10
5	Se actualiza el Formato autorización notificación resolución de vinculación por medios electrónicos e información sobre entidades externas, en el paso 10 del flujograma.	2023-06-14
4	Se elimina el formato para informar afiliación a entidades externas y afiliación a la seguridad social y cesantías y se ingresa el formato autorización notificación resolución de vinculación por medios electrónicos e información sobre entidades externas.	2023-01-25
3	Modificar el paso 4 del flujograma	2022-10-14
2	Modernización de la imagen del SIG.	2019-10-17
1	Versión inicial	2013-11-19

Documento Controlado
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INSTRUCTIVO PARA LA CONTRATACION DE DOCENTES TUTORES CATEDRATICOS